1.   ALCANCE

 

Empresa	BOG	BUN	CLO	CTG	MED
MSC	x	x	x	x	x
Medlog	X

 

2.  OBJETIVO

 

Establecer las actividades a realizar para la asignación y administración de equipos y dispositivos móviles a los colaboradores de Mediterranean Shipping Company Colombia S.A.S. y Medlog Colombia S.A.S.

 

3. DEFINICIONES

 

3.1. Dispositivos Móviles: aparato de un tamaño pequeño, con algunas capacidades de procesamiento, con conexión permanente o intermitente a una red, con memoria limitada, que ha sido diseñado específicamente para una función.

3.2. Portátil (notebook, laptop): computador portable dentro y fuera de la compañía.

3.3. Software: Programas para computador.

3.4. LAN: Red de computadores y servidores de la oficina.

 

 

4.  NORMAS:

 

4.1. Seguridad

4.1.1. Para los equipos será necesario instalar un software o programa de protección de información, en caso que el fabricante no lo suministre , se instalará por defecto en los equipos la herramienta Microsoft authenticator para Android versión 14 en adelante y IOS.

4.1.2. El acceso a los datos debe funcionar con contraseña y se debe encriptar la información contenida en una segunda unidad, igualmente con contraseña, la cual será la protección para la confidencialidad de la información, en caso de pérdida del equipo o de intento de acceso por personas extrañas a dicha información.

4.1.3. Los equipos no deben quedar expuestos a utilización por parte de personal diferente a su usuario. En caso de ausencia, el computador debe apagarse o protegerse con contraseña en el protector de pantalla.

4.2.   Claves

4.2.1. Cada colaborador debe tener una clave de acceso

4.2.1.1. El equipo de uso diario (Computador)

4.2.1.2. Los sistemas remotos (Cuando aplique)

4.2.2. Las claves de acceso son personales e intransferibles. No se pueden asignar a subalternos y tampoco entre los mismos. Así mismo se debe configurar Windows hello for bussines en los equipos como alternativa de inicio de sesión con PIN numérico de mínimo 6 caracteres

4.2.3. Cuando un colaborador se encuentre ausente por incapacidad, vacaciones o permisos, ningún funcionario podrá acceder a su equipo ni con su usuario, ni con un usuario diferente, a no ser que haya autorización escrita para este fin, por la persona usuario del equipo y previa autorización del jefe inmediato.

 

4.3.  Restricciones

4.3.1. Está prohibido la instalación de software no autorizado por parte de los usuarios de los equipos de computación que incluye:

4.3.1.1. Software tipo FREEWARE.

4.3.1.2. Software tipo SHAREWARE.

4.3.1.3. Software tipo CHECKER.

4.3.1.4. Software de uso restringido o limitado.

4.3.1.5. Software licenciado al usuario o de su propiedad.

4.3.2. Está prohibido la inserción en el computador de cualquier dispositivo externo o interno. En caso que el Área de Infraestructura y tecnologías identifique cualquier anomalía informará al jefe inmediato para que tomen las medidas del caso. Especificación de elementos prohibidos:

4.3.2.1. Periféricos anexos al computador cómo memorias Flash USB, Celulares, Reproductores Multimedia y demás dispositivos que permitan el almacenamiento de datos.

4.3.2.2. Fonogramas, archivos en formato de música MP3, WMA y otros dispositivos o accesorios de propiedad del usuario.

4.3.2.3. Dispositivos de conexión a otras redes externas cómo Internet Móvil u otra red inalámbrica.

4.3.2.4. En general, cualquier dispositivo interno o externo que NO sea avalado por escrito por el Área de Infraestructura y tecnologías.

4.3.3. Está prohibida la instalación de programas, ya sea proveniente de fuentes como Internet, CD, DVD, Memorias USB, conexión Inalámbrica, Teléfonos Celulares o cualquier fuente de instalación.

4.3.4. Está prohibido el almacenamiento y reproducción de archivos multimedia (música, vídeo, juegos, fotos y demás elementos personales) en el disco duro del computador, en la unidad de CD del computador y más aún el sitio de backup.

4.4. El único personal autorizado para instalación de software son los colaboradores del Área de infraestructura y tecnologías.

4.5. El acceso a llamadas nacionales desde teléfonos fijos es restringido y autorizado por el jefe inmediato Únicamente.

4.6. La información que utiliza cada usuario es de carácter confidencial y no debe suministrarse a personal no facultado para conocerla, ni mucho menos a personas ajenas a la empresa.

4.7. Los equipos asignados no deben ser utilizados en trabajos de índole personal.

4.8. La impresión de documentos corresponde exclusivamente en caso de ser realmente necesario, asimismo las impresiones deben ser con fines laborales. Queda prohibida la impresión de documentos de uso y fin personal.

4.9. Los Equipos y dispositivos móviles no deben quedar expuestos a utilización por parte de personal diferente.

4.10. No podrá hacer uso personal de los equipos y/o dispositivos asignados por la organización.

 

 

5. RESPONSABILIDADES:

 

5.1. Jefe Inmediato

5.1.1.  Determinar la necesidad de equipos y/o dispositivos móviles para sus colaboradores

5.1.2.  Solicitar la reasignación de equipos cuando lo requiera

5.1.3.  Investigar la responsabilidad de su colaborador cuando se extravíe o dañe un equipo y/o dispositivo móvil.

5.1.4.  Establecer medidas disciplinarias cuando se compruebe responsabilidad de extravío, hurto o daño al equipo o dispositivo móvil

5.1.5.  Realizar seguimiento al cumplimiento de las normas de uso que deben cumplir sus colaboradores con los dispositivos asignados.

 

5.2. Área de Infraestructura y tecnologías

5.2.1.  Realizar control y seguimiento al inventario de los equipos y dispositivos móviles de la empresa

5.2.2.  Cumplir las políticas y directrices para la asignación de los equipos y dispositivos móviles

5.2.3.  Asignar los equipos según solicitud realizada

5.2.4.  Gestionar las reposiciones de los equipos cuando se requiera

5.2.5.  Verificar el estado de entrega de los equipos y dispositivos cuando un colaborador se retire de la empresa

 

5.3. Colaboradores

5.3.1.  Dar cumplimiento a las normas de uso de los equipos y dispositivos móviles asignados.

5.3.2.  Reportar el daño, extravió o hurto de los equipos y dispositivos asignados. 

5.3.3.  Velar por la integridad y protección de los elementos entregados por la organización-añadir

 

5.4.   Gestión Humana

5.4.1.  Archivar el acta de entrega de equipos y/o dispositivos móviles en la hoja de vida de los colaboradores

5.4.2.  Hacer parte de la investigación para determinar responsabilidades en caso de pérdida, daño o hurto de los equipos entregados a los colaboradores.

 

6.   ACTIVIDADES

Nota: El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia de las actividades.

ASIGNACION Y REASIGNACION DE EQUIPOS Y/O DISPOSITIVOS MOVILES
RESPONSABLE	No	ACTIVIDAD
Jefe Inmediato	1	Informa al área de Infraestructura y tecnologías las necesidades tecnológicas que requiere el colaborador tanto en requerimientos de hardware, software, equipos y/o dispositivos móviles, especificando la siguiente información: Nombre del colaborador Cargo Tipo de equipo y/o dispositivo requerido. [2]
Área De Infraestructura y Tecnologías	2	Realiza la asignación teniendo en cuenta las políticas y directrices establecidas por la empresa. [3]
	3	Realiza la entrega mediante el formato IT-FT-02 Acta de Entrega de equipos portátiles y/o dispositivos móviles el cual después de diligenciado y firmado entregara a Gestión Humana. [4]
Gestión Humana	4	Archiva el formato IT-FT-02 Acta de Entrega de equipos y/o dispositivos móviles en la hoja de vida correspondiente [Fin]

 

 

DEVOLUCION DE EQUIPOS Y/O DISPOSITIVOS MOVILES
RESPONSABLE	No.	ACTIVIDAD
Jefe Inmediato / Gestión Humana	1	Retiro de un colaborador: Realiza el procedimiento ADM-PT-04 Retiro de personal. [2]	Cambio de cargo: Solicita la reasignación de equipos y dispositivos móviles [2]
Gestión Humana	2	Entrega el formato ADM-FT-12 Paz y Salvo al colaborador con el propósito de hacer la devolución de los elementos y equipos que poseía en su cargo. Verifica que los equipos y/o dispositivos móviles correspondan con la identificación del equipo entregado.[3]
Área de Infraestructura y Tecnologías	3	Estado y legitimidad de los equipos y/o dispositivos móviles
		En mal estado (Periféricos o equipo sin funcionalidad) Informa el estado Gestión Humana y dejara la información plasmada en el formato ADM-FT-12 Paz y salvo. [4]	En Buen Estado (Funcionalidad y estética) Firma el formato ADM-FT-12 Paz y salvo y se continúa con el procedimiento de retiro [4]
Jefe Inmediato / Gestión Humana	4	Establecer la responsabilidad del colaborador
		Si hay responsabilidad El colaborador asumirá los costos correspondientes. [Fin]	No hay responsabilidad La empresa asumirá los costos correspondientes. [Fin]

 

REPORTE DE DAÑOS, EXTRAVIO O HURTO DE LOS EQUIPOS Y/O DISPOSITIVOS MOVILES
RESPONSABLE	No.	ACTIVIDAD
Colaborador	1	Reporta daños, extravío o hurto de los dispositivos asignados al jefe inmediato. [2]
	2	Realizar la denuncia correspondiente en caso de extravió o hurto
		Hace entrega de la denuncia a Gestión Humana. [4]
Gestión Humana	3	Archiva la denuncia en la Hoja de vida del colaborador. [5]
Jefe Inmediato	4	Reporta la situación ante el Área De Infraestructura y Tecnologías y Gestión Humana y hace seguimiento a la reposición del equipo.[6]
Área De Infraestructura y Tecnologías	5	Gestiona la reposición definitiva o temporal del equipo y/o dispositivo móviles. [7]
Jefe Inmediato / Gestión Humana	6	Realiza la investigación que determine la responsabilidad del colaborador. Recibe la declaración del colaborador a través de los descargos dando cumplimiento al procedimiento establecido en Reglamento Interno de Trabajo. [8]
Jefe Inmediato / Gestión Humana	7	Resultados de la investigación
		Positivo Si los resultados de la investigación indican que el colaborador es responsable por negligencia u omisión de procedimientos, se establecerá la medida disciplinaria conveniente y el colaborador asumirá los costos correspondientes a la reposición del equipo y/o dispositivo móvil [Fin]	Negativa: si los resultados de la investigación indican que el colaborador no es el directo responsable, la empresa asumirá los costos correspondientes [Fin]

 

 

7.   REGISTROS

7.1. Formato IT-FT-02 Acta de Entrega de equipos y/o dispositivos móviles

7.2. Formato ADM-FT-12 Paz y Salvo

 

Elaboró	Revisó	Aprobó
Sergio Agudelo Barrios Jefe de Procesos	Alexander González  IT Cordinator   Andrés Santana Operations Manager	Daniel Cundy Gerente General