FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL ADM-PT-02 Versión: 4 Fecha de creación: 10/11/2016 Fecha de actualización: 11/09/2023

 

1.   Alcance

MSC

BOG

BUN

CLO

CTG

MED

 

2.  Objetivo:

Proporcionar al colaborador información sobre la organización, funciones y conocimientos relacionados con el desarrollo de sus actividades y competencias, con el fin de proporcionar personal altamente calificado.

 

3.  Definiciones:

3.1. PERFIL DE CARGO:Documento interno donde se establece las competencias, objetivo y funciones del cargo para cada uno de los colaboradores.

3.2. INDUCCIÓN: Consiste en brindar información corporativa sobre sus políticas, servicios,  sucursales, y sistema integrado de gestión para el conocimiento e identificación del colaborador dentro de la organización.

3.3. ENTRENAMIENTO: Consiste en capacitar al colaborador en temas relativos a su cargo, funciones y procesos a desempeñar en la organización, con el fin de desarrollar competencias directamente relacionadas con su perfil.

3.4. CAPACITACIÓN: Es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual desarrolla habilidades y destrezas de los colaboradores, que le permite adquirir, profundizar y actualizar conocimientos para un mejor desempeño de sus labores habituales. La capacitación puede ser interna o externa de acuerdo al perfil de cargo y que le brinda aportes a la organización.

3.5. CAPACITACION POR CARGO:Consiste en establecer los conocimientos básicos que requiere el colaborador para el desarrollo del cargo.

3.6. EFICACIA:Se refiere al logro de objetivos trazados en la capacitación.

 

4.  Normas:

4.1.   La presentación Corporativa debe contener:

4.1.1. Historia de la organización

4.1.2. Sucursales donde hay presencia

4.1.3. Misión

4.1.4. Visión

4.1.5. Objetivos

4.1.6. Valores

4.1.7. Principios

4.1.8. Políticas

4.1.9. Estructura Organizacional

4.1.10. Normas de la organización

4.1.11. Derechos y Obligaciones con la ARL

4.1.12. Reporte de Condiciones

4.1.13. Concepto de Accidente de Trabajo y Enfermedad Laboral

4.1.14. Concepto de Peligro y Riesgo

4.1.15. Concepto de Aspecto e Impacto

4.1.16. Programas de Gestión de Riesgo y Ambientales

4.1.17. Que hacer en caso de emergencia

4.1.18. MEDEVAC

4.1.19. Integrantes de Comités

4.1.20. Brigadas Plan Evacuación

4.1.21. Mapa de procesos

4.1.22. Seguridad en la cadena de suministro

 

4.2.  El entrenamiento de cargo debe contemplar:

4.2.1. Funciones del Cargo

4.2.2. Proceso al que pertenece

4.2.3. Procedimientos y formatos que aplican al proceso

4.2.4. Software asociado al proceso

4.2.5. Áreas con las que se relaciona el cargo

4.2.6. Entrega de informes y documentos

4.2.7. Los temas relacionados en el programa de capacitación AM-FT-13.

 

4.3. El proceso de entrenamiento en el cargo para el personal contratado podrá tener una duración de 30 días contados a partir de la fecha de ingreso, el cual una vez terminado deberá enviar el formato original al área de gestión humana para ser archivado en su carpeta.

4.4. Las necesidades de capacitación serán identificadas a través de:

4.4.1. Actividades del negocio

4.4.2. Desarrollos tecnológicos del software

4.4.3. Requisitos legales

4.4.4. Procesos nuevos o actualizados de la organización

4.4.5. Requisitos del cliente

4.4.6. Seguridad y Salud en el Trabajo

4.4.7. Ambientales

4.4.8. Evaluación de Desempeño

4.4.9. Auditorías Internas y Externas

4.4.10. Oportunidades de Mejora

4.4.11. Accidentes de Trabajo

4.4.12. Encuestas de los clientes

4.4.13. Revisiones Gerenciales

4.4.14. Resultado del Engagement Survey o encuesta de satisfacción.

 

4.5. Las capacitaciones que se requieran tomar por fuera de la organización y que generen un costo deberán ser solicitadas a la Gerencia general.

4.6. Las capacitaciones que sean tomadas por fuera de la organización se deben establecer tiempo de permanencia en la organización según el monto causado como contraprestación mediante el formato ADM-FT-10 Convenio de capacitación.

Nota: En caso de retiro por decisión unilateral, los gastos mencionados corren por cuenta del colaborador y por lo tanto autorizará que dichos gastos sean descontados de su liquidación.

4.7. La eficacia de la capacitación se medirá a través de una de las siguientes metodologías, la cual dependerá de la complejidad del tema y el objetivo planteado en la capacitación:

4.7.1. La inducción y el entrenamiento del personal será medido a través de la Evaluación del Periodo de Prueba.

4.7.2. Evaluaciones escritas o electrónicas, las cuales deben estar calificadas por el Facilitador de la capacitación.

4.7.3. Registros como: fotos, registro de notas, actividades lúdicas, entre otros

4.7.4. A través de la ejecución de una tarea y evaluada en un tiempo determinado o en la Evaluación de Desempeño.

4.7.5. A través de la medición de los indicadores de gestión.

4.8. Las capacitaciones podrán ser tomadas de manera:

4.8.1. Presencial: Por medio de Citación en un lugar y hora determinada

4.8.2. Virtual: a través de la plataforma Teams u otra herramienta autorizada por MSC.

4.9. Se realizarán capacitaciones anuales con enfoque al sistema de gestión de seguridad en la cadena de suministro a todos los colaboradores (SIG)

4.10. Se considera Producto No Conforme a los ítems relacionados a continuación, para lo cual se debe realizar el procedimiento SER-PT-02 Servicio No Conforme:

4.10.1. No capacitar al personal nuevo de forma eficaz

4.10.2. No ser claros en el momento de la capacitación

4.10.3. Realizar capacitaciones de temas no necesarios por la organización

4.10.4. Que el facilitador no sea idóneo para realizar la capacitación

4.10.5. No alcanzar los objetivos trazados en la capacitación

 

5. Responsabilidades:

5.1.  Gerente General

5.1.1. Aprobar presupuesto para la ejecución del programa de capacitaciones

5.1.2. Aprobar las capacitaciones que se realicen por fuera de la organización

5.2. Jefe Inmediato

5.2.1. Garantizar y verificar que el personal nuevo obtenga el entrenamiento requerido para el desarrollo de sus actividades en el cargo

5.2.2. Garantizar la asistencia a las capacitaciones que se programen o estén disponibles en la plataforma del personal a cargo

5.3. Facilitador

5.3.1. Realizar la capacitación de forma clara y dinámica

5.3.2. Facilitar el material de la capacitación

5.3.3. Presentar la hoja de vida

5.3.4. Realizar la eficacia de la capacitación

5.4. Área de Gestión Humana

5.4.1. Llevar el control de los convenios de capacitación

5.4.2. Archivar en las respectivas hojas de vida de los colaboradores los convenios de capacitación

5.5. Colaborador

5.5.1. Solicitar la firma del capacitador en el Formato Inducción y entrenamiento

5.5.2. Participar de las capacitaciones otorgadas por la organización

5.5.3. Colocar en práctica los conocimientos adquiridos en el desarrollo de sus actividades del cargo

 

6.  Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

INDUCCION Y ENTRENAMIENTO
RESPONSABLE	No	ACTIVIDAD
Gestión Humana	1	Realiza la inducción al colaborador contratado de acuerdo a la presentación Corporativa Establecida. [2]
	2	Diligencia junto con el colaborador el Formato ADM-FT-01 Inducción y Entrenamiento y firma como facilitador. [3]
Jefe Inmediato	3	Realiza recorrido con el colaborador por las instalaciones de la empresa y lo presenta por las áreas. [4]
	4	Verifica los temas requeridos por el cargo para la capacitación a través del formato ADM-FT-11 Matriz de capacitación por cargo y los registra en el formato ADM-FT-01 Inducción y entrenamiento. [5]
Facilitador		Capacita al colaborador en los temas requeridos.
Colaborador	5	Solicita la firma de los facilitadores en el formato ADM-FT-01 Inducción y Entrenamiento. [6]
Jefe Inmediato	6	Verifica junto con el colaborador que los temas capacitados hayan quedados claros. [7]
Colaborador	7	Envía o entrega a gestión humana el formato ADM-FT-01 Inducción y Entrenamiento. [8]
Gestión Humana	8	Recepciona el formato ADM-FT-01 Inducción y Entrenamiento y lo archiva a la hoja de vida correspondiente. [Fin]

 

CAPACITACIONES
RESPONSABLE	No	ACTIVIDAD
Gestión Humana / jefe inmediato	1	Identifica las necesidades de capacitación según lo establecido en el ítem 4.1.4. [2]
	2	Establece los temas a trabajar durante el periodo de un año según en el formato ADM-FT-12 Programa de capacitación. [3]
	3	Coordina con el facilitador, fecha y hora de la capacitación. [4]
	4	Coordina la Logística para llevar a cabo la Capacitación. [5]
	5	Coordina con el facilitador la forma de medición de la eficacia de la capacitación a través de una de las metodologías propuestas en el ítem 4.1.7 del presente procedimiento. [6]
	6	Diligencia Formato ADM-FT-04 Listado de Asistencia durante la capacitación.[7]
	7	Registra la información en el formato ADM-FT-12 Programa de Capacitación. [8]
	8	Archiva el listado de Asistencia en la carpeta correspondiente. [Fin]

 

SOLICITUD DE CAPACITACIÓN FUERA DE LA ORGANIZACIÓN
RESPONSABLE	No	ACTIVIDAD
Jefe Inmediato	1	Identifican la necesidad de capacitación.[2]
	2	Envía mail de solicitud a la Gerencia indicando el tema del curso, colaboradores a asistir, entidad que proporciona la capacitación y el valor correspondiente. [3]
Gerente General	3	Estudia la solicitud de acuerdo a la necesidad y perfil. [4]
	4	Si es Aprobado: Autoriza al Jefe Inmediato a coordinar la capacitación con el instituto correspondiente.  [5]	No Aprobado: Informa al Jefe Inmediato de la decisión. [Fin]
Jefe Inmediato	5	Gestiona el pago a la institución que proporcionara la capacitación solicitada. [6]
	6	Diligencia el formato ADM-FT-10 Convenio de Capacitación con la información indicada en el ítem 4.1.6. [7]
Colaborador	7	Verifica la información contenida en el formato ADM-FT-10 Convenio de capacitación y firma como aceptación del convenio y hace entrega a Recursos Humanos. [8]
	8	Terminado el curso hace entrega del certificado o registro de asistencia a la capacitación a Recursos Humanos. [9]
Gestión Humana	9	Archiva el certificado o registro de asistencia en la respectiva carpeta del Colaborador. [Fin]

 

7.   Documentos Relacionados

7.1. Formato ADM-FT-01 Inducción y Entrenamiento de Personal

7.2. Formato ADM-FT-12 Programa de Capacitación

7.3. Formato ADM-FT-04 Listado de Asistencia

7.4. Formato ADM-FT-10 Convenio de Capacitación

 

 

Elaboró	Revisó	Aprobó
Sergio Agudelo Coordinador de procesos	Maria Ximena Sanmiguel A.   Directora de Gestión Humana	Daniel Cundy Gerente general