|
REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS GE-MA-02 Versión: 1 Fecha de creación: 09/11/2021 Fecha de actualización: 28/08/2023 |
 |
Contenido
- Introducción
- Definiciones
- Oficial de cumplimiento
- Parámetros que se deben tener en cuenta para calificar una operación como inusual o sospechosas:
- Reportes
- Control y registro de transacciones en efectivo
- Event Manager
- Themis
- Comité de seguridad
- INTRODUCCIÓN
El lavado de activos, la financiación del terrorismo, material ilícito en los contenedores, la contaminación de buques, entre otros, constituyen unos de los problemas más graves que enfrenta MSC en la actualidad.
MSC a través del presente documento, establecerá las medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizados como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades ilícitas o para dar apariencia de legalidad a las actividades ilícitas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.
El presente documento contiene las medidas y procedimientos que deben ser observados por los empleados y directivos de MSC Colombia, con el propósito de prevenir y evitar que, en desarrollo de sus actividades, sean utilizadas para la realización de actividades ilícitas.
- DEFINICIONES
2.1. Lavado De Activos: El artículo 323 del Código Penal define esta conducta como: El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la administración pública o vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir, relacionadas con el tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, o le dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes, o se realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito.
2.2. Operaciones Sospechosas: Es aquella Operación Inusual respecto de la cual el Cliente Proveedor o Contratista no ha brindado una explicación satisfactoria y conduce razonablemente a concluir que se está utilizando para ocultar, encubrir, asegurar, custodiar, invertir, adquirir, transformar, transportar o realizar cualquier acto orientado a darle apariencia de legalidad a bienes y servicios provenientes de actividades delictivas, o para destinar recursos a la Financiación del Terrorismo.
2.3. Operaciones Inusuales: Son inusuales aquellas operaciones cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los accionistas o inversionistas, o que se sale por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, de los parámetros de normalidad y no le haya encontrado explicación o justificación que considere razonable.
- OFICIAL DE CUMPLIMIENTO:
El Oficial de Cumplimiento será el encargado de velar o hacer cumplir la totalidad de mecanismos o instrumentos que establece MSC Colombia. Igualmente se encargará de verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones expedidas para efectos de la prevención y control de el lavado de activos, la financiación del terrorismo, material ilícito en los contenedores, la contaminación de buques, entre otros. Éste será elegido por la junta directiva.
3.1. Requisitos Oficial de Cumplimiento
- Ser designado por la Junta Directiva o quien haga sus veces.
- Se trata de una designación de alto nivel jerárquico y capacidad decisoria, que no exige dedicación exclusiva.
- Contar con el tiempo necesario para el desarrollo de sus funciones y estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita cumplir en forma adecuada sus funciones.
3.2. Funciones del Oficial de Cumplimiento
- Verificar el oportuno y estricto cumplimiento de las normas legales establecidas para la prevención de actividades delictivas en el comercio internacional.
- Implementar los procedimientos generales y específicos que considere adecuados para hacer más efectiva la labor.
- Controlar y verificar periódicamente la ejecución de las medidas adoptadas en este campo, así como la información suministrada por las partes interesadas.
- Realizar los estudios necesarios para determinar si una operación inusual en las operaciones de comercio exterior reviste el carácter de sospechosa.
- Informar a las directivas de la empresa acerca de las posibles fallas u omisiones en los controles para la prevención de actividades delictivas, que comprometan las responsabilidades de los colaboradores y de la empresa.
- Presentar ante la Junta Directiva un informe mensual detallado acerca del cumplimiento de las labores a su cargo
- Diseñar, programar y coordinar los planes de capacitación sobre el tema, necesarios para que los diferentes colaboradores de la empresa estén debidamente informados y actualizados.
- Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de prevención y control de actividades delictivas.
- Informar ante la UIAF de forma inmediata operaciones sospechosas
- Enviar el registro de Reportes de Operaciones Sospechosas identificadas y negativas mensualmente.
- Dar respuesta a los requerimientos de las autoridades competente en materia de prevención, detección y control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
3.3. Información sobre el Oficial de Cumplimiento
La designación o reemplazo del Oficial de Cumplimiento, que efectúe la Junta Directiva será comunicada por la gerencia general dentro de los quince (15) días corrientes siguientes a su designación.
3.4. Áreas de soporte para la ejecución de las funciones del Oficial de Cumplimiento
El Oficial de cumplimiento tendrá 2 colaboradores de la compañía que colaborarán con el estudio y la información que se requiera de las personas, clientes o proveedores involucrados.
Estos colaboradores serían de las siguientes áreas de la empresa:
- Coordinador de procesos
- Marketing Analyst
- PARÁMETROS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA CALIFICAR UNA OPERACIÓN COMO INUSUAL O SOSPECHOSAS:
Teniendo en cuenta que una operación inusual es aquella cuya cuantía o características no guardan una relación con la actividad económica del cliente o proveedor, o que, por su número, por las cantidades transadas de normalidad, se determina a continuación cuales serían los parámetros para determinar cuándo una transacción es inusual:
- Que el pago de la operación provenga de un país diferente al país del comprador o al país de destino de la mercancía, sin que exista una relación de causalidad que lo explique.
- Comportamiento de ocultar o encubrir la verdadera naturaleza, origen, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes, o se realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito.
- Operaciones que, por su número, cantidades transadas o características particulares, exceden los parámetros de normalidad establecidos para el segmento de mercado, o sobre las que existen serias dudas o indicios en cuanto a la naturaleza de las mercancías o su procedencia.
- Intento de incumplir con las normas o procedimientos aduaneros, tributarios o cambiarios o que ya hubieren sido sancionados por infracciones al régimen cambiario o al régimen aduanero.
- Inconsistencias en la información relacionada con la existencia, identificación, dirección del domicilio, o ubicación del usuario.
- Cuando el documento de transporte viene a nombre de una persona o sociedad reconocida y posteriormente es endosado a un tercer sin trayectoria en el sector.
- Cuando un importador cambie constantemente de Agente de Aduanas y depósito.
- La importación de bienes suntuarios, como vehículos lujosos, obras de arte, piedras preciosas, esculturas, etc., que se realicen de manera esporádica o habitual y que no tengan relación directa con la actividad económica o el giro ordinario de los negocios del usuario.
- Cliente que se rehúsa o evita entregar información actual o histórica relacionada con su actividad económica Acreencias o capacidad financiera.
- Cliente que no desea le sean enviados correos con sus estados de cuenta, y tampoco los retira o lo hace muy esporádicamente.
- Cliente que presiona e insiste en que una operación se realice con extrema rapidez, evitando cualquier trámite “burocrático” sin justificar el motivo de su apremio.
- Cliente que ofrece pagar comisiones, sin justificación legal y lógico por los servicios solicitados.
- Clientes que se muestran nerviosos, dudan de las respuestas y/o consultan datos que presentan escritos, al preguntárseles por información requerida por la vinculación.
- Clientes catalogados como PEP´s (Persona Expuesta Políticamente) que trate de evitar el adecuado y completo diligenciamiento de los documentos o no justifica adecuadamente el origen del dinero con el que se vincula.
- Información pública sobre presunta relación del cliente en actividades de blanqueo de capitales, narcotráfico, terrorismo corrupción gubernamental, fraude, y otros delitos conexos.
- Clientes que se encuentran incluidos en listas nacionales e Internacionales sobre lavado de activos y Financiamiento del Terrorismo, fugitivos, criminales, terroristas, o buscados por las autoridades.
- Cliente que presentan documentos de identificación inusuales, adulterados o ilegibles que dificultan su verificación.
- Cliente que envía frecuentes transferencias de dinero desde territorios o países considerados no cooperantes, por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), o paraísos fiscales o regímenes fiscales preferenciales nocivos, por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), sin una justificación económica aparente o si dichas transacciones no son consistentes con el comportamiento de negocios histórico del cliente.
- Cliente con conocidas deficiencias de liquidez que en poco tiempo y sin explicación presentan reactivación del flujo de efectivo en sus cuentas productos y relaciones comerciales.
- Cliente con cambios representativos en los movimientos financieros de sus empresas que no son acordes con el comportamiento general del sector.
- Personas jurídicas sin presencia física o sin historial o antecedentes patrimoniales, económicos, comerciales, industriales o financieros, de acuerdo con su objeto social, ni de sus propietarios o sus socios fundadores o estos no son identificables.
- Clientes cuyos teléfonos se encuentran desconectados o el número, al realizar la llamada de verificación no concuerda con la información.
- REPORTES
5.1. Reportes Internos
- Reporte interno de operaciones inusuales o sospechosas
Siempre que un empleado de MSC. en desarrollo de sus funciones detecte una operación inusual, deberá reportar este hecho en forma inmediata por escrito a su superior jerárquico quien de inmediato deberá poner este hecho en conocimiento del oficial de cumplimiento para que se dé inicio a la investigación respectiva. El escrito mediante el cual se reporte una transacción inusual, deberá contener:
- Fecha del reporte
- Colaborador que lo realiza
- Nombre del colaborador. Cliente o proveedor relacionado
- Razones claras por las cuales la operación se considera inusual
- Toda la información relevante del caso.
5.2. Reportes externos
b. Reporte externo de operaciones sospechosas
Toda operación determinada como sospechosa será reportada en forma inmediata a la UIAF por parte del oficial de cumplimiento.
Nota: No se requiere que la empresa tenga certeza de que se trata de actividades delictivas, o que las operaciones que se realizan provengan de esas actividades, sino que estas sean inusuales o sospechosas, o se encuentren enmarcadas en los criterios de riesgos o razonablemente estimen que las operaciones son irregulares o extrañas.
El reporte de la Operación Sospechosa no exime del deber de denunciar, si a ello hubiere lugar, consagrado en el artículo 27 del Código de procedimiento penal, el cual establece que “Toda persona debe denunciar a la autoridad las conductas punibles de cuya comisión tenga conocimiento.”
- CONTROL Y REGISTRO DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO
Dentro de las políticas internas de la Compañía no está permitido ninguna transacción directa en efectivo, sino que las mismas se manejan a través de las entidades financieras, la cuales están obligadas a realizar la verificación de la persona que está haciendo la transacción.
- HERRAMIENTA EVENT MANAGER
Aplicativo que permite generar comunicaciones para casa matriz (ginebra) en tres aspectos
- Operaciones marítimas: cambios en itinerarios, cambios en niveles de seguridad portuarios, cancelación u omisión de buques
- Documental: Correcciones a los Bls- cambios de destinos, liberaciones de carga- telex reléase.
- Seguridad:
- Prensa (noticias): En temas de seguridad en operaciones marítimas (líneas marítimas).
- Notificaciones preventivas: inspecciones de autoridades antinarcóticos (caninas, buzos, cubierta del buque).
- Incidentes reales: reporte de incidentes que se presentaron (contaminación), discrepancias en los sellos.
7.1. OBJETIVO
Comprender el concepto del nuevo portal Fleet, Network, Terminal Efficiency y más específicamente del módulo Event Manager a través del cual MSC Colombia gestiona los casos de operaciones sospechosas o inusuales.
7.2. PARTICIPANTES
- MSC Ginebra
- Capitanes de puerto
- Agencias MSC WW
- Centros de planificación
- Oficinas técnicas
- Gerentes Regionales de Operaciones
7.3. ¿Qué necesito para utilizar Event Manager?
- Event Manager es parte de un portal web y requiere un navegador de Internet.
- Le recomendamos encarecidamente que utilice Google Chrome con al menos la versión 43.x.x ...
- Sin embargo, Explorer y Firefox también lo harán, avísenos si encuentra algún error que funcione en estos navegadores.
7.4. ¿Qué credenciales debo utilizar?
Debe utilizar su nombre de usuario / contraseña de TMS para iniciar sesión en Event Manager.
7.5. ¿Cuál es la dirección web?
7.6. ¿Cómo puedo comprobar mi versión de Google Chrome?
- Haga clic en el icono de menú en la esquina superior derecha de Google Chrome
- Haga clic en "acerca de Google Chrome"
- El número de versión debe ser superior o igual a 43.
7.7. ¿Qué puedo hacer si olvido mi contraseña?
- Haga clic en el enlace a continuación y se le enviará un correo electrónico con su contraseña
- https://sts.mscgva.ch/account/ForgotPassword o haga clic en olvidé mi contraseña en la página de inicio del portal
7.8. Asistencia en el portal
Póngase en contacto con: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.; This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
7.9. ¿Qué es el portal de eficiencia de flotas, redes y terminales?
Este portal ha sido diseñado para proporcionar una plataforma común a los departamentos operativos. Capitanes de puerto, administradores de red, operaciones marítimas / portuarias, planificadores, líneas de operaciones.
7.10. ¿Qué aplicaciones hay dentro del portal?
Dependiendo de su perfil / rol, puede acceder a una o varias aplicaciones. Se puede acceder a estas aplicaciones haciendo clic en el icono ubicado en la banda superior del portal.
7.11. ¿Cuál es el concepto principal del Event Manager?
- Estandarizar la comunicación
- Capacidad para realizar análisis adicionales
- Armonice nuestra forma de trabajar
- El intercambio de información
7.12. Eventos
La herramienta Event Manager permite registrar y realizar seguimiento a eventos operativos como:
- PORT SECURITY AUDIT (Auditoría De Seguridad Portuaria): Cuando las autoridades programan una auditoria de seguridad a nosotros.
- POR SECURITY SEAL ANOMALY (Anomalía del Sello de Seguridad): Cuando existe una discrepancia en los sellos al arribo a puertos de transbordo en exportación o cuando la carga llega a puerto colombiano en importación.
- PORT SECURITY CONCERN (Asuntos De Seguridad Portuaria): Donde se reportan todas las inspecciones de autoridades, material ilícito encontrado o inspecciones preventivas
Subdivisiones de PORT SECURITY CONCERN:
- Actual incident Ocurred: Se refiere a un incidente que realmente ocurrió, como encontrar una contaminación a bordo del buque, o cambios de sellos después de encontrar material ilícito
- Divers inspection: Cuando se realiza inspección de buzos al buque
- Illicit material discovered: Cuando se encuentra material ilícito en el contenedor (no se limita solo a droga)
- Inspection by authorities: Cuando hay una inspección de las autoridades a contenedores o buque.
- K9 inspection: Cuando hay una inspección canina al buque
- Media information: Cuando hay una noticia referente a seguridad o contaminación en periódicos o noticieros (de MSC o de la competencia)
- Preventative Notification: Cuando hay una inspección por sospecha de contaminación al buque o contenedores
- Security breach: Cuando hay una falta de seguridad en terminal o buque (acceso indebido)
- Suggested área of improvement: Cuando hay un área en donde nos recomiendan alguna mejora (en el buque)
7.13. PROBLEMAS / CONSECUENCIAS
- Dificultades del responsable para saber con quién debe contactarse
- Por esa razón, la persona a cargo pierde el tiempo para encontrar a la persona correcta.
- En algunos casos, las partes interesadas no son contactadas en absoluto.
- Contaminación del correo electrónico relacionada con el hecho de que se contacta involuntariamente con partes no interesadas
- Actualmente, los eventos operativos no se registran, por lo que no se realizan muchos tipos de análisis.
Después del lanzamiento del administrador de eventos, el responsable creará y enviará sus eventos a través de la herramienta.
A partir de ahí cada usuario será responsable de seguir o no los eventos gracias a la gestión de su configuración.
Los usuarios tendrán la opción de:
- Reciba sus eventos por correo electrónico
- Reciba una selección de eventos por mensaje de texto
- simplemente consulte los eventos sobre posiciones de flota en las secciones de pestañas de buques, servicios o puertos
7.14. BENEFICIOS
- Ahorro de tiempo para encontrar al equipo correcto
- Reducción del flujo de correo electrónico
- Los interesados serán informados a su debido tiempo.
- Las personas pueden elegir la forma en que desean estar informadas.
- Estructurar la forma en que trabajamos
- Posibilidad de analizar las decisiones operativas (costes, impactos…)
7.15. DEPARTAMENTOS DE ENTRADA
Departamentos involucrados en la entrada de Event Manager hasta ahora:
- Capitanes de puerto
- Oficinas técnicas de buques
- Operaciones portuarias
- Administradores de red
- Operaciones de línea
- Centros de planificación
- Gerentes regionales de operaciones
- Operaciones marinas
- Comunicación
- Horarios
Cada evento declarado y enviado se envía instantáneamente al administrador de eventos y a la posición de la flota.
Los eventos de tipo de documento también están vinculados a las posiciones de la flota y la intranet, como Horarios y Planes de atraque.
7.16. VISUALIZACIÓN DE EVENTOS
Dos formas de ver los eventos
- En la posición de la flota a través de la pestaña Buques, Servicios o Puertos
- En el gestor de eventos directamente
Los departamentos de entrada ahora enviarán comunicaciones a través del administrador de eventos.
EVENTOS PÚBLICOS VS EVENTOS OPERACIONALES
Hemos introducido una noción de eventos públicos y operativos.
No todos los usuarios pueden crear un evento, pero todos los que tienen acceso al portal de la flota pueden visualizar su contenido.
Por esta razón, hemos creado dos tipos de grupos, para que los eventos sensibles no se vean en todo el mundo.
Evento público
Un tipo de evento público será visible para cualquier empleado de MSC que tenga una cuenta de TMS.
Evento operativo
Un tipo de evento operativo será visible solo para perfiles específicos que son:
- Ginebra todo
- Planificadores
- Capitanes de puerto
- Oficinas técnicas
- Gerentes Regionales de Operaciones
¿Qué hay de vincular el administrador de eventos a otras aplicaciones?
El administrador de eventos está y puede estar vinculado a muchas otras aplicaciones como:
- POSICIÓN DE LA FLOTA
- VCI
- BMS
- CPDS
- Y más…
Es decir. en el sistema BMS, las órdenes de búnker podrían desencadenar un evento automáticamente al crearse.
Enlace a otras aplicaciones posibles a través del administrador de eventos y envío a MSC world
Gerente de eventos # Outlook
Paso 1
Por ejemplo, declaras una huelga en el Administrador de eventos.
Paso 2
La acción emprendida será declarar una omisión
Las conversaciones de seguimiento que ocurren entre el paso 1 y el paso 2 continúan realizándose en el mismo proceso que el correo y el teléfono de hoy.
El objetivo de esta herramienta es registrar y realizar un seguimiento de todas las comunicaciones y documentos operativos y oficiales. De cualquier manera, reemplazará el correo electrónico.
SI REQUIERE AYUDA, POR FAVOR CONTACTE A:
This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. y
This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
7.17. COMO CREAR UN EVENTO
Accede al administrador de eventos
Una vez que esté en el portal de eficiencia Fleet - Network - Terminal, haga clic en el ícono Event Manager
¿Cuáles son los filtros en la sección de vista?
- Mis eventos: le mostrará los eventos que creó
- Eventos que sigo: te mostrará los eventos que sigues en tu configuración
- Eventos de titulares: le mostrará los eventos de titulares (de a)
- Tipos: el filtro de eventos / instrucciones está configurado de forma predeterminada, también puede seleccionar los eventos del documento
La hoja de la pestaña Event Manager toma la forma de una cuadrícula presentada de esta manera
- Creado el: muestra la fecha de creación del evento
- Creado por: muestra la persona que creó el evento.
- Evento: muestra el título / tipo del evento
- Motivo: muestra los motivos relacionados con el evento.
- Asunto: muestra el tema / parámetros principales relacionados con el evento
- Nb versión: muestra el número de versiones que el creador ha emitido del evento.
7.18. FICHA DEL ADMINISTRADOR DE EVENTOS
¿Qué acciones nos permiten hacer los iconos?
- Ver detalles: esta acción abrirá el mensaje completo del evento
- Crear nueva versión: esta acción permitirá al creador del evento editar y enviar una nueva versión de su evento.
- Cancelar este evento: esta acción permitirá al creador cancelar el evento sin que se elimine. Permanecerá en la lista de eventos y comenzará tachado.
- Eliminar este evento: esta acción eliminará el evento del Administrador de eventos. Esta acción solo la puede realizar el administrador.
Cómo crear un evento paso a paso
- Seleccione el botón superior derecho
- Elija el evento que desea declarar de la lista desplegable
3. Seleccione los motivos relacionados con el evento
4. Escriba su texto en el cuadro de mensaje siguiendo exactamente la misma lógica que cuando escribe un correo electrónico
- Complete los parámetros solicitados que se muestran en el lado derecho de la pantalla. Los parámetros obligatorios se designan con un asterisco rojo.
Iconos que encontrará en los banners de cada sección de parámetros:
Los asteriscos rojos están aquí para señalar los parámetros obligatorios
Al hacer clic en la goma se borrará todo el contenido de los parámetros.
El icono de clonación permite la (s) duplicación (es) del parámetro en cuestión
- Posibilidad de adjuntar un archivo si es necesario
- Una vez que haya completado todos sus parámetros, puede continuar haciendo clic en el botón Continuar en la parte superior derecha de la pantalla.
- Verifique la lista de destinatarios que aparecerá en el lado derecho de su pantalla y que no faltan ninguno de sus principales interesados con el filtro de búsqueda
EVENTOS PÚBLICOS VS EVENTOS OPERACIONALES
No todos los usuarios pueden crear un evento, pero todos los que tienen acceso al portal de la flota pueden tener acceso a todos los eventos que se han creado.
Por esa razón, hemos establecido 2 tipos de roles de eventos, para que los eventos sensibles no se publiquen a escala mundial.
Evento público
Cualquier empleado de MSC que posea una cuenta de TMS podrá ver un tipo de evento público.
Evento operativo
Un tipo de evento operativo será visible solo por perfiles específicos que serán:
- Ginebra todo
- Planificadores
- Capitanes de puerto
- Oficinas tecnicas
- Gerente Regional de Operaciones
¿Cómo sé quién verá el evento que creé?
En el proceso de creación del evento, aparecerá la siguiente declaración en rojo para avisar que el evento será visible para TODOS los usuarios
EVENTOS PRINCIPALES
El parámetro titulares brindará la posibilidad de mostrar un evento en la parte superior de la lista y en rojo en la posición de la flota, durante un período determinado.
Lista de receptores
No puede eliminar personas de la lista, ya que se basa en su configuración. Pero en caso de que falte un colega o necesite agregar socios, puede agregarlos seleccionando 
Enlace entre aplicaciones
Posibilidad de ver los eventos no solo en el Administrador de Eventos sino también dentro de las Posiciones de la Flota haciendo clic en los iconos de eventos / instrucciones establecidas en cada pestaña (Embarcaciones, Servicios y Puertos)
Los documentos como los planes de atraque o los archivos de horarios procesados a través del administrador de eventos son visibles instantáneamente en las posiciones de la flota y en la intranet http: //members/planning/index.html
CONFIGURACION
7.19. INTRODUCCIÓN AL GESTOR DE EVENTOS
¿Qué debo hacer después de mi primera conexión en el administrador de eventos?
La primera vez que se conecta en el Administrador de eventos, debe personalizar su configuración para recibir por correo todos los eventos, instrucciones y documentos que necesita.
¿Cómo accedo a mi configuración?
Mi configuración se encuentra en la banda superior del portal junto con las otras aplicaciones.
Las comunicaciones y documentos operativos oficiales se procesarán a través del Administrador de eventos.
Por esa razón, si no realiza su configuración, no recibirá ningún evento por correo electrónico.
Ahora eres responsable de seguir tus eventos, por lo que hacer tu configuración es un paso importante.
En caso de cualquier duda sobre el proceso y el método de configuración, comuníquese con el equipo de soporte: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Permitir principalmente al usuario seguir algunos eventos en Main / to y otros en Secondary / Cc
Recepción de eventos principales
- Servicios en Main: Recibiré por correo los eventos de todos los puertos que el buque haga escala en mi servicio.
- Ubicaciones en Main: Recibiré por correo los eventos de los puertos que he seleccionado y también los eventos del puerto anterior para estar informado de eventuales retrasos en mi puerto principal.
- Buques en Main: Recibiré por correo los eventos relacionados con los puertos a los que llamaron los buques que seleccioné.
Recibir eventos secundarios
- Servicios en Secundaria: Recibiré por correo los eventos de todos los puertos que el buque haga escala en mi servicio.
- Ubicaciones en Secundaria: Recibiré por correo los eventos de los puertos que he seleccionado.
- Buques en Secundaria: Recibiré por correo los eventos relacionados con los puertos que llamaron los buques que seleccioné.
Seleccione los servicios que necesita y desea seguir / recibir por correo.
Puede poner los servicios de los que está a cargo en “principal” y cualquier adicional que pueda necesitar en “secundario”.
Seleccione los puertos que necesita y desea seguir / recibir por correo.
Puede poner las ubicaciones de las que está a cargo en "principal" y cualquier adicional que pueda necesitar en "secundaria".
7.20. REGLA PRINCIPAL EN UBICACIONES
7.21. REGLA SECUNDARIA EN UBICACIONES
7.22. MIS AJUSTES POR EMBARCACIONES
Seleccione las embarcaciones que necesita y desea seguir / recibir por correo.
Puedes poner las embarcaciones de las que estás a cargo en “principal” y cualquier adicional que puedas necesitar en “secundaria”.
7.23. MIS AJUSTES POR FLOTA TÉCNICA
Seleccione las flotas que necesita y desea seguir / recibir por correo.
Puede poner las flotas de las que está a cargo en “principal” y cualquier adicional que necesite en “secundaria”.
7.24. MIS AJUSTES POR EVENTOS
Proceso explicado por caso:
- Cambio de rotación en TODOS / Cc = Recibirá TODOS los cambios o rotaciones ya que esta acción cancelará cualquier configuración.
- Cortar y ejecutar en MAIN / To = Recibirá los eventos de Cortar y ejecutar relacionados con todas sus configuraciones principales
- Estación piloto ETA en SECUNDARIA / Cc = Recibirá los eventos ETA relacionados con todas sus configuraciones secundarias
7.25. PERFIL CLON
Posibilidad de duplicar el perfil de otro usuario
En caso de que su colega esté de licencia, puede recibir sus eventos usando "Clonar perfil"
Esta opción le permite acumular su configuración con sus colegas temporalmente.
7.26. RECORDAR
Puedes cambiar tu configuración cuando quieras
Si no realiza su configuración, aún podrá ver todos los eventos directamente en el Administrador de eventos y en las posiciones de la flota.
No olvide presionar guardar en cada hoja de pestañas
- APLICATIVO THEMIS (HQ- RISKMANAGEMENT)
Una vez se realiza el registro en el aplicativo Event Manager se debe realizar registro en el aplicativo THEMIS
Previo al registro del caso en Themis se debe diligenciar el check list
El enoque de Themis va al cumplimiento legal de las operaciones reales que sucedieron de acuerdo a esto el alcance para el registro en el aplicativo lo tienen en Colombia los siguientes cargos:
- Claims handle: para temas de reclamaciones de clientes
- Documentation manager and operations: para temas de seguridad
- Comité de seguridad
Con el fin de realizar seguimiento a las siguientes actividades:
- Operaciones inusuales o sospechosas
- Operador económico autorizado-OEA
- SARLAFT
- C-TPAT
Se establece reuniones periódicas de manera trimestral.
Comité 1: Operaciones inusuales o sospechosas, SARLAFT, OEA y C-TPAT
Entre los puntos a tratar son:
- Casos de contaminación en el periodo (trimestres)
- Status de los casos
- Revisión de procedimientos y capacitaciones
- SARLAFT: reporte operaciones
Se debe dejar registro en el formato GE-FT-04 minutes of the meeting & workshop & seminars held/ attended.
Comité 2: ISO 28000
Los criterios de revisión del sistema de gestión de la seguridad conforme a la norma ISO 28000: 2007 debe contar con la siguiente información de entrada:
- Resultados de las auditorias y evaluaciones de conformidad con los requisitos legales y con otros requisitos que suscribe la organización
- Comunicación (es) de partes externas interesadas, incluidas quejas;
- El desempeño de la seguridad de la organización
- El grado en el que se cumplen objetivos y metas
- Estado de las acciones correctivas y preventivas
- Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección anteriores
- Circunstancias cambiantes, incluidos desarrollos en requisitos legales y otros, relacionados con aspectos de su seguridad
- Recomendaciones de mejora
Se establece reuniones periódicas de manera trimestral, Se debe dejar registro en el formato GE-FT-01 Acta
