Este documento de MSC para Obsequios y Hospitalidad Corporativa – MSC, Mediterranean Shipping Company COLOMBIA explica qué hacer y qué no hacer al ofrecer y recibir obsequios y hospitalidad corporativa y se aplica a todos los empleados que trabajan en MSC, Mediterranean Shipping Company Colombia, Además, requiere que todos los Empleados obtengan aprobación para Obsequios u Hospitalidad corporativa cuando el valor esté por encima de cierto límite.

Se espera que todos los empleados lean, comprendan y sigan estrictamente este procedimiento. Cualquier incumplimiento de este procedimiento puede, dependiendo de las circunstancias, conducir a medidas disciplinarias que pueden incluir el despido.

Definiciones

• “Obsequio” significa cualquier cosa de valor en relación con los negocios de MSC.
• “Hospitalidad corporativa” significa cualquier beneficio en especie, evento, servicio o entretenimiento que MSC aloje o brinde, o que los Empleados asistan o se beneficien, con fines comerciales. Ejemplos comunes incluyen comidas a precios razonables, viajes y alojamiento, eventos deportivos, presentaciones teatrales y eventos educativos.

A los fines de este documento, todos los términos no definidos tendrán el significado que se encuentra en la Política Anti-Soborno de MSC y el Código de Conducta Empresarial de MSC.

 

REGALOS PERMITIDOS Y HOSPITALIDAD CORPORATIVA

Ofrecer o recibir regalos es una práctica empresarial común, a veces cultural, y una forma de construir y mantener buenas relaciones comerciales. En general, en muchos países, los obsequios de buena fe, los obsequios promocionales y de valor moderado están permitidos por ley y aceptados por las normas internas de las empresas. Sin embargo, los empleados no deben cruzar la línea de dar o recibir Obsequios para involucrarse en Corrupción o Soborno.

Ofrecer o participar en Hospitalidad Corporativa también puede ser una forma de establecer y mantener buenas relaciones comerciales. El riesgo de soborno asociado con la hospitalidad corporativa no se deriva del gasto en sí, sino de factores situacionales y desproporcionalidad. Las prácticas comerciales y de costumbres pueden diferir de un país a otro y se debe tener cuidado cuando se encuentre en áreas desconocidas.

Son permitidos los obsequios de valor moderado (es decir, materiales promocionales de bajo valor, como calendarios, bolígrafos, diarios, tazas y artículos con el logotipo de MSC o socios comerciales) y Hospitalidad Corporativa razonable (es decir, comidas, viajes y alojamiento, eventos deportivos, presentaciones teatrales y eventos educativos a precios razonables para fines comerciales).

Organizar ceremonias de botadura de barcos es una práctica común en la industria naviera. Las ceremonias de botadura de barcos de MSC están organizadas por la familia Aponte y de conformidad con las leyes y directrices aplicables establecidas en el Procedimiento. Los empleados o terceros pueden ser invitados a participar en tales eventos sin requerir la aprobación previa del Equipo de Cumplimiento Legal Corporativo de MSC Ginebra.

POLÍTICA DE MSC DE TOLERANCIA CERO PARA SOBORNOS

Como regla general, los sobornos no se disfrazarán como Obsequios u Hospitalidad Corporativa.

La Política Antisoborno de MSC prohíbe los obsequios y la hospitalidad corporativa que son ilegales según las leyes aplicables. Los obsequios y la hospitalidad corporativa siempre se ofrecerán o recibirán de acuerdo con las leyes aplicables, adecuadas a las circunstancias y según las costumbres locales, razonables y justificables para la ocasión. El principio clave es que los obsequios o la hospitalidad corporativa deben tener una razón comercial clara y no solo para el disfrute personal del empleado.

Como principio general, se debe evitar dar o aceptar Obsequios lujosos, excesivos o extravagantes. El efectivo o sus equivalentes, como tarjetas de regalo y vales, están prohibidos. La Hospitalidad Corporativa no debe utilizarse para obtener una ventaja indebida o para cubrir transacciones ilegales. Se prohíben los gastos de hospitalidad corporativa no relacionados con actividades comerciales, así como los gastos que son principalmente para fines personales.

PRINCIPIOS GENERALES PARA OBSEQUIOS Y HOSPITALIDAD CORPORATIVA

¿CÓMO EVALUAR SI UN OBSEQUIO U HOSPITALIDAD CORPORATIVA SON ADECUADOS?

Independientemente del valor de un Obsequio u Hospitalidad corporativa, antes de ofrecerlo o aceptarlo, los Empleados deben confiar en el siguiente conjunto de principios de toma de decisiones:

1. Ejercer buen juicio, objetividad y moderación: usar el sentido común

• Los obsequios y la hospitalidad corporativa deberán cumplir con este documento, las leyes locales y las políticas de la empresa del destinatario.
• Los obsequios y la hospitalidad corporativa deberán ser transparentes, proporcionados, razonables y de buena fe.
  • Transparente significa hecho o recibido abiertamente, no de manera secreta y registrado adecuadamente.
  • Proporcionado significa hecho teniendo en cuenta el destinatario y las circunstancias.
  • Razonable significa hecho en base a estándares generales aceptables.
  • Bona fide significa hecho con buena fe y sin expectativas específicas de retorno.

2. Considerar la intención detrás de un Obsequio u hospitalidad corporativa

• No se aceptan los Obsequios y hospitalidad corporativa que podrían influir indebidamente en una decisión o una transacción contractual.

3. Preguntarse si su imparcialidad o la del destinatario pueden ser cuestionadas

• No se permiten los obsequios y la hospitalidad corporativa que sean susceptibles de dividir la lealtad del destinatario o hacer que se sienta obligado a realizar sus deberes de manera incorrecta (o que puedan interpretarse como tales).

4. Cuestionar la frecuencia de los Obsequios/Hospitalidad Corporativa

• Cuanto más frecuentemente se ofrezca o reciba un Obsequio u Hospitalidad corporativa, mayores serán las posibilidades de que pueda percibirse como un Soborno. En relación con un cliente o socio comercial, el valor anual acumulado que un Empleado puede gastar o recibir en términos de Obsequios no debe ser excesivo y ni crear una percepción de relaciones indebidas o Sobornos.

5. Solicitar aprobación y registrar los Obsequios u Hospitalidad Corporativa cuando el valor supere los 50 USD.

• Vea la sección a continuación sobre “¿Cómo registrar Obsequios y Hospitalidad Corporativa y obtener aprobación?” (página 4).

 

SITUACIONES ESPECIALES DONDE SE DEBE TENER ESPECIAL CUIDADO

FUNCIONARIOS DE GOBIERNO

MSC no tolera pagos corruptos a funcionarios gubernamentales, incluidos aquellos disfrazados de Obsequios u Hospitalidad corporativa. Los funcionarios de gobierno a menudo están sujetos a las regulaciones locales y las normas internas, y los Empleados deben tener en cuenta estas regulaciones y reglas al ofrecer Obsequios u Hospitalidad corporativa a los funcionarios. Por favor verifique la normativa pertinente antes de ofrecer un Obsequio u Hospitalidad corporativa a un funcionario del gobierno.

Contactarse con el Equipo de Cumplimiento Legal Corporativo de MSC Ginebra en caso de preguntas.

CLIENTES U OTRAS PARTES CONTRATANTES

Se debe tener especial cuidado durante cualquier período de licitación o negociaciones comerciales, ya que un Obsequio u Hospitalidad Corporativa podría ser cuestionable y percibirse como un intento de influir de manera incorrecta en el resultado de la licitación. También se debe tener cuidado adicional cuando se haya acordado entre MSC y un cliente o socio comercial que no se intercambiará ningún obsequio entre sus respectivos empleados y no se ofrecerá Hospitalidad Corporativa.

En algunos casos, los Empleados deben seguir las reglas requeridas por los clientes y socios comerciales. Por ejemplo, si MSC acordó cumplir con el código de conducta del cliente que establece un límite específico para Regalos u Hospitalidad corporativa, los Empleados deben garantizar el cumplimiento de este límite.

Favor de informarse sobre las leyes locales aplicables a los Obsequios y la Hospitalidad corporativa y verifique los términos del contrato del cliente o socio comercial y cualquier otro documento que MSC haya acordado cumplir, como un código de conducta o una política antisoborno. En caso de dudas o preguntas, comuníquese con el Equipo de Cumplimiento Legal Corporativo de MSC Ginebra.

REEMBOLSAR LOS GASTOS DE TERCEROS

En general, es aceptable reembolsar los gastos de un cliente o socio comercial (por ejemplo, tarifas de taxi, gastos razonables de viaje o alojamiento para fines comerciales) o aceptar el reembolso. Sin embargo, dicho reembolso no excederá lo que se ha gastado. El reembolso de dichos gastos se realizará en base a un recibo.

RECHAZAR OBSEQUIOS

Siempre que un regalo no sea apropiado, los Empleados deben, si es posible, rechazarlo cortésmente. Los Empleados que rechazaron tales obsequios inapropiados deben notificarlo al Equipo de Cumplimiento Legal Corporativo de MSC Ginebra enviando un correo electrónico a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

Si rechazar un Obsequio pudiera llegar a ser algo ofensivo, los Empleados deben deshacerse del Regalo entregándolo al departamento de RRHH de la agencia local. Del mismo modo, los Empleados que, por cualquier otro motivo, no quieran conservar un Regalo pueden deshacerse de él entregándolo también al departamento de Recursos Humanos.

¿CÓMO REGISTRAR OBSEQUIOS Y HOSPITALIDAD CORPORATIVA Y OBTENER APROBACIÓN?

Todos los obsequios y hospitalidad corporativa ofrecidos o recibidos deberán cumplir con este documento, cumplir con las leyes aplicables, ser apropiados a las circunstancias, razonables y justificables para la ocasión. Los Obsequios y Hospitalidad Corporativa ofrecidos o recibidos y cuyo valor es superior a 50 USD deberán ser APROBADOS Y REGISTRADOS por el Equipo de Cumplimiento Legal Corporativo de MSC Ginebra.  Para obtener la aprobación y registrar un Obsequio u Hospitalidad corporativa, los Empleados deberán seguir los siguientes pasos:

 

Obsequios Y HOSPITALIDAD CORPORATIVA SOBRE 50 USD:

• Verificar la idoneidad del Obsequio / Hospitalidad corporativa y haciendo referencia a los pasos 1 a 5 en la sección “Principios generales para Obsequios y Hospitalidad Corporativa” de este Procedimiento (ver página 2);

 

• Enviar su solicitud de aprobación diligenciando MSC DECLARATION OF GIFTS & CORPORATE HOSPITALITY FORM o enviando un correo electrónico a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. con los siguientes detalles:
• Nombre del autor del Obsequio / Hospitalidad corporativa;
• Nombre del destinatario del Obsequio / Hospitalidad corporativa;
• Breve descripción del Obsequio / Hospitalidad corporativa y valor, si se sabe (o valor estimado);
• Contexto y fecha.

Favor de utilizar el formulario Gifts & Corporate Hospitality Form adjunto a este documento para enviar su solicitud.

 

• El Equipo de Cumplimiento Legal Corporativo de MSC Ginebra revisará su solicitud y puede contactarlo para más detalles. Si el Obsequio o la Hospitalidad corporativa no se considera apropiado, no se aprobará y usted deberá:
• considerar ofrecer otro obsequio / devolver cortésmente el obsequio (si es posible) / desecharlo al departamento de Recursos Humanos de la agencia;
• considerar ofrecer otra Hospitalidad corporativa / rechazar cortésmente la invitación al evento de Hospitalidad corporativa.

 

G ¿No está seguro si el valor de un Obsequio u Hospitalidad corporativa es superior a 50 USD?

Por ejemplo, si un Obsequio es de marca o si conoce el nombre del fabricante, puede estimar el valor haciendo una investigación rápida en Internet. Si lo invitan a un almuerzo de negocios y conoce el nombre del restaurante, consulte rápidamente en Internet para asegurarse de que los precios sean razonables. Si el valor del regalo o la hospitalidad corporativa aún no está claro, envíe una solicitud de aprobación diligenciando MSC DECLARATION OF GIFTS & CORPORATE HOSPITALITY FORM  o enviando un correo a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. y explique el contexto que rodea la oferta / recepción de dicho Obsequio u Hospitalidad corporativa.

Preguntas

Las preguntas sobre este Procedimiento deberán dirigirse al Equipo de Cumplimiento Legal Corporativo de MSC Ginebra enviando un correo electrónico a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. 

 

 

 

 

 

 

Daniel Cundy

Gerente General