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SOLICITUD Y LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS GF-PT-05 Versión: 0 Fecha de creación: 25/07/2017 Fecha de actualización: 25/07/2017 |
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1. Alcance
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MSC |
BOG |
BUN |
CLO |
CTG |
MED |
2. Objetivo
Establecer los parámetros para la solicitud, legalización y control de los anticipos en el desarrollo de las operaciones propias de Mediterranean Shipping Company Colombia S.A.
3. Definiciones
3.1. Anticipo: Pago previo que se realiza a un tercero por las características de la demanda de un producto y/o servicio que se requiere. Igualmente es un pago previo al colaborador para cubrir los gastos de viaje que realiza en representación o por necesidades de la empresa.
3.2. Legalización: Proceso por el cual mediante documentos mercantiles se refleja la adquisición de un producto o servicio, soportando los gastos realizados ante la solicitud de un anticipo de dinero.
3.3. Documentos mercantiles: Es toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para comprobar un gasto como: cuentas de cobro, recibos de caja menor o facturas.
4. Normas:
4.1. Para la solicitud de anticipos a proveedores se debe:
4.1.1. Para la realización de un anticipo a proveedores nuevos, estos deben estar registrados como proveedores, según el procedimiento COM-PT-01. Selección y Contratación de Proveedores.
4.1.2. El anticipo se puede realizar para el pago total o parcial de un producto o servicio del proveedor según los acuerdos de negociación.
4.1.3. El concepto de solicitud de anticipo debe informar de forma detallada el motivo del anticipo, valor y fecha estipulada del desembolso.
4.1.4. Los saldos a favor del Contratista, proveedor o colaborador, serán reembolsados de acuerdo a las fechas programadas del pago de proveedores y contratistas, en el caso de los colaboradores en que el valor a reembolsar sea menor a $0000 en la sucursales o menor a $000.000 en Bogotá se realizara por la caja menor correspondiente, en caso contrario por transferencia electrónica.
4.1.5. Sera responsabilidad del colaborador realizar la gestión de anticipo de forma oportuna para la entrega del dinero en el tiempo pactado con el proveedor.
4.1.6. El tiempo establecido para la legalización del anticipo a Proveedores o Contratista será el reportado en el formato GF-FT-02 Solicitud de Anticipo de gastos de viaje, o en un término inferior a 8 días calendario después de la solicitud y/o prestación del servicio o compra del producto con la factura original.
4.2. Para la solicitud de anticipos gastos de viaje se debe:
4.2.1. Para solicitud de anticipo de viajes por colaboradores de las sucursales, se debe enviar vía mail el formato GF-FT-02 Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje debidamente diligenciado y autorizado (Ver tabla de firmas de autorización) y con una antelación no menor de 3 días hábiles.
4.2.2. El concepto de solicitud de anticipo debe informar de forma detallada el motivo así:
- Para viajes: trayecto, fecha de salida y fecha de regreso, tipo de transporte y descripción de gastos.
- Visitas clientes: nombre del cliente y tipo de visita.
4.2.3. A continuación, se detallan los gastos permitidos:
- Alimentación: los gastos de alimentación deben ser razonables. Se consideran reembolsables los gastos de alimentación que se generen cuando se está de viaje en las operaciones propias de la compañía y por asuntos relacionados con el negocio.
- Hospedaje y servicios Hoteleros: La Gerencia Financiera autorizará el uso de los hoteles con los cuales se mantengan convenios o de acuerdo a las circunstancias particulares del viaje.
- Transporte: Los gastos de transporte que se reconocen a los colaboradores son: los desplazamientos de la residencia al aeropuerto, hotel al aeropuerto y viceversa, así como los desplazamientos terrestres dentro y fuera de la ciudad.
- Otros Gastos de Viaje: Se aceptan gastos relacionados con visas, pasaportes y vacunas en casos excepcionales, así como gastos de representación.
4.2.4. Todo Tiquete ya expedido, no se puede modificar por las penalidades existentes. Para solicitar un nuevo tiquete se deberá justificar el cambio y debe ser debidamente autorizado por el Gerencia Financiera.
4.2.5. No se aceptarán reembolsos de gastos que no se reporten a través del Formato GF-FT-03 Legalización de Gastos de Viaje.
4.2.6. El tiempo establecido para Legalización de Anticipo de Gastos de Viaje con los soportes correspondientes, será en un término no mayor a tres días hábiles posteriores al regreso del viaje.
4.2.7. Los saldos a favor de los colaboradores serán reembolsados al tercer día hábil después de su registro contable, de acuerdo a las fechas programadas del pago de proveedores.
4.2.8. Los anticipos de viajes realizados en moneda extranjera se entregaran en dólares y deberán ser legalizados en dólares.
4.3. Los anticipos y legalizaciones deben ser aprobadas por los colaboradores autorizados en el Manual de Firmas.
4.4. Las facturas nacionales (Colombianas) deben contemplar la siguiente información:
- Que contenga la expresión Factura de Venta
- Nombre o Razón Social y NIT del vendedor o prestador del servicio
- Identificación de la empresa.
- Discriminación del IVA, cuando este gravado el servicio o compra
- Numeración Preimpresa si no es factura por computador
- Fecha de expedición inferior a la fecha límite de recibido
- Descripción genérica o especifica del servicio prestado y/o compra
- Valor total de la factura
- Que la factura no este enmendada
4.5. Las cuentas de cobro de persona natural o documento equivalente, debe traer anexo la copia del RUT y contemplar la siguiente información:
- Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono
- Fecha de expedición
- Concepto
- Valor de la operación
- Identificación de la empresa
4.6. Los saldos a favor de la empresa, deben ser consignados a la cuenta de la empresa y debe ser adjuntada al formato GF-FT-04 Legalización de Anticipo o formato GF-FT-03 Legalización Gastos de Viaje en el tiempo establecido en el ítem 4.2 del presente procedimiento.
4.7. Si el colaborador no legaliza el anticipo de gastos de viaje transcurridos el tiempo estipulado el área de contabilidad con previa autorización de la Gerencia Financiera, informará al área de gestión humana para que realice el descuento al colaborador según el valor solicitado en el anticipo.
4.8. El colaborador que tenga pendiente anticipos por legalizar del mismo proveedor, no se le aprobará un nuevo anticipo, excepto para el área de operaciones.
5. Responsables
5.1. Gerente
5.1.1. Autorizar la solicitud de anticipo
5.2. Jefe Inmediato
5.2.1. Autorizar la solicitud de anticipo
5.3. Gerente Financiero
5.3.1. Aprobar el descuento de nómina en caso de no legalizarse el anticipo por parte del colaborador
5.4. Asistente Financiero
5.4.1. Hacer seguimiento a la legalización de los anticipos generados
5.4.2. Informar a la Gerencia Financiera los anticipos no legalizados
5.4.3. Informar a la Gerencia Financiera los anticipos pendientes por legalizar de los proveedores
5.4.4. Realizar la gestión del anticipo solicitado
5.5. Gestión Humana
5.5.1. Realiza el descuento de nómina al colaborador autorizado por la Gerencia Financiera
5.6. Colaborador
5.6.1. Diligenciar el formato GF-FT-05 Solicitud de Anticipo para terceros y colaboradores
5.6.2. Legalizar el anticipo con soportes en el formato GF-FT-04 Legalización de Anticipo o formato GF-FT-03 Legalización de Gastos de Viaje
5.6.3. Legalizar los anticipos en los tiempos establecidos según ítem 4.2 del presente procedimiento.
6. Desarrollo
Nota: El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia de las actividades.
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SOLICITUD DE ANTICIPO |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Colaborador |
1 |
Diligencia en su totalidad el formato GF-FT-05 Solicitud de Anticipo y/o solicitud de anticipo de gastos de viaje GF-FT-02, según sea el caso. [2] |
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2 |
Solicita la autorización al Gerente o Jefe Inmediato. [3] |
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Gerente o Jefe Inmediato |
3 |
Aprueba Firma el formato GF-FT-05 Solicitud de Anticipo para terceros y colaboradores y/o solicitud de anticipo de gastos de viaje GF-FT-02, según corresponda [4] |
No Aprueba Hace devolución del formato GF-FT-05 Solicitud de Anticipo y/o solicitud de anticipo de gastos de viaje GF-FT-02, según corresponda, al colaborador, para su reciclaje. [Fin] |
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Colaborador |
4 |
Bogotá: Hace entrega del formato GF-FT-05 Solicitud de Anticipo para terceros y colaboradores y/o solicitud de anticipo de gastos de viaje GF-FT-02, con la Aprobación del Gerente o Jefe Inmediato, al Asistente Financiero. [5] |
Sucursales: y/o solicitud de anticipo de gastos de viaje GF-FT-02, vía mail con la aprobación del Jefe Inmediato al Asistente Financiero. [5] |
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Asistente Financiero |
5 |
Elabora el comprobante de egreso o transferencia, dependiendo de la instrucción dada en el momento de la solicitud del anticipo por parte del solicitante, se realiza cambio del cheque para entrega del dinero, se consigna o se entrega el cheque al beneficiario del pago. [Fin] |
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LEGALIZACIÓN DE ANTICIPO |
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RESPONSABLE |
No. |
ACTIVIDAD |
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Colaborador solicitante |
1 |
Diligencia el formato GF-FT-04 Legalización de Anticipo o formato GF-FT-03 Legalización de Gastos de Viaje y adjunta los soportes correspondientes. [2] |
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2 |
Solicita aprobación del Gerente Financiero. [3] |
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3 |
Envía a Bogotá la legalización del anticipo con todos los soportes al área de causación [4] Nota: gasto no soportado, no será reconocido |
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Gerente Financiero o Jefe Inmediato |
4 |
Aprueba Firma el formato GF-FT-04 Legalización de Anticipo o formato GF-FT-03 Legalización de Gastos de Viaje. [5] |
No Aprueba Hace devolución del formato GF-FT-04 Legalización de Anticipo o formato GF-FT-03 Legalización de Gastos de Viaje al colaborador, para su modificación. [1] |
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Colaborar |
5 |
Hace entrega del formato GF-FT-04 Legalización de Anticipo o formato GF-FT-03 Legalización de Gastos de Viaje. [6] |
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Contador |
6 |
Realiza el procedimiento GF-PT-03 Radicación, Aprobación y Pago a Proveedores. [7] |
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7 |
Realiza el registro contable correspondiente y archivar en el comprobante de egreso o registro contable correspondiente. [Fin] |
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7. Registros
5.1. Formato GF-FT-05 Solicitud de Anticipo para terceros y colaboradores
5.2. Formato GF-FT-02 Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje
5.3. Formato GF-FT-04 Legalización de anticipos
5.4. Formato GF-FT-03 Legalización de Gastos de Viaje
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Elaboró |
Revisó |
Aprobó |
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Emely Calderón Torres Jefe de Procesos
Sergio Agudelo Asistente de Procesos |
Daniel Cundy Gerente General |
Daniel Cundy Gerente General |
