SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES COM-PT-01 Versión: 4 Fecha de creación: 07/03/2017 Fecha de actualización: 14/04/2026

 

 

1. Alcance

 

Empresa	BOG	BUN	CLO	CTG	MED
MSC	X	X	X	X	X
Medlog	X

2. Objetivo:

Seleccionar los proveedores idóneos para la prestación del servicio en la empresa

 

3. Definiciones:

3.1. Proveedor: Persona natural o Jurídica que presta un servicio y/o vende un producto necesario para el normal desarrollo de las actividades, ya sea de manera permanente o esporádica. Para la presente circular se pude considerar como crítico o no.

3.2. Contratista: Persona natural o jurídica que por contrato, asume la responsabilidad de ejecutar una labor, de acuerdo a su competencia.

3.3. Proveedor Crítico: Es aquel que en la prestación de servicios o venta de productos produce un impacto significativo en;  la seguridad del personal y las instalaciones, la documentación, los sistemas de información, la cadena logística del servicio y el medio ambiente. La prestación de los servicios y/compras realizadas a proveedores considerados críticos puede presentarse de forma permanentes o esporádica.

3.4. Administrador del proveedor / Contratista: Colaborador a cargo del proveedor y/o contratista en la empresa en el desarrollo de la realización de la prestación del servicio o entrega de productos.

 

4. Normas:

 

4.1. Tipo de proveedor:

• Operativos: Corresponden a los administrados por los procesos operativos transporte, seguros.
• Administrativos: Los pertenecientes a la gestión humana, Gestión de infraestructura tecnológica, papelería, servicios generales, etc.
• De seguridad: Corresponden a los administrados por la gerencia financiera, relacionados con la operación de seguridad en la empresa.

 

Selección de Proveedores

4.2. Para seleccionar un proveedor y/o contratista se debe tener como mínimo 3 postulados, donde se deberá escoger el más idóneo para la prestación del servicio y /o producto bajo los criterios de :

• Calidad del producto y/o servicio
• Precio
• Tiempo de entrega
• Resultados de la visita al proveedor ( proveedores críticos)
• Resultados del estudio de seguridad ( proveedores críticos)

 

4.3. Es responsabilidad de la gerencia financiera y /o gerencia general aprobar el proveedor y/o contratista seleccionado.

 

Registro de Proveedores

4.4. Todo proveedor y/o contratista debe enviar los documentos descritos en el numeral 4.5 y se debe efectuar el programa GI-PG-06 Asociados de negocio- proveedores, por parte del administrador del proveedor.

4.5. El proveedor y/o contratista deberá enviar los documentos relacionados a continuación:

• Certificaciones en sistemas de gestión
• Cámara de comercio ( no mayor a 90 días)
• Fotocopia de la cedula del representante legal
• RUT actualizado
• Dos 2 Referencias comerciales
• Una (1) Certificación bancaria
• Certificación de seguridad (ISO 28000, BASC. OEA (operador económico autorizado), pertenecer a programa de verificación de proveedores)
• Realizar visita al proveedor de acuerdo al formato COM-FT-04 Visita a proveedor y/o Cliente
• Otros documentos acordes al formato COM-FT-03 matriz de proveedores críticos
• Autorización de tratamiento de datos

4.6. Para los proveedores de transporte terrestre se debe solicitar además de los documentos del ítem 4.5 los siguientes:

• Resolución del ministerio de transporte y póliza transportadores terrestres
• Acuerdo de servicio
• Certificado de plan estratégico de seguridad vial

 

4.7. Los proveedores y/o contratistas estarán clasificados según su criticidad, el tipo de servicio y producto a ofrecer en la empresa y por ello deberá cumplir con los requisitos según formato COM-FT-03 Matriz de proveedores críticos.

4.8. Es responsabilidad del administrador del proveedor realizar la visita al proveedor critico según formato COM-FT-04 visita al proveedor y/o Cliente

4.9. No se efectuará pagos al proveedor y/o contratista que no se encuentre vinculado.

 

Evaluación de Proveedores

4.10. El administrador del proveedor será el responsable de gestionar la actualización de la documentación de manera anual

4.11. Cumplido el año de registro como proveedor se debe evaluar al proveedor y/o contratista según formato COM-FT-02 Evaluación de proveedores y/o contratista, el cual se deberá retroalimentar de los resultados del mismo

4.12. Los proveedores y/o contratistas que pretendan adelantar cualquier tipo de relación comercial con Mediterranean Shipping Company Colombia y/o Medlog Colombia S.A.S, no deben tener vínculos personales (parentesco familiar, matrimonio, entre otros posibles) con los colaboradores.

4.13. La aprobación de las propuestas para los proveedores administrativos será por parte de la gerencia financiera; la aprobación de las propuestas para los proveedores operativos está a cargo de la gerencia general.

4.14. El proveedor será evaluado bajo los siguientes criterios:

Criterios de evaluación	Compra de un producto	-Puntualidad en la entrega -Entrega de cantidades acordadas -La calidad del producto es el esperado	Deficiente	Aceptable	Bueno	Excelente
			Devolución del producto por no cumplir con las cantidades ni calidad acordada	Se presentan algunas deficiencias en el producto sin afectación directa	Cumple adecuadamente con lo pactado pero se presentan oportunidades de mejora	Cumplimiento total de los productos  acordados y su calidad es la esperada
	Adquisición de un servicio	-Oportunidad en la prestación del servicio - Calidad en el servicio -Cumplimiento con los requerimientos solicitados	Incumplimiento total del servicio pactado	Se presentan algunas deficiencias en el servicio pactado sin  afectación directa al cliente	Cumple adecuadamente con el servicio pactado pero se presentan oportunidades de mejora	Cumple totalmente con  los requerimientos solicitados
	Ejecución del servicio	-Cumple con lo establecido - Da cumplimiento a los procedimientos establecidos -Atiende oportunamente las eventualidades acordes al plan de contingencias	Incumplimientos frecuentes a los procedimientos establecidos	Incumplimientos eventuales a los procedimientos establecidos	Cumple adecuadamente con los procedimientos establecidos, pero se presentan oportunidades de mejora	Cumple totalmente con los procedimientos establecidos
	Posventa	-La facturación es oportuna -Atiende oportunamente las peticiones, quejas, reclamos y/o sugerencias -Las tarifas pactadas son respetadas	No atención a quejas y reclamos	Demoras en la solución a quejas  y reclamos	Cumple debidamente con la atención a quejas y reclamos pero se presentan oportunidades de mejora	No se han presentado o existe atención oportuna de quejas y reclamos

 

% Cumplimiento
A	EXCELENTE	95-100	Se mantiene como proveedor y se envía comunicación de felicitación por el servicio y/o producto
B	BUENO	80-94	Se informa al proveedor y se establece las oportunidades de mejorar a realizar al servicio y/o producto
C	ACEPTABLE	60-79	Se informa al proveedor sobre sus deficiencias o cambios que se requieren para el próximo periodo
D	DEFICIENTE	0-59	Se evalúa el cambio del proveedor

 

4.15. Incumplimientos

Cada vez que se presente algún tipo de incumplimiento con el proveedor o contratista en algunos de los criterios de evaluación, estos deben comunicársele por escrito al proveedor o contratista, solicitándole tomar las medidas necesarias y registrarlas en el formato COM-FT-02 Evaluación de proveedores y contratistas, con esta información se realizara la respectiva evaluación. Si se presentan más de 3 no conformidades mayores en el año con el proveedor o contratista se debe analizar el cambio del mismo.

 

4.16. Contratación de proveedores relacionados con la Seguridad

En los casos de Contratación de Servicios y/o compra de productos que puedan afectar la Seguridad de la Información y los medíos de procesamiento, deberán considerarse los siguientes aspectos:

1. Definir Roles y Responsabilidades de seguridad del proveedor o contratista, en concordancia con la política de seguridad de información de la organización.
2. La verificación de antecedentes de los candidatos a proveedor y/o contratista será proporcional a la clasificación de la información a la cual se va a tener acceso y a los riesgos percibidos.
3. Brindar al proveedor o contratista, el apropiado conocimiento, capacitación y actualizaciones regulares de las políticas y procedimientos organizacionales, conforme sean relevantes para su función y cumplimiento del Contrato.
4. El proveedor y/o Contratista debe devolver todos los activos de la organización que estén en su posesión a la terminación de su contrato o acuerdo.
5. Los derechos de acceso del proveedor y/o contratista a la información y a los medios de procesamiento de la información deben ser eliminados a la terminación de su contrato o acuerdo, o se deben ajustar al cambio.
6. Requerir que el proveedor y/o contratista tomen nota y reporten cualquier debilidad observada o sospechada en la seguridad de los sistemas de información o medios de procesamiento.

 

4.17. Evaluación de proveedores de Transporte Terrestre.

 

Metodología:

 

INDICADOR

• Desempeño Bajo
• Desempeño Aceptable
• Desempeño Bueno

 

“El proveedor tendrá una calificación máxima de tres por cada indicador y una calificación mínima de 1; del total de sus operaciones se promediará el indicador con la calificación máxima que pudo haber obtenido y este número nos indicara su efectividad en el indicador”

Ejemplo: En 2 operaciones el TT tuvo una calificación de 2 para un total de 4 puntos; donde la máxima eran 6 puntos; por lo tanto, el transportador tuvo una efectividad de un 66%.

 

4/6 =0.66 x100 = 66%

 

Tiempos de cargue en Consolidado:

CUMPLE; Si cumple con los tiempos para cargar =< 2 a 3 días;

NO CUMPLE; No cumple con los tiempos para cargar = > 4 días

 

Tiempos de cargue en Expreso:

CUMPLE; Si cumple con los tiempos para cargar =< 24 horas;

NO CUMPLE; No cumple con los tiempos para cargar > 24 horas

 

 

INDICADOR DE TRANSITO

 

RUTA	CUMPLE	NO CUMPLE
BUENAVENTURA-BOGOTÁ	Si cumple con los tiempos de transporte =< 2 días hábiles, se cuentan los sábados	No cumple con los tiempos de transporte > 2 días hábiles, se cuentan los sábados
BUENAVENTURA-CALI	Si cumple con los tiempos de transporte =< 1 día hábil, se cuentan los sábados	No cumple con los tiempos de transporte > 1 día hábil, se cuentan los sábados
CARTAGENA-BOGOTÁ	Si cumple con los tiempos de transporte =< 3 días hábiles, se cuentan los sábados	No cumple con los tiempos de transporte > 3 días hábiles, se cuentan los sábados
BUENAVENTURA//CARTAGENA- MEDELLÍN	Si cumple con los tiempos de transporte =< 1 día hábil, se cuentan los sábados	No cumple con los tiempos de transporte > 1 día hábil, se cuentan los sábados

 

 

INDICADOR DE DEVOLUCIÓN

 

 

SITIO	CUMPLE	NO CUMPLE
CARTAGENA	Si cumple con los tiempos para devolver a puerto =< 5 días hábiles, se cuentan los sábados	No cumple con los tiempos para cargar > 5 días hábiles, se cuentan los sábados
BUENAVENTURA	Si cumple con los tiempos para cargar =< 4 días hábiles, se cuentan los sábados	No cumple con los tiempos para cargar > 4 días hábiles, se cuentan los sábados
AL INTERIOR	Si cumple con los tiempos para entregar el vacío =< 24 horas a la fecha del descargue	No cumple con los tiempos para cargar > 24 horas a la fecha del descargue

 

INDICADOR GENERAL DE OPERACIONES Y REPORTES

 

Cumplimiento puntual con la entrega de los estatus en los siguientes horarios:

Horario de estatus:

Hora 7:30 am – 11 am y 3 pm

Además, el reporte debe estar debidamente actualizado, de forma verídica y en caso de alguna novedad, informarla en tiempo real

 

 

5. Responsabilidades:

 

• Gerente Financiero
  • Aprobar según requerimientos las solicitudes de compra de productos o servicios de proveedores administrativos

 

• Gerente General
  • Aprobar según requerimientos las solicitudes de compra de productos o servicios de proveedores operativos

 

• Líder de Proceso
  • Tramitar solicitud ante las diferentes gerencias, las solicitudes de compras.

 

• Colaboradores
  • Presentar solicitudes de compras de productos y servicios cuando lo requiera

 

• Administrador del proveedor
  • Gestionar las solicitudes de compra ante los proveedores
  • Realizar cotizaciones para elegir al mejor proveedor
  • Verificar los documentos entregados por los proveedores
  • Realizar la evaluación al proveedor anualmente
  • Actualizar documentos del proveedor

 

 

6. Desarrollo

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

SELECCIÓN Y APROBACION DE PROVEEDORES CRITICOS Y/O CONTRATISTAS
RESPONSABLE	No.	ACTIVIDAD
Colaborador que requiere un producto o servicio	1	Presenta solicitud justificando la necesidad de la compra o servicio. [2]
Líder de Proceso	2	Tramita solicitud al gerente correspondiente según tipo de proveedor que se requiera [3]
Gerencia correspondiente	3	Aprueba Informa vía mail la aprobación de la compra o servicio [4]	No Aprueba Informa al jefe inmediato los motivos de la no aprobación de la compra [Fin]
Administrador del proveedor	4	Busca proveedores del Producto o servicio que se requiere teniendo en cuenta el programa de gestión GI-PG-06 Asociados de negocios [5]
	5	Solicita cotizaciones y realiza análisis de las propuestas [6]
	6	Presenta tres (3) Propuestas de las mejores cotizaciones solicitadas [7]
Gerencia correspondiente	7	Aprueba Notifica la aprobación de la mejor propuesta comercial del producto y/o servicio [8]	No aprueba Solicita nuevas propuestas [4]
Administrador del proveedor	8	Realiza orden de compra según formato COM-FT-05 Orden de Compra [9]
Área Financiera	9	Realiza el procedimiento GF-PT-03 Radicación, aprobación y pago a proveedores [Fin]
VINCULACIÓN DE PROVEEDORES
RESPONSABLE	No.	ACTIVIDAD
Administrador del proveedor	1	Elegida la cotización que más se ajuste a la compra requerida o a la prestación del servicio, solicita al proveedor, los documentos relacionados en el ítem 4.5 del presente documento. [2]
	2	Recibe y verifica los documentos. NOTA: Con el fin de verificar aspectos de seguridad del proveedor, se debe realizar visita al proveedor en sus instalaciones. El resultado debe ser registrado en el Formato COM-FT-04 Visita a proveedor y/o Cliente. [Fin]
EVALUACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES
RESPONSABLE	No.	ACTIVIDAD
Administrador del proveedor	1	Realiza la evaluación del proveedor, de acuerdo a los criterios establecidos en el formato GC-FT-02 Evaluación del proveedor y/o Contratista [2]
	2	De acuerdo al resultado de la evaluación y de ser necesario, implementa de común acuerdo con el proveedor o contratista, plan de acción de mejoramiento [3]
	3	Cada año solicita a los proveedores y contratistas la actualización de la información mediante el link de Registro de Proveedores y contratistas y de los documentos relacionados. NOTA1: Los documentos que tengan vencimiento específico tales como permisos de funcionamiento, pólizas de seguros y/o certificaciones deben ser actualizados antes de su vencimiento. NOTA2: Cada vez que se presenten cambios en las tarifas inicialmente pactadas, se debe solicitar al proveedor o contratista notificación escrita de las nuevas tarifas, las cuales deben ser revisadas, aprobadas por el administrador del proveedor NOTA3: El certificado de cámara y comercio y la copia del RUT, se deben actualizar anualmente [Fin]

7. Registros
   • Formato COM-FT-02 Evaluación del proveedor y/o Contratista
   • Formato COM-FT-03 Matriz de proveedores Críticos.
   • Formato COM-FT-04 Visita a proveedor y/o Cliente
   • Formato COM-FT-05 Orden de Compra

 

Elaboró	Revisó	Aprobó
Sergio Agudelo Barrios Jefe de Procesos	Fabian Ospino Multimodal Manager	Daniel Cundy Gerente General