GESTIÓN DEL CAMBIO

GE-PT-01

Versión: 5

Fecha de creación: 05/12/2016

Fecha de actualización: 20/04/2026

  

 

 

 

  1. Alcance

 

       

Empresa

BOG

BUN

CLO

CTG

MED

MSC

x

x

x

x

x

Medlog

X

 

 

 

 
  1. Objetivo:

Identificar los impactos que se puedan generar en el momento de presentar cambios en infraestructura, organizacional, tecnológicos, recurso humano, ambiental, en la seguridad en la cadena de suministro y en la prestación del servicio.

 

  1. Definiciones:

 

3.1. Análisis del Cambio: Proceso que permite identificar la existencia y características de los peligros para evaluar la magnitud de los riesgos asociados en los cambios o nuevos proyectos y decidir si dichos riesgos son o no aceptables.

3.2. Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya existente. 

3.3. Gestión del Cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para identificar peligros, evaluar, controlar y monitorearlos riesgos en los cambios y nuevos proyectos. 

3.4. Proyecto: Conjunto de actividades realizadas bajo un esquema establecido, que tienen un inicio y un fin, y que tienen por objetivo crear una instalación o proceso totalmente nuevo.

 

  1. Normas:

 

4.1. En el análisis de la gestión de cambio se debe vincular a las partes interesadas.

4.2. Al momento de gestionar un cambio se debe contemplar la identificación de riesgos tales como:

  • Seguridad industrial
  • Riesgos que afecten a los trabajadores
  • Impactos ambientales
  • Seguridad en la cadena de suministros
  • Prestación del servicio

 

4.3. Evaluar todo cambio o nuevo proyecto antes de la ejecución mediante el proceso de Gestión del Cambio.

4.4. Implementar los controles definidos en la gestión del cambio para mitigar los riesgos a los cuales están expuestos en los cambios.

4.5. Se actualiza la matriz de riesgos acorde a los cambios generados

4.6. Se deben tener en cuenta cambios significativos interno como:

  • Cambio de Infraestructura, instalaciones
  • Cambio de equipos.
  • Nuevos proyectos
  • Cambios a proyectos existentes que modifiquen el plan de trabajo y actividades contempladas
  • Cargos nuevos o reasignación de personal (que impliquen riesgos y controles no contemplados anteriormente)
  • Accidente de trabajo grave o mortal
  • Evento catastrófico: Recuperación post contingencias (naturales o tecnológicos).

4.7. Se deben tener en cuenta cambios significativos externo como:

  • Modificaciones al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo que genere impactos sobre las operaciones o procesos.
  • Nueva legislación o reformas en la normativa legal aplicable en seguridad y salud en el trabajo que genere cambios en procesos o que requiera implementar nuevas actividades.
  • Cambio de Infraestructura, instalaciones

4.8. Se debe mantener el control de los cambios arrojados de las inspecciones planeadas en el formato estado de condiciones

 

  1. Responsabilidades:

 

5.1. Gerente de sucursal

  • Identifica la necesidad de cambio
  • Realiza la gestión del cambio
  • Asigna el presupuesto requerido en los controles para la realización del cambio

 

5.2. Proveedor del Área de Procesos

  • Participa en la identificación de los riesgos.
  • Actualiza los procedimientos requeridos en el cambio
  • Actualiza la matriz de riesgos
  • Acompaña el proceso de gestión del cambio

 

5.3. Colaboradores

  • Solicita los cambios mediante el formato GE-FT-02 Solicitud y análisis de cambio

 

5.4. Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)

  • Identifica las necesidades de cambio en aspectos de seguridad y salud en el trabajo
  • Diligencia formato de gestión del cambio
  • Propone medidas de control aplicables al cambio
  • Seguimiento a las actividades propuestas para la intervención del cambio

 

 

  1. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

SOLICITUD Y GESTIÓN DEL CAMBIO

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Colaborador

1

Diligencia el formato GE-FT-02 Solicitud y análisis del cambio, y adjunta la suficiente documentación de soporte para procesar la solicitud [2]

2

Hace seguimiento a la solicitud para asegurarse de que se obtienen las revisiones y aprobación necesarias. [3]

Gerente de sucursal

3

Recepciona y evalúa la solicitud [4]

4

Aprueba la solicitud y direcciona el formato al área de procesos [5]

Proveedor del Área de Procesos / COPASST

5

Recepciona, evalúa el cambio o nuevo proyecto [6]

Líderes de proceso/ Proveedor del Área de Procesos/ Colaboradores / COPASST

6

Identifica los riesgos y peligros tanto reales como potenciales [7]

 

7

 

Establecen los mecanismos de control requeridos para la gestión del cambio [8]

Proveedor del Área de Procesos

8

Actualiza la matriz de riesgos [9].

Líderes de proceso/ Área de Procesos/ Colaboradores/COPASST

9

Seguimiento a ejecución de mecanismos de control definidos [Fin].

 

  1. Registros
    • Formato GE-FT-02 Solicitud y análisis del cambio

Elaboró

Revisó

Aprobó

 

Sergio Agudelo

Jefe de Procesos

 

 

Andrés Santana

Operation Manager

 

 

Daniel Cundy

Gerente General