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POLÍTICA GLOBAL DE VIAJES DE NEGOCIO
GE-DOC-15 Versión: 1 Fecha de creación: 01/08/2024 Fecha de actualización: 01/08/2024 |
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CONTENIDO
- INTRODUCCIÓN
- ALCANCE
- USO DE VIDEOCONFERENCIAS/TELECONFERENCIAS
- ORGANIZACIÓN DE VIAJES
- VIAJES AÉREOS
- OTROS MEDIOS DE TRANSPORTE
- COMIDA Y ALOJAMIENTO
- PASAPORTES, VISAS Y VACUNACIÓN
- VIAJES A CASA MATRIZ (GINEBRA)
- REEMBOLSOS Y OTROS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
- CONSIDERACIONES
- MONITOREO DEL PROCESO Y NIVEL DE ESCALAMIENTO
- HISTORIAL DOCUMENTAL
1. INTRODUCCIÓN
Esta Política global de viajes de negocios proporciona una guía global sobre los viajes de negocios de la empresa con los siguientes objetivos:
- Asegurar que todos los empleados comprendan de forma clara y coherente la política y los procedimientos para los viajes de negocios.
- Proporcionar a los viajeros de negocios un nivel razonable de servicio y comodidad al menor costo posible.
- Maximizar la capacidad de la empresa para negociar tarifas con descuento con los proveedores preferidos y reducir los gastos de viaje.
2. ALCANCE
Este documento se aplica a todos los empleados de todas las entidades comerciales de MSC (agencias y Centros de Servicios Compartidos). Todos los viajes de negocios deben realizarse de acuerdo con esta política.
Si existen requisitos locales que difieran de lo establecido en este documento, siempre prevalecerán las reglamentaciones legales locales.
3. USO DE VIDEOCONFERENCIAS/TELECONFERENCIAS
Antes de enviar cualquier solicitud de viaje, es esencial considerar la opción de videoconferencia o teleconferencia como un medio para reducir costos y emisiones de carbono.
4. ORGANIZACIÓN DE VIAJES
Todos los arreglos de viaje para fines comerciales deben hacerse a través de los canales de viaje oficialmente aprobados por el Grupo MSC, como sistemas de viaje (por ejemplo, Concur), las agencias de viaje designadas localmente (por ejemplo, Cisalpina) y/o a través del responsable local de los arreglos de viaje (Administrador de Viajes local).
4.1 SOLICITUDES DE VIAJE
Es necesario presentar una solicitud formal de viaje, especificando el motivo del viaje y todos los costos previstos al jefe de Departamento (HoD).
Dicha solicitud debe recibir la aprobación del HoD antes de que el empleado (o la persona encargada de organizar el viaje) proceda con cualquier tipo de reserva (emisión de billetes de avión, reservas de hotel, solicitudes de visa, etc.).
La oficina local debe llevar un registro detallado de cada solicitud de viaje para futuras auditorías o conciliaciones.
4.2 PLAZOS PARA PRESENTAR UNA SOLICITUD DE VIAJES
Todas las solicitudes de viaje deben cumplir con los plazos establecidos por la oficina local. Estos plazos son cruciales para garantizar una organización fluida del viaje y minimizar cualquier posible interrupción. Las oficinas locales pueden establecer sus propios plazos para la presentación de solicitudes de viaje, que pueden variar en función de sus acuerdos específicos con agencias de viaje y/o requisitos procedimentales internos.
No obstante, para proporcionar un marco global y garantizar la coherencia en todas las agencias y Centros de Servicios Compartidos, la recomendación administrativa global es la siguiente:
Viajes nacionales: Se recomienda presentar las solicitudes de viaje al menos con 15 (quince) días de antelación a la fecha prevista de viaje. Este plazo permite suficiente tiempo para el procesamiento, emisión de billetes y arreglos de alojamiento dentro del país.
Viajes
internacionales: Se recomienda presentar las solicitudes de viaje al menos con 30 (treinta) días de antelación a la fecha prevista de viaje. Este plazo ampliado acomoda consideraciones logísticas adicionales, y facilita la coordinación de visas, pasaportes, reservas de vuelos y otros ítems necesarios para viajes fuera del país.
Cumplir con estos plazos recomendados no solo garantiza una experiencia de viaje más fluida, sino que también permite una asignación eficiente de recursos y la resolución oportuna de cualquier problema, imprevisto que pueda surgir durante el proceso de planificación. Por lo tanto, se alienta a todo el personal a planificar sus viajes con suficiente antelación y a presentar sus solicitudes de acuerdo con estas directrices.
5. VUELOS AÉREOS
Todas las reservas para viajes de negocios que requieran transporte aéreo deben hacerse a través de los agentes de viaje acreditados por el Grupo MSC. Esto ayudará a simplificar la organización de los viajes y permitirá recibir asistencia en caso de que surjan problemas durante el transcurso del viaje.
Clase de servicio:
Todos los viajeros deben viajar en clase turista/económica, preferiblemente en la clase tarifa más barata disponible. Los billetes de clase ejecutiva solo se reservarán para el gerente general y para algunos otros Gerentes Senior específicos¹, únicamente para vuelos cuya duración sea de 6 (seis) horas ininterrumpidas o más. Las escalas y conexiones no se cuentan como parte de las horas mínimas ininterrumpidas requeridas.
Tarifa aérea más baja disponible:
Todos los billetes de avión deben reservarse al precio más bajo, siempre que sea posible. Los siguientes criterios se utilizan para determinar la tarifa aérea más baja disponible:
- La hora de salida o llegada del vuelo está dentro de las dos horas anteriores/posteriores a la hora solicitada de salida o llegada.
- Solo se sugieren aerolíneas confiables que ofrezcan una combinación de seguridad, protección y comodidad, y se favorecen las tarifas corporativas negociadas en los principales destinos de MSC.
- Puede reservarse un vuelo con una escala si se pueden lograr ahorros.
Programas de viajero frecuente:
Los viajeros pueden conservar los beneficios de los programas de viajero frecuente. Sin embargo, la participación en estos programas no debe influir en la selección del vuelo, lo que resultaría en un aumento de la tarifa aérea más allá de la tarifa lógica más baja.
Cambios y cancelaciones:
Los viajeros deben hacer todo lo posible por mantener al mínimo los cambios en el itinerario, con el fin de reducir los cargos por penalización de las aerolíneas y las tarifas adicionales por transacción.
Cuando se cancele un viaje después de haber emitido un billete, los viajeros deben contactar de inmediato con la agencia de viajes para solicitar el reembolso, informar a su HoD y al Administrador de Viajes de la oficina local.
Si el HoD aprueba una solicitud de viaje que nos respeta las normas anteriores, debe notificar al Administrador de Viajes de la oficina local con una justificación por escrito, que deberá ser aprobada por el MD.
6. OTROS MEDIOS DE TRANSPORTE
El traslado entre el domicilio y el lugar de trabajo principal no se considera un viaje de negocios. Los empleados son responsables de sus propios medios de transporte para ir y venir de su lugar de trabajo principal y, en consecuencia, de los gastos relacionados (salvo que las leyes locales exijan lo contrario).
Del mismo modo, MSC no cubre los gastos de aparcamiento relacionados con el traslado al lugar de trabajo.
6.1 VIAJAR EN TRASPORTE PUBLICO
Se alienta a los viajeros a utilizar el transporte público siempre que sea factible. El costo del transporte público durante los viajes de negocios será reembolsado de acuerdo con el costo real incurrido.
El costo del taxi desde y hacia lugares de negocios, hoteles, aeropuertos o estaciones de ferrocarril en relación con actividades comerciales es reembolsable. Sin embargo, se desaconseja el uso de taxis cuando se dispone de servicios más económicos (es decir, traslados al aeropuerto, furgonetas de hotel, trenes, etc.) Se recomienda el uso de Uber cuando esta es una alternativa confiable en el país, debido a sus tarifas más bajas en comparación con las tarifas de los taxis.
6.2 VIAJAR EN VEHÍCULO ALQUILADO
Se permite el alquiler de vehículos bajo la condición de que otros medios de transporte sean más costosos, no estén disponibles o sean poco prácticos.
Los empleados tienen permitido reservar categorías de vehículos Económicos y Compactos, excepto el MD, quien también puede reservar la categoría Intermedia.
Cuando se alquile un coche, se espera que los empleados eviten cualquier cargo excesivo por parte de las compañías de alquiler de coches (por ejemplo, devolver el coche sin repostar, etc.).
Los costos de combustible, estacionamiento y peajes serán reembolsados tras la presentación de los recibos.
Las multas incurridas durante los viajes de negocios mientras se utiliza un vehículo alquilado no están sujetas a reembolso por parte de la empresa, y por lo tanto, siguen siendo responsabilidad exclusiva del viajero.
6.3 VIAJE EN VEHÍCULO PERSONAL
Los viajes de negocios realizados en un vehículo personal serán reembolsados con la condición de que este medio de transporte se considere más apropiado y económico, o cuando el viaje en tren o transporte público no esté disponible.
Los costos de combustible, estacionamiento y peajes serán reembolsados tras la presentación de los recibos.
La oficina local también puede determinar una cantidad económica razonable para compensar el uso de millas/kilómetros.
Las multas incurridas durante los viajes de negocios mientras se utiliza un vehículo personal no están sujetas a reembolso por parte de la empresa y, por lo tanto, siguen siendo responsabilidad exclusiva del viajero.
Los coches de la empresa no deben, en ninguna circunstancia, considerarse como vehículos personales.
7. COMIDA Y ALOJAMIENTO
7.1 GASTOS DE COMIDA
La oficina local debe proporcionar el reembolso a los viajeros por los gastos de comida incurridos contra la presentación de las facturas.
La oficina local debe determinar el monto del reembolso, que debe corresponder al costo de una comida razonable en el lugar de destino (por ejemplo, con un límite máximo diario o viático).
7.2 GASTOS DE HOTEL Y OTROS GASTOS
Todas las solicitudes de alojamiento deben hacerse a través de los agentes de viajes acreditados por el Grupo MSC.
La empresa pagará por las noches de estadía en habitaciones estándar y desayuno. Los viajeros deben pagar cualquier gasto adicional, como minibar, gimnasio, spa, etc.
Se recomienda a los empleados de MSC reservar hoteles de 3 y 4 estrellas, excepto el HoD, que puede alojarse en hoteles de 4 y 5 estrellas.
Cualquier noche adicional por razones personales correrá a cargo del viajero.
Si los viajeros encuentran una tarifa mejor en internet o en otro lugar, se les recomienda ponerse en contacto con el Administrador de Viajes local para obtener asistencia. Los empleados no deben proceder a realizar reservas directas con los hoteles sin involucrar al responsable local de los viajes de negocios.
7.3 LAVANDERÍA
La oficina local puede determinar una regla razonable para el reembolso potencial de los gastos de lavandería. La recomendación global es un servicio moderado de lavandería por semana para viajes de negocios que excedan los 5 (cinco) días hábiles.
8. PASAPORTE, VISAS Y VACUNACIÓN
Los viajeros son responsables de la emisión, la validez y la custodia de sus propios pasaportes.
En caso de renovación, el proceso y los costos relacionados corren a cargo y son responsabilidad del viajero.
El pasaporte utilizado para viajar debe tener una fecha de validez de al menos 6 (seis) meses desde la fecha de regreso del viaje.
La empresa será responsable del costo de la emisión de visas para los países de destino y/o tránsito, cuando sea necesario.
Antes de reservar un viaje de negocios internacional, los viajeros deben asegurarse de poseer todos los documentos necesarios para ingresar al país correspondiente.
Las vacunas para el país de destino, cuando se requieran, serán reembolsadas por la empresa.
El empleado es responsable de garantizar que se cumpla con el tiempo mínimo de anticipación requerido para la vacunación y la emisión de todos los documentos al planificar las fechas de viaje.
9. VIAJE A CASA MATRIZ (GINEBRA)
9.1 ALOJAMIENTO
Los empleados que no pertenezcan a la casa matriz o los organizadores de reuniones deben ponerse en contacto con el Departamento de Viajes Corporativos de la casa matriz para reservar alojamiento en hoteles en Ginebra a las tarifas corporativas de MSC. Si los empleados que no pertenecen a la casa matriz son más de 10 (diez), el organizador debe informar al Departamento de Viajes Corporativos de la casa matriz con el fin de obtener tarifas grupales con descuento. El pago del hotel debe ser realizado por los participantes (es decir, cargado a la entidad local y no a la casa matriz), a menos que el organizador de la reunión especifique lo contrario.
9.2 CARTA DE INVITACIÓN
Cuando los empleados no pertenecen a la casa matriz necesiten una visa para ingresar a Suiza, también necesitarán una carta de invitación de MSC.
El Departamento de Viajes Corporativos de la casa matriz preparará una carta de invitación, previa presentación de los documentos necesarios (por ejemplo, copia del pasaporte válido y fecha exacta de la reunión).
Las cartas de invitación solo pueden emitirse con fines de visa y solo para reuniones organizadas en Ginebra.
El Departamento de Viajes Corporativos de la casa matriz puede ser contactado a través de correo electrónico: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. o teléfono: +41 22 797 7737.
10. REEMBOLSO Y OTROS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
La oficina local debe tener un formulario de gastos que los viajeros deben completar debidamente para solicitar el reembolso. Se deben proporcionar todas las facturas, recibos y comprobantes de pago. Ningún empleado, independientemente de su nivel o título laboral, está exento de proporcionar los formularios de gastos de viaje, que deben ser conservados por el área responsable de la administración para fines de registros y cumplimiento.
Los viajeros deben presentar el formulario de reclamación dentro de un período de tiempo razonable después de cada viaje de negocios, idealmente no más de 30 (treinta) días después de que haya finalizado el viaje.
El HoD debe validar y aprobar los formularios de gastos de viaje. (consultar formulario con el área financiera)
10.1 GASTOS EN LA MONEDA EXTRANJERA
Cuando se realicen gastos en moneda extranjera, el monto debe indicarse en el formulario de reclamación en la moneda original del gasto, y convertido según el tipo de cambio oficial de la fecha en que se produjeron los gastos. Los gastos en moneda extranjera deben reembolsarse en la moneda del país de origen.
La oficina local debe tener un procedimiento adecuado para monitorear los viajes de negocios y controlar los gastos generales de viaje.
11. CONSIDERACIONES FINALES
Se espera que los empleados realicen sus arreglos de viaje únicamente para sí mismos, centrándose exclusivamente en los fines comerciales. La empresa no pagará ni reembolsará ningún costo adicional en caso de que un empleado decida viajar con un acompañante no relacionado con la empresa o un miembro de su familia (es decir, tarifas adicionales por reservar una habitación doble en lugar de una habitación individual; elección de billetes de avión para coincidir con el itinerario del acompañante; costos adicionales de comidas, transporte y/o lavandería; tarifas de visa y pasaporte; impuestos turísticos, entre otros).
Cualquier uso indebido de esta Política de Viajes de Negocios, incluido, pero no limitado a, reclamaciones falsas, gastos no autorizados o incumplimiento de las directrices establecidas, puede resultar en la toma de medidas disciplinarias apropiadas.
12. MONITOREO DEL PROCESO Y ESCALAMIENTOS
La aplicación de esta política en todas las agencias y Centros de Servicios Compartidos será monitoreada por el equipo Global de Recursos Humanos y Finanzas. Cualquier infracción o desviación potencial será evaluada conjuntamente con el gerente general de la agencia y la gestión del Departamento de la Agencia en Ginebra. El mal uso de la política de viajes puede dar lugar a sanciones.
13. HISTORIAL DE DOCUMENTOS
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Aug 2024 |
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