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COST CONTROL GF-PT-08 Versión: 1 Fecha de creación: 16/08/2017 Fecha de actualización: 12/07/2019 |
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1. Alcance
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MSC |
BTA |
BUN |
CTG |
TURBO |
2. Objetivo:
Garantizar que el control de costos se realice de acuerdo a las condiciones establecidas entre las partes interesadas buscando siempre optimizar los costos
3. Definiciones:
3.1. VCI: Vessel Call Information
3.2. PVE: Provisional Expenses
3.3. THC: costo cobrado a los importadores por concepto de manipuleo del contenedor en el puerto
3.4. GA: Facturas de almacenamiento, reparación, asistencia técnica, movimiento terrestre, dry bags, buques fede.
3.5. LLIE: Facturas de PTI (alistamiento de contenedores refrigerados)
4. Normas:
4.1. Una vez la motonave zarpa se debe registrar la información del VCI.
4.2. Toda factura correspondiente a recalada de buques debe ser verificada en Bogotá teniendo en cuenta que cumplan con todo lo pactado en los contratos con cada uno de los proveedores y terminales (tarifa, tipo de cambio, cantidades etc).
4.3. Una vez la motonave llega a puerto colombiano se debe elaborar un provisional de costos a la Línea, aproximadamente 4 días de la llegada del buque. El documento base para elaborar este reporte es un archivo en Excel llamado PVE por cada puerto con las tarifas de los acuerdos.
4.4. Esta liquidación se realiza mes vencido, se hace aproximadamente a finales del siguiente cuando ya se tienen todas las facturas de los buques del mes a liquidar se debe elaborar la liquidación final de los buques y cerrarlos en el programa de la línea TMS módulo ECR. Verificando que todos los costos queden incluidos en la D/A.
4.5. Cuando la motonave tiene embarque de café LCL se debe solicitar a Intermodal Bogotá la facturación de los urbaneos y el costo de sticker y rejillas por CTG y BUN esta información se descarga del MSC/A y se hace un ajuste del archivo con la información que solo se necesita este reporte incluye:
- Número de contenedores urbaneados, mencionando el buque y fecha de zarpe
- Tipo de cambio
- Fecha de zarpe
- Puerto
- Numero de dagallie
- Total, del urbaneo
- Total, sticker y rejillas
5. Responsabilidades:
5.1. Cost Control BOG
5.1.1. Verificar información del reporte VCI vs PVE.
5.1.2. Realizar los PVE de todas las motonaves
5.1.3. Revisar todas las facturas de las liquidaciones de los buques
5.1.4. Elaborar liquidación definitiva de cada buque
5.1.5. Elaborar la liquidación de los cruceros
5.1.6. Reporte del café
5.1.7. Reporte total de recaladas
5.1.8. Reporte de THC
5.1.9. Reporte GA
5.1.10. Reporte LLIE
5.1.11. Reporte dagallie
5.1.12. Reporte PTI, lavados, y power PACK
5.1.13. Reporte SAVING
5.1.14. Reporte ENKA
5.1.15. Reporte Coltabacos
5.1.16. Promedio de TRM y Euro del mes
5.1.17. Reporte de almacenamiento de exportación – adicionar
5.1.18. Ingresar la tasa de cambio en los sistemas Navesoft
5.1.19. Ingresar tasa de cambio en los archivos de Excel de control
5.1.20. Enviar correo diario a todos los colaboradores de la tasa MSC
5.1.21. Enviar correo diario a ginebra de la tasa de cambio del Euro
5.1.22. Estar pendiente de las solicitudes y requerimientos enviados al correo tanto por GVA, gerencia general o Vicepresidencia financiera, dando respuesta lo más pronto posible
5.1.23. Verificar la vigencia de los contratos o de algún cambio en estos que esté autorizado por la gerencia general
6. Desarrollo:
El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.
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COST CONTROL TIPO DE CAMBIO Y PVE |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Analista de Cost Control |
1 |
Verifica TRM del día en la pagina del banco de la republica tanto para dólares y euros e ingresa al sistema Navesoft [2]. |
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2 |
Envía al correo corporativo de Bogotá la tasa MSC, envía a ginebra la tasa del euro [3]. |
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3 |
Alimenta Excel de TRM con el fin de mantener la trazabilidad y el control [4]. |
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4 |
Alimenta en el formato control SAP template daily Exchange rate la TRM del euro y del dólar [5]. |
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5 |
Ingresa al sistema TMS verificando por puerto los buques a los cuales se les debe realizar el provisional (provisión de costos del buque) [6]. |
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6 |
Descarga y verifica la información consignada en el VCI y con esta información realiza el PVE de cada buque en Excel realizando estimados de costos de cada recalada de puerto según tarifas pactadas con cada proveedor y contratos firmados con ginebra. [7]. |
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7 |
Imprime el PVE de Excel e ingresa los costos en el provisional del sistema TMS y se carga al sistema. [Fin]. |
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Liquidación Final Buques |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Analista de Cost Control |
1 |
Ingresa al sistema TMS [2]. |
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2 |
Imprime facturas que tienen los buques a liquidar [3]. |
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3 |
Reclasifica estos costos [4]. |
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4 |
Verifica que la validación de cada buque no quede con variación superior al 5% [5]. |
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5 |
Una vez se verifica que la liquidación final esta correcta contando con todas las facturas de los costos que se provisionaron para cada buque, se cierra en el sistema [6]. |
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6 |
Se archiva la caratula, el VCI, el PVE y todas las facturas del buque en un sobre [7]. |
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7 |
Si se presenta alguna factura adicional del buque, se realiza una suplementaria [Fin]. |
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Revisión de Facturas |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Analista de Cost Control |
1 |
Recepciona factura físicas o vía mail y coloca sello de cost control adicionando número de dagallie [2]. |
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2
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Verifica facturas relacionadas a los costos del buque versus el PVE de Excel |
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Factura correcta
Se firma en señal de aprobación y se envía a causación y pago [3]. |
Factura incorrecta Se solicita a las gerencias de puerto la verificación de las mismas con respecto a la operación Si la factura no aplica se solicita nota crédito a los proveedores [3]. |
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3 |
Una vez aprobada la factura se relaciona en el cuadro de Excel control FAC para mantener el control de facturas recibidas, aprobadas y enviadas a causación y pago [4]. |
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4 |
Envía correo relacionando las facturas a la persona encargada del área contable [Fin]. |
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Reporte Café CTG- BUN |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Analista de Cost Control |
1 |
Se identifican los costos generados por embarque de café por contenedor que pueden ser:
De acuerdo a esto se genera el total de costos del café por contenedor [2]. |
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2 |
Envía al área de exportaciones el documento generado de los costos [3]. |
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Área de exportaciones |
3 |
Realiza verificación de ingresos generados por contrato y envía [4]. |
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Analista de Cost Control |
4 |
Cuando se tiene la información completa tanto de los ingresos como de los costos, se realiza análisis de perdida y ganancias por concepto de embalaje de café y envía a la Vicepresidencia financiera [Fin]. |
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Reporte total de Recaladas |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Analista de Cost Control |
1 |
Ingresa al TMS e identifica puerto, cuenta el número de buques que llegaron en el mes [2]. |
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2 |
Realiza registro en Excel y envía a la vicepresidencia financiera [Fin]. |
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Reporte THC |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Analista de Cost Control |
1 |
Ingresa al sistema Navesoft diligenciando el rango de fechas correspondiente al mes [2]. |
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2 |
Extrae costo total del THC en ese periodo, realiza registro en Excel y envía a la vicepresidencia financiera [Fin]. |
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Reporte GA y LLIE |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Analista de Cost Control |
1 |
Identifica el concepto de la factura sea GA o LLIE, se saca copia para entrega a causación y pago, saca otra copia para almacenar en AZ correspondiente [2]. |
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2 |
Realiza informe extrayendo la información de costos por cada concepto de factura [3]. |
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3 |
Ingresa al sistema TMS y realiza provisional del mes [4]. |
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4 |
Realiza liquidación final del mes y realiza cierre en el sistema TMS [Fin]. |
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Reporte Dagallie |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Analista de Cost Control |
1 |
Ingresa al sistema Cubos, realizando filtro del mes y puerto [2]. |
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2 |
Extrae información del total de los costos del periodo por concepto del DA, por terminal [3]. |
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3 |
Ingresa información a archivo en Excel con el fin de identificar variaciones en costos del DA- GA- LLIE por terminal [4]. |
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4 |
Envía informe a la vicepresidencia financiera [Fin]. |
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Reporte PTI, Lavado y PowerPack- Turbo |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Analista de Cost Control |
1 |
Ingresa al sistema cubos, realiza filtro por concepto (PTI, Lavado y PowerPack) y mes [2]. |
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2 |
Extrae información en Excel, realizando análisis de variaciones en costos [3]. |
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3 |
Envía informe a la vicepresidencia financiera [4]. |
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Reporte Saving |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Analista de Cost Control |
1 |
Ingresa al Excel de control de facturas, realizando filtro por concepto de notas crédito, realizando análisis de ahorro durante el mes por cada puerto [2]. |
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2 |
Envía informe a la vicepresidencia financiera [Fin]. |
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Reporte ENKA y Coltabaco |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Analista de Cost Control |
1 |
Ingresa al sistema MSC/A realizando filtro por shipper ya sea:
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2 |
Extrae información del booking con sus respectivos contenedores que tuvieron el costo de mounting [3]. |
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3 |
Ingresa al sistema Navesoft y registra el booking verificando si se realizó la facturación de forma correcta [4]. |
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4 |
Envía a la vicepresidencia financiera [Fin]. |
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Reporte Promedio TRM y Euro |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Analista de Cost Control |
1 |
Realiza promedio mensual de la variación del euro y del dólar [2]. |
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2 |
Envía a la vicepresidencia financiera [Fin]. |
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Reporte de almacenamiento exportaciones |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Analista de Cost Control |
1 |
Recepciona facturas en físico por concepto de almacenamiento en puerto [2]. |
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2 |
Verifica mail de aprobación del almacenamiento por parte de ginebra [3]. |
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3 |
Se carga este valor al buque correspondiente relacionado en el mail [4]. |
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4 |
Ingresa al sistema TMS y registra el valor del almacenamiento [5]. |
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5 |
Registra en archivo en Excel estos almacenamientos de forma mensual [6]. |
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6 |
Envía a la vicepresidencia financiera [Fin]. |
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Liquidación Cruceros |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Analista de Cost Control |
1 |
Verifica la llegada de los cruceros y revisa los manuales en la página web [2]. |
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2 |
Elabora provisional de los costos de cada crucero [3]. |
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3 |
Elabora la liquidación de los cruceros en la página web [4]. |
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4 |
Realiza solicitud de los anticipos a cada crucero al área contable [5]. |
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5 |
Realiza un archivo con el balance de la cuenta de cruceros, el cual se compara con las remesas que ingresan con el área contable [6]. |
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6 |
Envía correo a las personas encargadas en GVA con el balance que se tiene, realizando seguimiento a este hasta que el balance quede en cero (0) [Fin]. |
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7. Documentos Relacionados
N/A
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Elaboró |
Revisó |
Aprobó |
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Sergio Agudelo Barrios Coordinador de Procesos |
Stefania Mateus Analista de Cost Control |
Daniel Cundy Gerente General |
