CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS GI-PT-02 Versión: 5 Fecha de creación: 05/12/2016 Fecha de actualización:  15/04/2026

 

1.  Alcance

    

Empresa	BOG	BUN	CLO	CTG	MED
MSC	x	x	x	x	x
Medlog	x

 

2.   Objetivo:

Establecer la estructura para la elaboración y control de los documentos y registros asociados al sistema de gestión integral.

 

3.   Definiciones:

3.1.   Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o una combinación de éstos. Con frecuencia, un conjunto de documentos, se denominan "documentación".

3.2.  Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados dentro del sistema de gestión.

3.3.  Documento Interno: Documentos generados por las autoridades de los procesos, con el fin de estandarizar la operación. Ver numeral 3.6 del presente documento.

3.4.  Documento Externo: Son todos aquellos documentos emitidos por entes externos y que son utilizados como directrices en los diferentes procesos, tales como: leyes, decretos, resoluciones, acuerdos, circulares externas, procesos de las otras empresas que afecten la operación, manuales, entre otros.

3.5.  Documentos confidenciales: Son aquellos documentos que contienen información de la cual disponen pocas personas, la cual no es accesible para el público en general.

3.6.  Mapa de procesos: Documento donde se identifican los procesos necesarios para el sistema de gestión. Responde al objetivo y estrategia de la organización.

3.7.  Caracterización de procesos: Determina las entradas, transformaciones y salidas de un proceso y su interacción en el sistema de gestión.

3.8.  Procedimiento:  Especifica  el  qué,  el  quién,  el  cómo,  el  cuándo  y  el  dónde, necesarios para el desarrollo de un proceso.

3.9.  Instructivo: Especifica los pasos que se deben realizar para el logro de una actividad.

3.10. Formato: Documento en blanco o planilla diseñada con las características y especificaciones para el registro de información. De acuerdo con la información consignada en el formato, esta último puede clasificarse como registro.

3.11.  Solicitud: Se entiende como la necesidad de generación, actualización o eliminación de un documento.

3.12. Revisar: Acción donde la autoridad del proceso, revisa el documento con el propósito de verificar que lo expuesto en el mismo es consistente con la práctica actual.

3.13. Aprobar:  Se  realiza  con  el  propósito  de  ratificar  el  acuerdo  revisado  y  de garantizar los recursos necesarios para el desarrollo de lo expuesto en el documento.

3.14. Publicar: Consiste en la ubicación del documento en un ambiente de acceso para su consulta y aplicación.

3.15. Divulgar: Consiste en la socialización del documento por parte de la autoridad del proceso, a todos los cargos asociados en el mismo.

3.16. Medio de publicación: Corresponde al sitio donde se dispondrá toda la documentación derivada del sistema de gestión de la seguridad.

3.17. Medio de administración: Corresponde al sitio donde se dispondrá la documentación en su medio original en el cual fue generado.

3.18. Documento Obsoleto: Documento cuya versión está desactualizada.

3.19. Copia Controlada: Son todos los documentos generados que forman parte del sistema de gestión que están sujetos a cambios, razón por la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se utilicen versiones no vigentes.

 

4.   Normas:

4.1.   Todo documento generado debe estar estructurado siguiendo los lineamientos establecidos en el presente procedimiento.

4.2.  El tipo de letra o fuente a utilizar en el desarrollo del contenido de los documentos, debe ser Calibri tamaño 12.

4.3.  Los documentos y registros, deben ser controlados por el área de procesos mediante el formato GI-FT-01 Control de documentos y registros.

4.4.  La estructura de cada documento debe ajustarse al tipo de documento así:

CONTENIDO	CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
	Mapa de procesos	Caracterización de   procesos	Procedimiento	Instructivo	Formato	Manual	Matriz
Encabezado	X	X	X	X	X	X	X
Alcance	X	O	X	O	N/A	N/A	N/A
Objetivo	N/A	X	X	O	N/A	X	N/A
Definiciones	N/A	N/A	X	O	N/A	X	N/A
Normas	N/A	N/A	X	O	N/A	N/A	N/A
Responsabilidades	N/A	X	X	O	N/A	N/A	N/A
Desarrollo	N/A	X   Secuencia	X	X Paso a paso	N/A	N/A	N/A
Registros	N/A	X	X	O	N/A	N/A	N/A
Elabora, Revisó, Aprobó	O	O	X	X	X	N/A	N/A

 

X: Requerido               O: Opcional                N/A: No aplica

 

4.5.  La identificación de los documentos estará compuesto así:

XX YY ZZ

 

XX: Corresponde al nombre del nivel del proceso que genera el documento, de acuerdo con el mapa de procesos definido por el sistema de gestión. Ver nota 01.

YY: Corresponde al tipo de documento generado. Ver nota 02.

ZZ: Corresponde al número consecutivo asignado al documento generado, de acuerdo al nivel de proceso y tipo de documento.

 

Tipos de documentos que se pueden generar:

 

ABREVIATURA	CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
DOC	Documentos que hacen parte de los aspectos organizacionales
CR	Caracterización de procesos
PG	Programa
PT	Procedimiento
IT	Instructivo
FT	Formato
MA	Manual
MAT	Matriz

 

4.6.  Los registros se deben diligenciar con tinta indeleble y con letra legible, sin tachones, y uso de corrector.

4.7.  Los registros de origen interno o externo donde la información no sea clara deben ser devueltos al área o empresa que los emitió con el fin de que sean reemplazados para evitar posibles ambigüedades.

4.8.  Los cambios realizados a un documento deben quedar evidenciados en el formato GI-FT-01 Control de documentos y registros, sección control de cambios con el objetivo de que dichos cambios sean fácilmente identificables.

4.9.  Se considera documentos actualizados y controlados todos lo que hagan parte de la intranet corporativa.

4.10. Solo se deben publicar aquellos documentos que han sido aprobados por la autoridad del proceso correspondiente.

4.11.  No se deben entregar copias de los documentos en medios magnéticos o impresos a personas externas/internas sin previa autorización de la gerencia.

4.12. El control de los documentos obsoletos se realizará sobre la versión inmediatamente anterior a la actual.

4.13. En los casos de reserva de la información, los documentos se deben clasificar como “CONFIDENCIALES” y serán manejados únicamente por la autoridad del proceso correspondiente.

4.14. Se deben mantener los documentos generados por los diferentes procesos de acuerdo a la siguiente categorización

Retención Documental
Tipo de Documento	Documentos	Consulta y gestión	Custodia	Normatividad
Administrativos		1 año	0
Aduaneros	Registro o Licencia de importación que ampare la mercancía, cuando a ellos hubiere lugar. Factura comercial Documento de transporte Certificado de origen, cuando se requiera para la aplicación de disposiciones especiales Certificado de sanidad y aquellos otros documentos exigidos por normas especiales Lista de empaque, cuando hubiere lugar a ella; y,  Poder o mandato, cuando la declaración se presentó a través de apoderado o mandatario.	1 año	4 años	Decreto 1909 de 1992
PQRSF	Peticiones Quejas Reclamos Sugerencias Felicitaciones	1 año	5 años	Archivo general de la nación
Contables	Recaudos Transferencias Cheques Facturas de venta Comprobantes de egreso	1 año	20 años	Archivo general de la nación
Seguridad y salud en el trabajo	Resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal	1 año	19 años	Decreto 1072/15 artículo 2.2.4.6.13
Gestión Humana	Historia laboral Contrato de trabajo Reporte de accidentes de trabajo Certificaciones de estudio Certificados de antecedentes (cuando se requiera para el cargo) Certificados de capacitación Certificados de incapacidad de personal Certificados de incapacidad total o parcial Certificados laborales Copia de libreta militar (cuando se requiera) Cartas, actas o documentos de autorización de vacaciones al trabajador Evaluación de desempeño (cuando la empresa la realice) Formato de afiliación de seguridad social Hoja de vida Fotocopia del documento de identidad Documento que evidencia la aprobación de licencias remuneradas o no remuneradas solicitadas por el trabajador Licencias por enfermedad, maternidad o paternidad Permisos Renuncia del trabajador y aceptación de la misma Ascensos Sanciones disciplinarias Tarjeta profesional (cuando se requiera para el cargo) Títulos académicos (cuando se requiera para el cargo) Comprobantes de nómina  Aportes a la administradora de cesantías Aportes voluntarios a pensión Pagos de seguridad social Pagos de cesantías realizados directos al trabajador Copia de consignación o transferencias realizadas al trabajador Certificados tributarios entregados al trabajador Relación de descuentos, Horas extras	1 año	99 años	Archivo general de la nación
Sistema Integrado de gestión	Indicadores de gestión Administración de riesgos Auditorías internas del SIG  Servicios no conformes Acciones preventivas, correctivas y de mejora Control de documentos y registros	2 años	5 años

 

4.15.  Los pasos para la eliminación de documentos se realizan en los siguientes casos:

• Cuando una dependencia dispone de documentos de apoyo que han cumplido su ciclo de vida útil.
• Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su período de retención en el archivo de gestión y debe eliminarse.
• Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su período de retención en el archivo central y debe eliminarse

4.16. Culminado el tiempo deconservación documental, se debe proceder a la destrucción del mismo esta labor se podrá realizar de la siguiente manera:

• El líder de proceso o a quien este designe diligencia el formato GE-FT-03 Acta relacionando la documentación a destruir

 

4.17. Los documentos del sistema integrado de gestión serán actualizados cada vez que se requieran o exista un cambio regulatorio adicional con periodicidad de dos (2) años.

 

5.   Responsabilidades:

5.1. Colaborador

5.1.1. Identificar la necesidad de generar, actualizar o eliminar, la documentación que soporta sus procesos y operaciones.

5.1.2. Notificar a su jefe inmediato de la solicitud de actualización de documentos.

 

5.2.  Líder de proceso

5.2.1. Identificar que documentos de los generados en el área (internos) o de los recibidos de terceros (externos) deben ser controlados como registro. Es decir cuáles de ellos deben conservarse por un periodo de tiempo determinado como evidencia objetiva para la toma de decisiones.

5.2.2. Definir el tiempo de retención de los documentos clasificados como registros, previa revisión y análisis de los requerimientos legales establecidos para los documentos y/o políticas establecidos por la organización.

5.2.3. Suministrar la información necesaria para la adecuada estructuración del contenido del documento de acuerdo con su clasificación.

5.2.4. Revisar y aprobar la documentación correspondiente. Garantizando que los métodos establecidos, se ajuste a la realidad de las operaciones.

5.2.5. Divulgar el contenido de la documentación elaborada como soporte de las operaciones a su personal a cargo.

5.2.6. Velar porque el personal que recibe la documentación haga buen uso del documento y cumpla con las disposiciones descritas en él.

5.2.7. Informar al área de Procesos los cambios o modificaciones que surjan en la documentación externa asociada a los procesos de prestación del servicio una vez detectados.

 

5.3.  Área de Procesos

5.3.1. Recepcionar las solicitudes de trabajo y realizar la gestión respectiva.

5.3.2. Asesorar a las áreas usuarias en la estandarización de los documentos.

5.3.3. Realizar el análisis y dar el soporte pertinente a las solicitudes realizadas por las autoridades de proceso para la elaboración, actualización de documentos.

5.3.4. Estructurar el documento de acuerdo con los lineamientos establecidos en el presente documento, a partir de la información entregada por la autoridad del proceso.

5.3.5. Enviar el documento para revisión y ajustes, mediante comunicado a las personas involucradas en el proceso.

5.3.6. Convertir los documentos en archivo “.pdf” para evitar su modificación, cuando el área usuaria del documento manifieste el manejo electrónico del documento este puede ser guardado en su archivo original, para ser visualizado por el medio de publicación.

5.3.7. Registrar en el formato GI-FT-01 Control de documento y registros, todo documento generado dentro o fuera del sistema de gestión de la seguridad.

5.3.8. Asignar el código del documento, siguiendo el consecutivo generado en el registro del documento a la base de datos.

Nota: Solo se asigna el código del documento cuando este último se encuentre aprobado por la autoridad del proceso.

5.3.9. Administrar la herramienta de medios de administración y publicación de los documentos generados en el sistema de gestión.

5.3.10. Publicar la documentación en el medio definido para tal fin.

 

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
RESPONSABLE	No	ACTIVIDAD
Colaborador	1	Identifica la necesidad de creación/actualización/eliminación de un documento [2].
Líder de proceso	2	Analiza la solicitud de creación/actualización/eliminación de un documento [3].
	3	Envía solicitud al área de procesos sobre la creación, actualización, eliminación de un documento [4].
Área de procesos	4	¿Solicitud de eliminación o creación/actualización?
		Eliminación Retirar documento del medio de publicación. [9]	Creación, actualización levanta la información de las operaciones objeto del documento [5]
	5	Asesora la adecuada estructuración del documento [6]
	6	Elabora esquema documental [7].
Líder de proceso	7	Revisa/aprueba el documento [8].
Área de procesos	8	Actualiza documento en la base de datos correspondiente [9].
	9	Ubica el documento en el medió de publicación [10].
	10	Ubica el documento en el medió de publicación [11].
Líder de proceso	11	Divulga documento a las personas involucradas en el desarrollo del mismo [Fin].

 

7.    Registros

7.1.   GI-FT-01 Control de documentos y registros

 

Elaboró	Revisó	Aprobó
Sergio Agudelo Jefe de Procesos	Andres Santana Operation Manager	Daniel Cundy Gerente General