Se entiende que la gestión de Seguridad en la cadena de suministro y la calidad son pilares fundamentales en la operación de toda empresa. Es por eso por lo que Mediterranean Shipping Company Colombia S.A.S. ha generado el presente manual de calidad mediante el cual se pretende el desarrollo, implementación y formalización del sistema integrado de gestión. Este se lleva a cabo con la finalidad de:

Llevar a cabo la documentación de las mejores prácticas de negocio de la empresa
Reconocer y satisfacer de manera adecuada las exigencias y las necesidades de sus clientes
Mejorar los procesos de la organización.
Estructurar el sistema de gestión de seguridad en la cadena de suministro

CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO

Servicios

Mediterranean Shipping Company Colombia S.A.S. es una empresa dedicada a la prestación de servicios complementarios al transporte, como son:

Transporte Marítimo Internacional
Transporte terrestre nacional

Misión

Nuestra experiencia en transporte ha sido construida sobre las generaciones pasadas, llevando personas y mercancías por todo el mundo.

En una economía global, nuestra misión es ofrecer soluciones de transporte confiables y sostenibles por mar, en carretera y ferrocarriles a los clientes en todas las industrias.

Logramos esto como una empresa familiar, mediante la construcción de relaciones a largo plazo fundadas en el conocimiento, profesionalismo y la atención.

Visión

Nuestro objetivo es convertirnos en la línea marítima más eficiente, tecnológicamente más avanzada y orientada al cliente en la industria.

Seguiremos enriqueciendo la vida cotidiana de las personas facilitando el comercio global con integridad, responsabilidad y respeto por el medio ambiente.

Nuestro equipo global proporcionará un servicio al cliente líder en el mercado al ser expertos en su campo, motivados y orgullosos de lo que hacemos.

Organigrama

Mediterranean Shipping Company Colombia S.A.S. posee una estructura organizacional de carácter formal en donde se especifican las áreas que la conforma estableciendo las funciones y responsabilidades de los cargos presentes además de su interrelación y colaboración de estos dentro de la estructura de la empresa.

El organigrama se muestra en la siguiente figura

Figura 1: Organigrama

Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

MSC identifica a sus partes interesadas que son pertinentes para el sistema de gestión de seguridad, teniendo en cuenta los requisitos pertinentes de estas partes interesadas y cuáles de estos requisitos se abordarán a través del sistema de gestión de seguridad, esto se consolida en la siguiente tabla:

Parte Interesada

Requisito

Expectativa

Internas

Casa Matriz y agencias de MSC alrededor del mundo

· Maximizar beneficios y la calidad de los servicios

· Reducir los costos operativos y logísticos

· Aumento de la productividad

· Crecimiento de la organización y volúmenes de carga.

Gerencia

· Información clara y oportuna del estado financiero y de los demás procesos de la empresa para la toma de decisiones.

· Generación de informes periódicos y de gran valor por parte de los lideres de proceso

· Optimización de los recursos asignados a cada proceso.

· Mejorar los rendimientos económicos de la organización.

· Confianza en la seguridad de los procesos.

Colaborador

· Cumplimiento del contrato laboral

· Contar con las herramientas necesarias para el desarrollo del cargo (Dotación, EPP, herramientas de cómputo y de SST)

· Estabilidad laboral

· Cumplimiento de los estándares de seguridad establecidos por la empresa.

· Pago oportuno

· Beneficios no salariales

· Oportunidades de crecimiento

· Buen ambiente laboral

· Cumplimiento de los derechos laborales.

· Reconocimiento por la labor y/o resultados alcanzados.

· Capacitación continua

Parte Interesada

Requisito

Expectativa

Externas

Proveedor

· Determinar la confiabilidad del proveedor

· Evaluación de proveedores

· Cumplimiento de los servicios o bienes pactados

· Calidad

· Buenos precios

· Abastecimiento oportuno

· Pago oportuno

· Cumplimiento de las condiciones establecidas

· Fidelización como proveedor.

· Garantía de compra

Cliente

· Cumplimiento de contrato

· Cumplimiento de acuerdo de servicio o SOP.

· Que MSC cumpla con la calidad de los servicios contratados

· Permanencia

· Recordación

Organismos de control y vigilancia

· Superintendencia de sociedades

· DIMAR

· Ministerio de Trabajo

· Superintendencia de transporte.

· DIAN

· Cumplimiento de los reglamentos y normas aplicables

· Cumplimiento de las leyes aplicables

· Listado de reglamentos y normas aplicables.

· Mejoramiento continuo de los requisitos normativos y legales en el marco del SIG.

Comunidad

·Generación de empleo

·Apoyo a la comunidad

· Buenas relaciones

· Interacción con la comunidad.

· Protección del medio ambiente

Competencia

· Precios justos

· Competencia sana

· Condiciones favorables para competir

Cambio Climático

· Cumplimiento de los reglamentos y normas aplicables

· Cumplimiento de las leyes aplicables

· Protección del medio ambiente

· Reducción del impacto ambiental

· Gestión eficiente de recursos y reducción de costos

Gestión integral de residuos

Participar con ONG para la limpieza de playas

Maquina ECOBOT de entrega de plásticos que recompensa con bonos

Determinación del alcance del sistema de gestión de seguridad

El alcance del Sistema de Gestión y de seguridad en la cadena de suministro definido por la organización se extiende a todos los procesos que desarrollan la empresa, así:

Sistema de Gestión

MSC identificó los procesos necesarios para el desarrollo del sistema integrado de gestión por medio del mapa de procesos que se muestra en la figura 2.

Figura 2: Mapa de procesos

De manera complementaria, MSC estableció la secuencia e interacción de los procesos evidenciados en el mapa anterior mediante la caracterización de estos y a través de la identificación y clasificación de las entradas, salidas y actividades enmarcadas en el ciclo PHVA.

De igual manera MSC Colombia S.A.S. se ha comprometido con:

Establecer los criterios y metodologías pertinentes para garantizar el correcto funcionamiento y control de los procesos.
Diseñar un sistema que posibilite el control y la medición de la calidad de los servicios, mediante el cual logre mejorar de manera continua, además de establecer las acciones para la mitigación de las causas que dan origen a los problemas y de esta manera impedir que se reincida en la generación de éstos.

LIDERAZGO

Liderazgo y Compromiso

La alta dirección de MSC Colombia S.A.S. tiene como compromiso el adecuado desarrollo, implementación mejoramiento continuo del sistema integrado de gestión de desarrollado a partir de la NTC ISO 9001 de 2015 y de seguridad en la cadena de suministro acorde a la norma ISO 28000: 2022 buscando la eficacia en cada uno de los procesos. Para lo cual se compromete a:

Verificar el cumplimiento y consecución de los objetivos estratégicos
Establecer la política de gestión integral
Identificar oportunidades para el mejoramiento continuado de la organización
Aportar los recursos para la adecuada implementación y desarrollo del Sistema de gestión
Comunicar a los empleados y proveedores las necesidades y requerimientos de los clientes con el propósito de satisfacer de manera adecuada las expectativas en la prestación de los servicios contratados.

Política del sistema integrado de gestión

La política MSC Colombia S.A.S. (GE-DOC-02 POLÍTICA DE GESTION INTEGRAL) proporciona las directrices y el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos del sistema de gestión. A partir de esta revisión, establece, implementa y mantiene una política que incluye un compromiso de cumplir los requisitos que se han de aplicar y un compromiso de mejora continua del sistema de gestión en concordancia con la disponibilidad de la información documentada.

La política expresada en el documento GE-DOC-02 POLÍTICA DE GESTION INTEGRAL se muestra a continuación:

Mediterranean Shipping Company Colombia S.A.S ofrece soluciones logísticas integrales en la cadena de abastecimiento con el firme propósito de satisfacer las necesidades de nuestros clientes, por lo que nos compromete a optimizar nuestros procesos y recursos (financieros, técnicos, tecnológicos y humanos), a desarrollar nuestra actividad de forma segura, minimizando y controlando los riesgos inherentes a nuestras operaciones y buscando no afectar la salud de nuestros colaboradores, aliados estratégicos, ni al medio ambiente.

De igual manera, también hace parte integral de MSC Colombia su Sistema de Administración y Gestión Integral del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo – SAGRILAFT y el programa de transparencia y ética empresarial PTEE

Contamos con un alto compromiso gerencial y de todos los niveles de la organización en la prevención de lavados de activos financiación del terrorismo, sostenibilidad, continuidad de las operaciones, implementación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, manteniendo un personal calificado para el desarrollo de los procesos propios e inherentes a la prestación de nuestros servicios, orientando la cultura organizacional a las buenas prácticas empresariales que contribuyan al mejoramiento continuo de nuestro sistema de gestión y la transformación cultural de los grupos de interés, dando cumplimiento a los requisitos legales aplicables a la prestación de nuestros servicios, seguridad industrial, salud en el trabajo, medio ambiente, requisitos de los clientes y otros aplicables.

Roles, Responsabilidades y Autoridades

La Alta Dirección ha definido y comunicado las responsabilidades y autoridades del personal por medio del organigrama y los perfiles de cargo, en los cuales se establece la responsabilidad y autoridad de cada cargo en la empresa. La Organización jerárquica y funcional de la empresa se articula de acuerdo con el organigrama.

Ver anexo organigrama

El organigrama se completa con la descripción de responsabilidades que se encuentra en los procedimientos, instructivos y perfiles de cargo los cuales se revisarán periódicamente para mantener actualizada la estructura organizacional de la compañía.

Representante de la Dirección

MSC Colombia S.A.S. designa al Representante de la Dirección por medio de una carta de nombramiento, para todos los temas relacionados con el sistema de gestión de calidad y seguridad en la cadena de suministro ISO 28000 y le confiere la responsabilidad y autoridad para:

Asegurar que el Sistema de Gestión sea implementado y mantenido de acuerdo con la Norma ISO 9001:2015.
Asegurar que el Sistema de Gestión de Calidad sea implementado y mantenido de acuerdo con la Norma ISO 28000:2022
Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del SGC
Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en toda la organización.

PLANIFICACIÓN

Acciones Para Abordar Riesgos y Oportunidades

Al planificar el sistema de gestión, la alta dirección consideró los riesgos y oportunidades que se pueden generar durante la prestación del servicio con el fin de:

Asegurar que el sistema de gestión pueda lograr sus resultados previstos
Aumentar los efectos deseables
Prevenir o reducir efectos no deseados o que puedan afectar la prestación de servicios.
lograr la mejora continua del sistema de gestión.

Para lograr lo anterior la organización ha establecido el procedimiento GI-PT-05 Identificación y evaluación de riesgos en el cual se detalla la periodicidad para realizar la evaluación de los riesgos y el monitoreo a las acciones que se definan en caso de que se requiera.

Adicionalmente por cada proceso contamos con una matriz en la cual se determina:

Identificación: Descripción del riesgo u oportunidad
Análisis: Probabilidad de ocurrencia e impacto
Evaluación: Valor y nivel en caso de que se materialice
Tratamiento: Estrategia, proceso, descripción del mecanismo y responsable
Monitoreo: Evidencias y eficacia

Objetivos del Sistema de Gestión

La Alta Dirección garantiza la coherencia de los objetivos de calidad y la política. Los objetivos son medibles y representan los logros en términos de calidad y seguridad. Los objetivos se verifican en la revisión periódica del sistema de gestión y son divulgados a las partes interesadas mediante documento GE-DOC-01 Objetivos Estratégicos.

Planificación de los Cambios

Cuando MSC Colombia S.A.S. requiere implementar un cambio que puede afectar el Sistema de Gestión se debe realizar acorde al procedimiento GE-PT-01 Gestión del Cambio y el formato solicitud y análisis del cambio.

Los aspectos más relevantes que se deben considerar cuando se presenta un cambio son:

El propósito del cambio.
Las consecuencias potenciales del cambio
La disponibilidad de los recursos.
La asignación de las responsabilidades y autoridades
La integridad

Al momento de gestionar un cambio se debe contemplar la identificación de riesgos tales como:

Seguridad industrial
Riesgos que afecten a los trabajadores
Impactos ambientales
Seguridad en la cadena de suministros
Prestación del servicio

APOYO

Recursos

La organización determina y proporciona los recursos que son necesarios con el objetivo de

asegurar la validez y fiabilidad de los resultados del seguimiento permitiendo verificación de la conformidad de los servicios, este compromiso para asegurar los recursos necesarios del sistema de gestión se plasma en la política de gestión integral GE-DOC-02

Competencia

La organización asegura que el personal que allí labora es competente y efectivo respecto a él buen desempeño del trabajo; con educación, formación y experiencia apropiada, siendo capaz de tomar decisiones evaluando la eficacia de las acciones tomadas, la organización desarrolla de manera continua programas de formación que incluye:

Formación e-learning establecido por casa matriz con alcance a todos los empleados.
Formación en temas asociados al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo con acompañamiento de la ARL.
Formación en seguridad de la cadena de suministro y lavado de activos, financiación al terrorismo y contrabando.

Competencia, toma de conciencia y formación

De acuerdo con la política de gestión integral, la Alta Dirección de la organización proporciona permanentemente la formación adecuada, mediante cursos, seminarios o charlas específicas sobre temas relacionados con el rol que desempeñe.

La capacitación es otra de las metodologías utilizadas para que el personal adquiera las habilidades necesarias para desempeñar con éxito sus responsabilidades. La eficacia de estas actividades las evalúa el capacitador.

Para el personal nuevo se realizan inducciones, con el objetivo de dar a conocer la organización, los elementos claves del sistema integrado de gestión, todo esto se enmarca en el procedimiento de formación y capacitación de personal.

Comunicación

La organización organiza y promueve las comunicaciones internas y externas dentro del sistema, bajo los lineamientos de que comunicar, cuando, a quien, como comunicar y a quien comunican respectivamente. Esto por medio de relaciones personales y grupales que fomenten la mejora de las relaciones comunicativas para la organización. Dentro de la gestión de comunicaciones se define en el documento GE-PD-04 Gestión de Comunicaciones.

Información Documentada

El Sistema Integrado de Gestión de MSC Colombia S.A.S. se encuentra reflejado en los siguientes aspectos que se ven esquematizados en la figura 3:

La política de gestión integral y los objetivos estratégicos
El Manual del sistema integrado de gestión
Las Caracterizaciones de procesos.
Los procedimientos requeridos por la norma.
Los instructivos, y documentos de consulta.
Los registros requeridos por la norma y todos los registros generados

Figura 3: Estructura Documental

Manual del Sistema integrado de gestión

MSC Colombia S.A.S. establece y conserva este Manual del sistema integrado de Gestión, el cual:

Hace referencia a la información documentada que es solicitada para garantizar el cumplimiento de la Norma NTC-ISO 9001:2015 y la norma ISO 28000:2022
Refleja la interacción entre los procesos que componen el Sistema integrado de Gestión (Ver Figura 2: Mapa de procesos).

Control de la información documentada

MSC Colombia S.A.S. preserva los documentos establecidos por el Sistema de Gestión, mediante el GI-PT-02 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS que permite:

Aprobar la idoneidad de los documentos antes de su emisión.
Revisar y actualizar según necesidad y reprobar los documentos.
Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos apropiados se encuentren disponibles en los puntos de uso.
Asegurar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
Garantizar que los documentos de origen externo sean identificados y que su distribución sea controlada.
Evitar el uso indebido de documentos obsoletos e identificarlos adecuadamente si se conservan con algún fin.

Control de Registros

Los registros se conservan para demostrar la conformidad con los requisitos y el manejo eficaz del Sistema de Gestión, los registros son conservados de acuerdo con el documento GI-PT-02 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

OPERACIÓN

Planificación y control operacional

MSC Colombia S.A.S. ha establecido y mantiene especificaciones de calidad para la prestación de cada servicio, para asegurar que los procesos y subprocesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas. La planeación de los procesos de realización es consistente con los otros requisitos del sistema de gestión de la organización.

Se tienen procedimientos documentados donde se establecen las actividades necesarias para garantizar que los servicios prestados se lleven a cabo cumpliendo con los requisitos de calidad y seguridad en la cadena de suministro.

Identificación de procesos y actividades

MSC Colombia S.A.S. cuenta con controles para dar lograr el cumplimiento de su política de gestión integral, el cumplimiento de los requisitos de seguridad legales, estatutarios y reglamentarios; sus objetivos de gestión de la seguridad; y el cumplimiento de su sistema de gestión de seguridad mediante registros de auditorías internas y externas que demuestren la revisión y efectividad de los procedimientos operativos, de igual manera cuenta con la Matriz de identificación de requisitos legales y Objetivos y metas

Evaluación y tratamiento de los riesgos

MSC Colombia S.A.S realiza el tratamiento de sus riesgos que se pueden generar durante la prestación del servicio con el fin de:

Asegurar que el sistema de gestión pueda lograr sus resultados previstos
Aumentar los efectos deseables
Prevenir o reducir efectos no deseados o que puedan afectar la prestación de servicios.
lograr la mejora continua del sistema de gestión.

Adicionalmente por cada proceso contamos con una matriz en la cual se determina:

Identificación: Descripción del riesgo u oportunidad
Análisis: Probabilidad de ocurrencia e impacto
Evaluación: Valor y nivel en caso de que se materialice
Tratamiento: Estrategia, proceso, descripción del mecanismo y responsable
Monitoreo: Evidencias y eficacia

Controles

MSC Colombia S.A.S establece controles para la gestión de los recursos humanos, así como para el diseño, la instalación, el funcionamiento, la renovación y la modificación de los equipos, la instrumentación y la tecnología de la información relacionados con la seguridad, para esto establece:

Documentación de Evaluación de Riesgos: Informes que detallan los riesgos identificados y las medidas de control asociadas.
Planes de Acción y Control: Documentos que describen las acciones específicas implementadas para mitigar los riesgos.
Procedimientos Escritos: Documentos detallados que describen los controles operacionales para diferentes procesos.
Registros de Implementación: Documentos que muestren la implementación de estos controles en operaciones diarias.
Registros de Revisión: Documentos que muestren las revisiones periódicas de los controles implementados.
Registros de Actualización: Documentos que detallen cualquier cambio realizado a los controles basados en las revisiones
Registros de Capacitación: Listas de empleados capacitados en los procedimientos y controles de seguridad, incluyendo fechas y contenido de la capacitación.
Materiales de Capacitación: Documentos y recursos utilizados para la capacitación del personal.
Programas de Auditoría: Planes que describen la frecuencia y el alcance de las auditorías internas.
Informes de Auditoría: Documentos que registran los resultados de las auditorías, incluyendo hallazgos, no conformidades y acciones correctivas.

Estrategias, procedimientos, procesos y tratamientos de seguridad

Requisitos de recursos

MSC Colombia S.A.S establece presupuestos de manera periódica que muestren la asignación de recursos financieros para la seguridad de la cadena de suministro.

Planes de seguridad

MSC Colombia S.A.S establece y documenta planes y procedimientos de seguridad basados en las estrategias y riesgos identificados, de esta manera mantiene una estructura de respuesta que permita advertir y comunicar de manera oportuna y eficaz las vulnerabilidades relacionadas con la seguridad y las amenazas inminentes a la seguridad o las violaciones de seguridad en curso a las partes interesadas pertinentes.

Planes de Emergencia: Documentos que detallan los procedimientos para responder a incidentes de seguridad en cada una de las sucursales
Simulacros de Emergencia: Registros de simulacros realizados, incluyendo fechas, participantes y resultados.
IT-DOC-02 Plan de recuperación ante desastres
IT-DOC-01 Política de Seguridad informática
IT-DOC-04 Política antimalware
IT-DOC-06 Política de gestión de copia de seguridad
IT-DOC-07 Política de encriptación
IT-DOC-08 Política de seguridad de RRHH
IT-DOC-09 Política del plan de comunicación de respuesta a incidentes
IT-DOC-10 Política de eliminación de medios
IT-DOC-11 Política de red
IT-DOC-12 Política de control de acceso técnico
IT-DOC-13 Política de gestión de amenazas y vulnerabilidades

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Seguimiento, medición, análisis y evaluación

MSC Colombia S.A.S ha implementado como mecanismo de medición y control, la aplicación de indicadores de gestión de acuerdo con los objetivos estratégicos establecidos.

Auditoría interna

Como mecanismo de seguimiento de los procesos, y con el fin de garantizar la conformidad de estos con los requisitos del cliente y del Sistema integrado de Gestión, MSC Colombia S.A.S ha establecido auditorías internas a intervalos planificados a los diferentes procesos definidos por la organización.

Estas auditorías se realizan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GI-PT-04 AUDITORIAS de conformidad con los requerimientos de la organización para su sistema integrado de gestión.

Revisión por la dirección

El proceso de revisión por la Dirección se lleva a cabo mínimo una vez al año y tiene como propósito la evaluación del Sistema integrado de Gestión para determinar la eficacia de este y su capacidad para alcanzar los objetivos estratégicos establecidos, establecer los cambios necesarios y determinar las oportunidades para su mejora.

Información para la Revisión por la Dirección

Entre las fuentes de información utilizadas para llevar a cabo la revisión del sistema, se destacan:

Resultados de auditorías,
Retroalimentación del cliente,
Desempeño de los procesos,
Situación de las acciones correctivas y preventivas,
Acciones de seguimiento de revisiones de la dirección previas,
Cambios planificados que podrían afectar al sistema de gestión, y
Recomendaciones para la mejora.

Resultados de la Revisión

El análisis y el estudio de las entradas para la revisión generan:

La Mejora de la eficacia del Sistema integrado de gestión y sus procesos.
La Mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente.
Las necesidades de recursos.
Los resultados de la revisión son registrados en el formato GE-FT-01 Acta.

MEJORA

Mejora Continua

Con el propósito de realizar una mejora continua en la adecuación, conveniencia y eficacia del sistema de Gestión, se ha desarrollado e implementado mecanismos consecuentes a asegurar la eficiencia del sistema de Gestión mediante el uso de la política de gestión integral, objetivos de estratégicos, resultado de las auditorias, análisis de datos, acciones de mejora y control por la alta dirección.

No conformidad y acción correctiva

La revisión y determinación de causas de las no conformidades y la implementación de las acciones correctivas dentro de la organización se realizan de acuerdo con lo establecido en el documento GI-PD-04 Oportunidades de Mejora.

REFERENCIAS NORMATIVAS

El Sistema de Gestión de la Calidad está basado en los lineamientos expresados en la norma ISO 9000:2015.
El vocabulario que se emplea en el desarrollo del presente sistema de gestión de calidad y los procedimientos concernientes al SGC, esta referenciado en la norma ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario.
La ejecución de las Auditorías internas de calidad se emplean los requerimientos establecidos en el numeral 9.2.1 y 9.2.2 Auditorías Internas de la norma NTC- ISO 9001:2015.
Las pautas establecidas por la norma NTC-ISO 19011 Directrices para la Auditoria de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiente.
El sistema de gestión de seguridad en la cadena de suministro ISO 28000:2022

Manual del Sistema Integrado de Gestión

INTRODUCCIÓN