MANUAL DELAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN AL TERRORISMO Y CONTRABANDO

GE-MA-01

Versión: 3

Fecha de creación: 20/01/2017

Fecha de actualización: 17/10/2024

  

 

 

 

1.  ALCANCE

MSC

BOG

BUN

CLO

CTG

MED

 

2.  OBJETIVO  

Establecer los controles para proteger a Mediterranean Shipping Company Colombia S.A.S de ser utilizada directamente o a través sus operaciones como instrumento para el Lavado de Activos y/o de ser objeto de presiones para la financiación de actividades terroristas, y tráfico de armas de destrucción masiva, enfocados a las operaciones seguras y confiables.

 

 

3.  DEFINICIONES:

3.1. Armas de destrucción masiva (ADM): Son armas capaces de eliminar a un número muy elevado de personas de manera indiscriminada y causar grandes daños económicos y medioambientales. Se consideran armas de destrucción masiva las nucleares, biológicas y químicas.

3.2. Cliente: Es toda persona que negocia y contrata los servicios de la empresa y paga por ellos.

3.3. Contrapartes: Personas naturales o jurídicas con las cuales la empresa tiene vínculos de negocios o jurídicos de cualquier orden.

3.4. Contratista: Persona natural o jurídica, sus agentes, subcontratistas, y los miembros de su personal, incluidos pero sin limitarse a, sus respectivos funcionarios, empleados, contratistas y dependientes, que presta a la empresa algún tipo de servicio.

3.5. Factores de riesgo: Son los agentes generadores del riesgo de Lavados de Activos y Financiación del Terrorismo.

3.6. Financiación del Terrorismo: El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas

3.7. Lavado de Activos: Conjunto de procedimientos tendientes a ocultar o dar apariencia de legalidad a bienes o fondos producto de actividades ilegales para hacerlos aparentar como legítimos.

3.8. Oficial de Cumplimiento: Es la persona designada por la Junta Directiva de la empresa, que tiene la responsabilidad de verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de los procedimientos contenidos en el presente Manual. Además es el enlace directo con las Subdirecciones de Fiscalización Aduanera y la Subdirección de Control Cambiario, para atender sus requerimientos y velar por el cumplimiento de las instrucciones impartidas a través de la Circular 170 de 2002 de la DIAN.

3.9. Operaciones inusuales: Es aquella transacción que por su número, cantidad, frecuencia o cualquier otra característica no guarda relación con la actividad económica del Cliente, Proveedor o Contratista de la empresa.

3.10. Operaciones Sospechosas: Es aquella Operación Inusual respecto de la cual el Cliente Proveedor o Contratista no ha brindado una explicación satisfactoria y conduce razonablemente a concluir que se está utilizando para ocultar, encubrir, asegurar, custodiar, invertir, adquirir, transformar, transportar o realizar cualquier acto orientado a darle apariencia de legalidad a bienes y servicios provenientes de actividades delictivas, o para destinar recursos a la Financiación del Terrorismo.

3.11. Proveedor: Persona natural o jurídica que realiza venta de bienes o productos a Mediterranean Shipping Company Colombia s.a.

3.12. R.O.S.: “Reporte de operaciones sospechosas” Informe que se realiza ante la UIAF de forma mensual que contiene las verificaciones de operaciones que impliquen comportamientos a los que se refiere la circular. Con el reporte sólo se cumple con el deber de colaboración con las autoridades de informar situaciones anormales, así no se presenten operaciones sospechosas se debe realizar el reporte.

3.13. UIAF: Sigla de Unidad de Información y Análisis Financiero. Esta entidad tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para LA/FT, e imponen obligaciones de reporte a determinados sectores económicos.

 

4.  NORMATIVIDAD VIGENTE

Ley 663 de 1993

Estatuto Orgánico Financiero.

Ley 526 de 1999

Por medio de la cual se crea la Unidad de Información y Análisis.

Financiero (UIAF)

Ley 190 de 1995

Estatuto anticorrupción.

Ley 333 de 1996

Extinción de dominio sobre bienes adquiridos de forma ilícita.

Ley 599 de 2000

Código Penal Colombiano –Tipificación de delitos en los cuales tiene origen el Lavado de Activos y la financiación el terrorismo.

Ley 1474 de 2011

Por medio de la cual se dictan normas orientadas a fortalecer mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad y control de la gestión pública.

Ley 1708 de 2014

Por medio de la cual se expide el Código de extinción de dominio.

Ley 1121 de 2006

Disposiciones en materia de Financiación del Terrorismo.

Resolución 285 de 2007 de la UIAF

Por la cual se impone a los depósitos públicos y privados; sociedades de intermediación aduanera; sociedades Portuarias; usuarios de zona franca; empresas transportadoras; agentes de carga internacional; usuarios aduaneros permanentes y usuarios altamente exportadores, la obligación de reportar de manera directa a la Unidad de Información y Análisis Financiero y la obligación de tener un oficial de cumplimiento acreditado.

Resolución 212 de 2009

Por la cual se impone la obligación de presentar reporte trimestral para informar que en el trimestre no se detectaron operaciones sospechosas.

Decreto 1497 de 2002

Por medio del cual el Gobierno Nacional Reglamentó parcialmente la Ley 526 de 1999.

Circular externa 026 de 2008

 

Derogación, modificación e incorporación de formatos e instructivos relacionados con el reporte de información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF- y precisiones al SARLAFT. Superintendencia Financiera de Colombia.

Circular externa 022 de 2007

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo. Superintendencia Financiera de Colombia.

Circular Externa 100-00005 de 2014

Sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT. Reporte obligatorio de información a la UIAF.

Circular Externa 170 de

2002

Prevención y control al Lavado de Activos. La presente circular sustituye la circular 088 del 12 de octubre de 1999 DIAN.

 

5.  GRUPO DE INTERES

El grupo de interés para la aplicación del presente manual será Clientes, Colaboradores y Proveedores, quienes se les realizara el estudio adecuado y oportuno al momento de tener o realizar una relación comercial o contractual, esto con el fin de evitar que la empresa sea utilizada como un medio para la ejecución de actividades ilícitas que puedan llevar a incurrir en algún riesgo jurídico, operacional, de contagio, o reputacional.

 6.  LINEAMIENTOS 

6.1. Para la vinculación de los Clientes de la empresa, se debe:

6.1.1. Realizar visita al cliente

6.1.2. Verificar que los documentos entregados por el cliente correspondan a los datos reales del cliente: formato GC-FT-02 Conocimiento del cliente- circular 170, Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio no mayor a 90 días, RUT, Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

6.1.3. Se requiere verificar la siguiente información con personas naturales o jurídicas, se deberá verificar la siguiente información:

  • Nombre y apellidos o razón social del cliente
  • Número del documento de identificación o NIT
  • Dirección
  • Nombres, apellidos, identificación de los socios y representantes legales
  • Actividad económica
  • Capital social registrado

6.1.4.  Verificación de antecedentes de los clientes y sus representantes legales.

6.1.5.  Se debe realizar estudio financiero a los clientes teniendo en cuenta los documentos relacionados en el procedimiento GC-PT-01_Gestión_Comercial ítem 4.2. 

6.2.  Para la vinculación de proveedores y/o contratistas de Mediterranean Shipping Company Colombia S.A.S:

6.2.1. Verificar que los documentos entregados por el cliente correspondan a los datos reales del cliente: registro de proveedores, Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio no mayor a 90 días, RUT, Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

6.2.2.  Se requiere verificar la siguiente información con personas naturales o jurídicas, se deberá verificar la siguiente información:

  • Nombre y apellidos o razón social del cliente
  • Número del documento de identificación o NIT
  • Domicilio y residencia
  • Nombres, apellidos, identificación de los socios y representantes legales
  • Actividad económica
  • Capital social registrado

6.2.3.  Verificación de antecedentes de los proveedores y sus representantes legales.

 

6.3.  Para la vinculación de personal de la empresa, se debe:

6.3.1.  Verificar que los documentos entregados por el candidato: hoja de vida, certificaciones de estudio.

6.3.2.  Resultados de pruebas psicotécnicas.

6.3.3.  Verificación de antecedentes de los candidatos por parte del área de seguridad. 

6.3.4.  En caso de ser personal contratado por temporal se deberá solicitar copia de la documentación y garantizar que el proveedor cumpla con la verificación de la información de estudios, referencias laborales, referencias personales, pasado judicial entre otras que apliquen según el perfil.

6.4.  En el mantenimiento de clientes, continuidad de proveedores y colaboradores se realizara verificación de antecedentes con frecuencia anual y actualización de datos.

 

7.   SEÑALES DE ALERTA


Señales de alerta relacionadas con la gestión de los clientes.

  • Operaciones que, por su número, cantidades transadas o características particulares, exceden los parámetros de normalidad establecidos para el segmento de mercado, o sobre las que existen serias dudas o indicios en cuanto a la naturaleza de las mercancías.
  • Intento de incumplir con las normas o procedimientos aduaneros, tributarios o cambiarios o que ya hubieren sido sancionados por infracciones al régimen cambiario o al régimen aduanero.
  • Inconsistencias en la información relacionada con la existencia, identificación, dirección del domicilio, o ubicación del usuario.
  • Cuando el documento de transporte viene a nombre de una persona o sociedad reconocida y posteriormente es endosado a un tercer sin trayectoria en el sector.
  • Cuando un importador cambie constantemente de Agente de Aduanas y deposito.
  • Cliente que se rehúsa o evita entregar información actual o histórica relacionada con su actividad económica Acreencias o capacidad financiera.
  • Cliente que no desea le sean enviados correos con sus estados de cuenta, y tampoco los retira o lo hace muy esporádicamente.
  • Cliente que presiona e insiste en que una operación se realice con extrema rapidez, evitando cualquier trámite “burocrático” sin justificar el motivo de su apremio.
  • Cliente que ofrece pagar comisiones, sin justificación legal y lógico por los servicios solicitados.
  • Clientes que se muestran nerviosos, dudan de las respuestas y/o consultan datos que presentan escritos, al preguntárseles por información requerida por la vinculación.
  • Clientes catalogados como PEP´s (Persona Expuesta Políticamente) que trate de evitar el adecuado y completo diligenciamiento de los documentos o no justifica adecuadamente el origen del dinero con el que se vincula.
  • Información pública sobre presunta relación del cliente en actividades de blanqueo de capitales, narcotráfico, terrorismo corrupción gubernamental, fraude, y otros delitos conexos.
  • Clientes que se encuentran incluidos en listas nacionales e Internacionales sobre lavado de activos y Financiamiento del Terrorismo, fugitivos, criminales, terroristas, o buscados por las autoridades.
  • Cliente que presentan documentos de identificación inusuales, adulterados o ilegibles que dificultan su verificación.
  • Cliente que envía frecuentes transferencias de dinero desde territorios o países considerados no cooperantes, por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), o paraísos fiscales o regímenes fiscales preferenciales nocivos, por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), sin una justificación económica aparente o si dichas transacciones no son consistentes con el comportamiento de negocios histórico del cliente.
  • Cliente con conocidas deficiencias de liquidez que en poco tiempo y sin explicación presentan reactivación del flujo de efectivo en sus cuentas productos y relaciones comerciales.
  • Cliente con cambios representativos en los movimientos financieros de sus empresas que no son acordes con el comportamiento general del sector.
  • Personas jurídicas sin presencia física o sin historial o antecedentes patrimoniales, económicos, comerciales, industriales o financieros, de acuerdo con su objeto social, ni de sus propietarios o sus socios fundadores o estos no son identificables.
  • Clientes cuyos teléfonos se encuentran desconectados o el número, al realizar la llamada de verificación no concuerda con la información.

                                                         

Señales de Alerta Relacionadas con el comportamiento de los Proveedores

 

  • Constitución de empresas con capitales o socios provenientes de territorios o países considerados no cooperantes, por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI),o paraísos fiscales o regímenes fiscales preferenciales nocivos, por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE).
  • Las empresas que se abstienen de proporcionar información completa, como actividad principal, referencias, nombre de directores, estados financieros.”
  • Documentación de proveedores que no concuerde con cámara de comercio ni financiera
  • Variaciones frecuentes en la información suministrada al momento de vinculación
  • No aceptación de la realización de las visitas de seguridad en sus instalaciones por parte de MSC
  • Solicitud de pago de obligaciones a favor de terceros o por medio de cheques endosados

 

Señales de Alerta Relacionadas con el Comportamiento de los Colaboradores o Directivos

 

  • Directivos o colaboradores que omiten reiteradamente los actos preventivos o de debida diligencia a los que están obligados.
  • Directivos o colaboradores que usan o prestan su propia dirección domiciliaria para recibir la documentación de los clientes.
  • Colaboradores con un estilo de vida que no corresponde a su nivel de ingresos.
  • Colaboradores que tienen estilo de vida o realizan transacciones financieras y de inversión que no corresponden con el monto de sus ingresos (laborales u otros conocidos) sin una justificación clara y razonable.
  • Colaboradores renuentes a aceptar cambios de su actividad o promociones que impliquen no continuar realizando las mismas funciones.
  • Colaboradores que con frecuencia permanecen en la oficina más allá de hora de cierre o concurren a ella por fuera del horario habitual, sin justificación.
  • Colaboradores que frecuentemente e injustificadamente se ausenten del lugar de trabajo.
  • Colaboradores que frecuentemente incurren en errores, descuadres o inconsistencias y sus explicaciones son insuficientes o inadecuadas.
  • Colaboradores que omitan la verificación de identidad de una persona o no se verifican sus datos con los registros suministrados en los formatos o base de datos de la entidad, según tengan asignada estas funciones.
  • Colaboradores que insisten en realizar reuniones con clientes en lugares distintos a la oficina, sin justificación alguna, para realizar alguna operación comercial o financiera de un cliente.
  • Colaboradores que no han comunicado o han ocultado al Oficial de Cumplimiento, información relativa a una operación o cambio en el comportamiento de algún cliente.
  • Colaboradores principalmente del área comercial, que a determinados clientes los atienden en forma preferencial, exclusiva y permanente, o los eximen de ciertos controles, con argumentos tales como: “es bastante conocido,” “es referenciado de otra entidad”, “él solo confía en mí”, “yo le asesoro todos sus negocios” o similares.
  • Colaboradores que constantemente reciben regalos, invitaciones, dádivas u otros presentes de ciertos clientes o usuarios, sin una justificación clara y razonable, o sin estar autorizado por el código de ética de la empresa.

 

 

8.  REPORTES INTERNOS

Se deberá notificar al oficial de cumplimiento todas las actividades sospechosas detectadas como resultados de la aplicación de las señales de alerta anteriormente mencionadas. En estos casos, si a ello hay lugar, debe inicialmente buscarse la aclaración a la situación identificada como factor de alerta; la cual puede darse mediante la presentación de documentos que desvirtúen y/o justifiquen la operación. De su análisis, el Oficial de Cumplimiento determina si la inusualidad está razonablemente justificada para decidir: su archivo, rechazo en la prestación del servicio por justa causa o identificada plenamente como operación sospechosa.

 

9.  REPORTES EXTERNOS

8.1.  El oficial de cumplimiento deberá reportar:

8.1.1.  Operación sospechosa de forma inmediata en medio magnético en el formato de la DIAN Reporte de actividades u operaciones sospechosas ante la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF a través de la página WEB www.uiaf.gov.co.

8.1.2.  Registro de Reportes de Operaciones Sospechosas identificadas y negativas mensualmente en la página web los primeros 10 días del mes siguiente.

8.1.3.  Dar respuesta a los requerimientos de las autoridades competente en materia de prevención, detección y control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, deberá remitirse en forma inmediata al Oficial de Cumplimiento

Nota: No se requiere que la empresa tengan certeza de que se trata de actividades delictivas, o que las operaciones que se realizan provengan de esas actividades, sino que estas sean inusuales o sospechosas, o se encuentren enmarcadas en los criterios de riesgos o razonablemente estimen que las operaciones son irregulares o extrañas.

El reporte de la Operación Sospechosa no exime del deber de denunciar, si a ello hubiere lugar, consagrado en el artículo 27 del Código de procedimiento penal, el cual establece que “Toda persona debe denunciar a la autoridad las conductas punibles de cuya comisión tenga conocimiento.”

 

10.  SANCIONES

Los colaboradores que no acaten lo dispuesto en el presente manual podrán ser sujetos de sanciones según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo de la empresa y lo establecido en los contratos respectivos suscritos entre la empresa y su Cliente, Proveedor o Contratista.

 

11.  CONSERVACIÓN DE REGISTROS Y DOCUMENTOS

Se debe conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo por el término de cinco (5) años. Los documentos que soportan la decisión de determinar una Operación como Sospechosa, el reporte remitido a la UIAF, así como los demás formularios requeridos, y los soportes, el Oficial de Cumplimiento es responsable de la conservación centralizada, secuencial y cronológica de los documentos por un plazo de diez (10) años con las debidas seguridades.

 

12. RESPONSABILIDADES

 

12.1.  Colaboradores

12.1.1. Dar cumplimiento a los controles establecidos por la empresa en relación con el presente manual.

12.1.2. Reportar al Oficial de Cumplimiento siempre que tengan conocimiento de una Operación Inusual u Operación Sospechosa al interior de la empresa.

12.1.3. Cumplir a cabalidad con lo dispuesto en los procedimientos de Gestión Comercial de la empresa. 

12.1.4. Cumplir a cabalidad con lo dispuesto en el programa de Gestión Asociados de Negocio.

 

12.2.  Líder de proceso:

12.2.1. Asegurar el control de los riesgos de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo dentro de los procesos a su cargo.

12.2.2. Asegurar el cumplimiento del reporte oportuno de actividades sospechosas.

 

12.3.  Oficial de Cumplimiento:

12.3.1.  Verificar el oportuno y estricto cumplimiento de las normas legales establecidas para la prevención de actividades delictivas en el comercio internacional.

12.3.2.  Implementar los procedimientos generales y específicos que considere adecuados para hacer más efectiva la labor.

12.3.3.  Controlar y verificar periódicamente la ejecución de las medidas adoptadas en este campo, así como la información suministrada por las partes interesadas.

12.3.4.  Realizar los estudios necesarios para determinar si una operación inusual en las operaciones de comercio exterior reviste el carácter de sospechosa.

12.3.5.  Informar a las directivas de la empresa acerca de las posibles fallas u omisiones en los controles para la prevención de actividades delictivas, que comprometan las responsabilidades de los colaboradores y de la empresa.

12.3.6.  Presentar ante la Junta Directiva un informe mensual detallado acerca del cumplimiento de las labores a su cargo

12.3.7.  Diseñar, programar y coordinar los planes de capacitación sobre el tema, necesarios para que los diferentes colaboradores de la empresa estén debidamente informados y actualizados.

12.3.8.  Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de prevención y control de actividades delictivas.

12.3.9.  Informar ante la UIAF de forma inmediata operaciones sospechosas

12.3.10. Enviar el registro de Reportes de Operaciones Sospechosas identificadas y negativas mensualmente.

12.3.11. Dar respuesta a los requerimientos de las autoridades competente en materia de prevención, detección y control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

 

12.4.  Gerente General

12.4.1 Propender por el cumplimiento dentro de la empresa del presente manual, facilitar la implementación y seguimiento de planes de mitigación a las debilidades identificadas, propender por la identificación de riesgos, causas y controles asociados al Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo; y establecer las sanciones respectivas de conformidad con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.

 

12.5.  Área de Procesos

12.5.1   Desarrollar un programa de Auditoria que considere la evaluación y monitoreo de los controles establecidos para la prevención del Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo, e informar al Comité Financiero de las debilidades identificadas.

12.5.2   Evaluar la efectividad de los controles asociados con la gestión de lavados de Activos y Financiación al Terrorismo.

12.5.3   Actualizar la matriz de riesgos de la empresa contemplando la inclusión y/o actualización de los riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

 

12.6. Junta Directiva

12.6.1  Emitir las directrices en la gestión de prevención de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo.

12.6.2  Establecer las sanciones en casos de denuncias relacionadas con el primer nivel gerencial de conformidad con el Reglamento Interno de Trabajo.

 

12.7. Revisoría Fiscal.

12.7.1  Instrumentar los controles que le permitan detectar incumplimientos a la normatividad vigente aplicable en materia de prevención de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo; dicha gestión incluye el examen de las funciones que cumplen los administradores de la empresa y el Oficial de Cumplimiento en relación con los sistemas de gestión de riesgos.

12.7.2  Presentar un informe a la Comité Financiero y de Auditoría sobre las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento del presente manual sobre prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.