|
GESTIÓN DE CARTERA GF-PT-04 Versión: 0 Fecha de creación: 24/01/2017 Fecha de actualización: 24/01/2017 |
 |
1. Alcance
|
MSC |
BOG |
BUN |
CLO |
CTG |
MED |
2. Objetivo
Realizar una adecuada gestión y cobro de cartera de cada uno de los servicios prestados por Mediterranean Shipping Company Colombia S.A.
3. Definiciones
3.1. Crédito: Es una operación financiera en la que se pone a nuestra disposición una cantidad de dinero hasta un límite especificado y durante un período de tiempo determinado.
3.2. Cartera: Son las deudas que los clientes tienen con Mediterranean Shipping Company Colombia S.A y están originadas de los servicios prestados por la organización.
3.3. Servicio No Conforme:Producto o servicio que no cumple con el requisito especifico o que no cumple con el valor esperado de un proceso.
3.4. Propiedad del Cliente:Son los documentos, datos personales, propiedad intelectual y facturas que se ha emitido al cliente o son de su propiedad.
4. Normas:
4.1. Para identificar los clientes que se encuentra en mora se debe tener en cuenta:
4.1.1. Los días de crédito aprobados para el cliente
4.1.2. El monto aprobado de crédito para el cliente
4.1.3. Las facturas pendientes por pago del cliente
4.1.4. Condiciones especiales otorgadas al cliente
4.2. Para la liberación de la carga del cliente se debe tener en cuenta:
4.2.1. El estado de pagos de las facturas concernientes a la liberación
4.2.2. Verificación del estado de cartera del cliente
4.3. Se debe presentar hasta el día séptimo de cada mes los indicadores de la Gestión de Cartera:
4.3.1. Rotación de Cartera
4.3.2. Monto de la Cartera Vencida
4.3.3. Análisis de Cartera por edades por cliente
4.4. Se considera Propiedad del Cliente los siguientes documentos:
4.4.1. Soportes de pago
4.4.2. Los documentos que son propiedad del cliente se debe conservar de manera organizada y en buen estado
4.4.3. Los documentos del cliente que por error se extravíen o se deterioren se debe informar al cliente lo acontecido.
4.5. Se considera Servicio No Conforme a los ítems relacionados a continuación, para lo cual se debe realizar el procedimiento SER-PT-02 Servicio No Conforme:
4.5.1. Aplicación de un pago de una factura no correspondiente
4.5.2. Información errada del estado de cuenta de un cliente
4.5.3. Retención de la carga por información no correspondiente de un cliente
5. Responsables
5.1. Representante Comercial
5.1.1. Apoyo del proceso en la entrega de los soportes de pago de los clientes
5.1.2. Apoya el proceso de cobro de cartera con los clientes
5.2. Asistente de Cartera
5.2.1. Revisar los movimientos bancarios
5.2.2. Identificar los pagos de los clientes
5.2.3. Aplicar los pagos identificados
5.2.4. Informa al cliente las facturas pendientes de pago
5.2.5. Informa a la gerencia financiera la Cartera los clientes que presentan dificultad en sus pagos
5.2.6. Dar soporte a cliente interno y externo de los pagos recibidos y su aplicación
5.2.7. Generar informes de estado de cartera
5.2.8. Realiza los indicadores correspondientes a la cartera
5.3. Vicepresidente Financiero
5.3.1. Apoya cobro de cartera con clientes con dificultad de pago
5.3.2. Verifica el estado de pago de las facturas de los clientes
5.3.3. Autoriza la liberación de la carga de los clientes de acuerdo al estado de la cartera del mismo
5.3.4. Analiza el comportamiento de pago de los clientes
5.3.5. Informa a la Gerencia General el estado de la cartera
6. Desarrollo
|
Aplicación de Pagos |
|||
|
Responsable |
N˚ |
Actividad |
|
|
Asistente de cartera |
1 |
Descarga los movimientos de los bancos. [2] |
Recepciona de los clientes o Representante Comercial los soportes de pago. [2] |
|
2 |
Identifica las facturas pagadas por el cliente [3] |
||
|
3 |
Realiza la correcta aplicación del pago en la factura correspondiente. [4] |
||
|
4 |
Genera estado de la cartera actualizado de cada cliente. [Fin] |
||
|
Gestión de Cartera |
|||
|
Responsable |
N˚ |
Actividad |
|
|
Asistente de cartera |
1 |
Actualiza el estado de la cartera. [2] |
|
|
2 |
Identifica los clientes que se encuentran en mora. [3] |
||
|
3 |
Envía correo electrónico al cliente relacionando el valor y la(s) factura(s) pendientes de pago. [4] |
||
|
4 |
Respuesta Positiva Realiza la correcta aplicación de los pagos. [5] |
Respuesta Negativa Llama al cliente para gestionar cobro e informa a VP Financiero. [5] |
|
|
6.1. Vicepresidente Financiero
|
5 |
Se comunica con el cliente con el fin de pactar fechas de pago [6] |
|
|
6 |
Verifica el estado de pagos de facturas de los clientes. [7] |
||
|
7 |
Autoriza liberación de la carga cuando aplique. [Fin] |
||
7. Registros
N/A
|
Elaboró |
Revisó |
Aprobó |
|
Emely Calderón Torres Jefe de Procesos
Sergio Agudelo Asistente de Procesos |
María Isabel Ramírez Accounting Manager
José Luis Montenegro Vice Presidente Financiero
|
Daniel Cundy Gerente General |
