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CONTROL DE ACCESO A OFICINAS IT-PT-03 Versión: 8 Fecha de creación: 13/12/2016 Fecha de actualización: 07/05/2026 |
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1. Alcance
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Empresa |
BOG |
BUN |
CLO |
CTG |
MED |
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MSC |
x |
x |
x |
x |
x |
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Medlog |
X |
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2. Objetivo
Controlar el acceso a las instalaciones y la recepción de la documentación en la empresa Mediterranean Shipping Company S.A.S. y Medlog Colombia S.A.S. con el fin de garantizar la seguridad del personal y de la infraestructura.
3. Definiciones
3.1. Visitante: Persona ajena a la organización.
3.2. Sistema electrónico de control de acceso (Biométrico):Sistema que controla el acceso a las instalaciones mediante la lectura de las huellas dactilares
3.3. Control acceso: Sistema por el cual a través de una serie de medidas se previene el acceso no autorizado a una instalación o zona restringida.
3.4. Personal propio: colaboradores que estén vinculados a través de contrato laboral con la empresa Mediterranean Shipping Company S.A.S. y Medlog Colombia S.A.S.
3.5. Colaborador en misión: Colaborador contratado por medio de empresa de suministro de personal
3.6 EPS: Entidad promotora de salud
3.7. ARL: Administradora de riesgos laborales
4. Normas
4.1. Autorización de Ingreso para días sábados en las instalaciones
4.1.1. Sucursal Bogotá
4.1.1.1. Es responsabilidad de los colaboradores en la sucursal de Bogotá enviar el mail de información de ingreso de personal para el día sábado, los viernes hasta las 3:00 pm al área de gestión humana y de tecnología.
4.1.1.2. Los colaboradores que ingresen a las instalaciones el día sábado deberán hacerlo únicamente en el horario autorizado.
4.2. Ingreso de visitantes
4.2.1. Está prohibido el ingreso a las oficinas de familiares o personal ajeno a la organización sin previa autorización.
4.2.2. Es responsabilidad del colaborador que recibe personal visitante, acompañarlo durante su permanencia en las instalaciones y en caso de emergencia guiarlo acorde a las instrucciones de los brigadistas
4.2.3. Todo visitante debe ser registrado al ingreso en la recepción de las instalaciones en el formato ADM-FT-19 Control Visitantes, entregándole carné de visitantes dejando un documento diferente a la cedula.
4.2.4. Los equipos de cómputo u otros elementos electrónicos que ingrese el visitante deben ser registrados en la minuta de seguridad donde aplique.
4.2.5. Es responsabilidad del personal de seguridad del edificio realizar revisión de los elementos, maletines, bolsos o paquete que ingrese a las instalaciones por parte de los colaboradores o visitantes.
4.3. No se permite la salida de elementos de las instalaciones sin previa autorización del gerente o director de la sucursal según formato ADM-FT-17 Orden de salida.
4.4. Todas nuestras instalaciones cuentan con CCTV, por lo tanto, visitantes y Colaboradores, serán grabados y monitoreados durante la permanencia en las instalaciones con el fin de garantizar seguridad e integridad de sus ocupantes.
4.5. Para el recibo de correspondencia se debe tener en cuenta:
- Verificar el remitente del paquete, debe verificar que sea una empresa reconocida, no debe tener enmendaduras ni tachones.
- El nombre del destinatario debe ser claro y pertenecer al personal que labora en la empresa.
- Amenazas escritas al exterior del paquete.
- Apariencia inusual como; polvo, manchas aceitosas, olores, presentación irregular, material excesivo de empaque (cinta, cuerdas), demasiado peso, sonido entre otros que genere novedad, de lo contrario:
- No destapar el paquete o sobre que tenga apariencia sospechosa.
- No sacudir ni vaciar el contenido.
- Ubicar el paquete sobre una superficie estable.
- No huela, no toque, no pruebe el paquete.
- Informar al jefe o gerente de la sucursal correspondiente
4.6. Ingreso de Mensajeros
4.6.1. El Personal de Vigilancia o Recepcionista, según aplique en cada sucursal, debe realizar inspección visual del Mensajero con el objetivo de detectar cualquier situación, actitud o comportamiento sospechoso, ante lo cual deberá dar aviso inmediato al jefe de Seguridad y/o área de seguridad del edificio para la aplicación del protocolo respectivo, evitando en lo posible su ingreso a las instalaciones o más allá de la recepción.
4.6.2. En caso de recibir un paquete o sobre sospechoso que llame la atención por su aspecto, tamaño, peso, forma de empaque, sonidos que emite, etc, deberá dar aviso inmediato al jefe de Seguridad y/o área de seguridad del edificio, para la aplicación del protocolo respectivo, evitando si es posible, recibirlo.
4.7. No se permite la salida de elementos de las instalaciones sin previa autorización del gerente o director de la sucursal según formato ADM-FT-17 Orden de salida.
4.8. Ingreso de Personal
4.8.1. Para el ingreso de los colaboradores a las instalaciones de la empresa, se debe portar el carné.
4.8.2. El carné debe ser usado en un lugar visible dentro de las instalaciones de la empresa y durante toda la jornada laboral.
4.8.3. Se debe denunciar de forma inmediata ante las autoridades competentes e informar a la empresa cada vez que se presente la pérdida o extravío del carné.
4.9. Los controles para el ingreso y salida del edificio sucursal Bogotá son determinados por la administración del edificio e incluyen:
Ingreso
- Registro de la cedula del visitante,
- Ingreso con registro biométrico del visitante,
- Registro fotográfico,
- Detector de metales
Retiro
- El sistema bloquea el visitante para un ingreso posterior al día de registro
- Si se retiran elementos como cajas, paquetes y demás estos deben estar autorizados por la gerencia general o financiera en el formato orden de salida
Áreas criticas
4.10. Son aquellas áreas de la compañía en las cuales se desarrollan actividades o procesos del negocio considerados como críticos o confidenciales, estos son:
- Gerencia General
- Archivo de hojas de vida
- Archivo de operaciones
- Cuarto de servidores y control de CCTV
- Gerencia Financiera
- Gerencia de Importaciones
- Gerencia de exportaciones
Plano de Areas Criticas
Plano de Áreas Criticas Cartagena
- Gerencia
- Rack de comunicación
Plano de Áreas Criticas Cali
- Rack de comunicación
Plano de Áreas Criticas Buenaventura
- Rack de comunicación
- Gerencia
Plano de Áreas Criticas Medellín
- Rack de comunicación
4.11. Personal No autorizado en las instalaciones
- Ubicar al infractor dentro de las instalaciones
- El infractor debe ser identificado para determinar si tiene o no el carné de la empresa
- En todo caso se debe comunicar a la portería y dirigirse con la persona guardando compostura y respeto por la dignidad humana pero siempre guardando distancia y manteniendo una actitud preventiva y de autoridad.
- Una vez en la portería se debe determinar cuál es su interés de ingreso a las instalaciones o permanencia en áreas restringidas, lugar y hora de ingreso, a que empresa pertenece, quien autorizó su entrada. Se deben tener en cuenta los siguientes casos:
- En caso de ser visitante o cliente se debe informar inmediatamente al colaborador que autorizó su ingreso para que lo reciba en la recepción y lo guie durante el tiempo de permanencia dentro de las instalaciones.
- En caso de ser colaborador de debe informar a su jefe inmediato, reportando nombre. Cargo y falta, así mismo se debe informar por escrito al área de procesos y gestión humana para realizar el debido proceso disciplinario.
- En caso de ser una persona ajena a la compañía y no esté autorizada para permanecer en las instalaciones, se debe reportar de forma inmediata al equipo de seguridad del edificio y a las autoridades si la situación lo amerita
4.12. Para el recibo de correspondencia se debe tener en cuenta:
- Verificar el remitente del paquete, debe verificar que sea una empresa reconocida, no debe tener enmendaduras ni tachones.
- El nombre del destinatario debe ser claro y pertenecer al personal que labora en la empresa.
- Amenazas escritas al exterior del paquete.
- Apariencia inusual como; polvo, manchas aceitosas, olores, presentación irregular, material excesivo de empaque (cinta, cuerdas), demasiado peso, sonido entre otros que genere novedad, de lo contrario:
- No destapar el paquete o sobre que tenga apariencia sospechosa.
- No sacudir ni vaciar el contenido.
- Ubicar el paquete sobre una superficie estable.
- No huela, no toque, no pruebe el paquete.
- Informar al jefe de Seguridad o Gerente de la sucursal correspondiente
4.13. Vigencia del carné de identificación
4.13.1. La vigencia del carné es igual a la vigencia del contrato de cada empleado directo de la compañía, para lo cual el área de gestión humana se encargara de su destrucción para el visitante se establece que la vigencia solo aplica para el tiempo que dure la visita a las instalaciones y se le suministrará uno temporal solo por el tiempo de la visita y para el área a visitar, en ningún momento puede transitar por áreas restringidas o controladas sin supervisión directa de la persona que autoriza el ingreso
Las instalaciones de la oficina principal en Bogotá están protegidas de accesos no autorizados o ilegales, tanto en su limites exteriores como en el interior de sus instalaciones, apoyándose en las barreras perimetrales externas con las que cuenta el edificio, como son: recepción, talanquera con reconocimiento biométrico de la mano, puertas y/o barreras perimetrales internas, estacionamientos subterráneo controlado por empresa de seguridad privada, sistema de iluminación, sistema de circuito cerrado de televisión CCTV, revisiones e inspección de barreras internas y externas, todo esto es gestionado por el jefe de seguridad de la propiedad horizontal.
Las instalaciones a nivel nacional son alquiladas, sin embargo, han sido construidas con materiales compactos y resistentes (en general, construcción de ladrillo tradicional) que tienen la finalidad de prevenir o retardar una posible intrusión de personas mal intencionadas.
5. RESPONSABILIDADES
5.1. Jefe inmediato
- Autoriza el ingreso a las instalaciones los días sábados
- Autorizar permisos a los colaboradores
- Notificar ausencias médicas o calamidad domestica a gestión humana
5.2. Colaborador
- Registrarse en el sistema electrónico de control de acceso acorde al tiempo de llegada
- Acompañar al visitante durante su estadía en las instalaciones
- Garantizar la seguridad del visitante
5.3. Personal de Seguridad de las instalaciones
- Registrar el personal externo en el control de visitantes
- Verificar la idoneidad del personal
- Revisar los elementos que el personal va a ingresar o sacar de las instalaciones
- Registrar los equipos que van a ingresar a las instalaciones
6. Desarrollo
El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.
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INGRESO DE PERSONAL |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Colaborador |
1 |
Se registra en el sistema electrónico de control de acceso acorde al tiempo de llegada [2]. |
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Asistentes de sistemas |
2 |
Consolida la información arrojada del sistema, verifica con el reporte de novedades del personal según procedimiento ADM-PT-05 Reportes de personal [3] |
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3 |
Realiza estadística de ausentismo y se presenta informe a la gerencia de gestión del talento humano. [Fin] |
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INGRESO DE VISITANTES |
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RESPONSABLE |
No. |
ACTIVIDAD |
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Recepcionista o Personal de Seguridad del edificio |
1 |
Recepciona al visitante, solicita se diligencie el formato ADM-FT-19 Control de Visitantes, solicita la identificación del personal a ingresar. [2] |
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2 |
Realiza la inspección correspondiente y establecida en el presente procedimiento. [3] |
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3 |
Informa al colaborador a visitar. [4] |
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Colaborador a quien viene a visitar |
4 |
Recepciona el visitante guía durante la visita y acompaña en su retiro de las instalaciones. [Fin] |
- Registros
- Formato ADM-FT-19 Control de Visitantes
- Formato ADM-FT-17 Orden de salida.
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Elaboró |
Revisó |
Aprobó |
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Sergio Agudelo Jefe de procesos |
Alexander González IT Coordinator |
Daniel Cundy Gerente General |
