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REPORTES DE PERSONAL ADM-PT-05 Versión: 2 Fecha de creación: 24/01/2017 Fecha de actualización: 06/04/2021 |
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1. Alcance
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MSC |
BOG |
BUN |
CLO |
CTG |
MED |
2. Objetivo:
Establecer los parámetros a seguir para los reportes del personal en la empresa Mediterranean Shipping Company S.A.S.
3. Definiciones:
3.1. Incapacidad: Estado de inhabilidad física o mental que impide desempeñar en forma temporal o permanente, la profesión u oficio del trabajador.
3.2. Enfermedad General: Consecuencia de una enfermedad o accidente de origen común que no guarda relación con el desarrollo del trabajo o el medio en el cual el colaborador ejerce sus funciones.
3.3. Enfermedad Profesional: Consecuencia de una enfermedad originada en la clase de trabajo o por el medio en el cual el colaborador desarrolla sus funciones.
3.4. Maternidad Preparto: Tiempo que se concede a la colaboradora con anterioridad a la fecha probable del parto.
3.5. Licencia de Maternidad: Tiempo remunerado que se reconoce a la colaboradora al término de su embarazo para que se retire temporalmente de sus labores, con el fin de brindar atención y cuidados a su bebé; a la madre adoptante del menor de 18 años o al padre adoptante cuando éste carezca de cónyuge o compañera permanente.
3.6. Vacaciones: Prestación social que consiste en el descanso remunerado al que tiene derecho todo colaborador que hubiere prestado sus servicios a Mediterranean Shipping Company s.a., durante un año calendario, consistente en 15 días hábiles consecutivos.
3.7. Periodo de Vacaciones: Es el tiempo de trabajo requerido (un año) por el colaborador, para disfrutar un descanso. No se pueden acumular dos o más periodos de vacaciones.
3.8. Tiempo de Vacaciones: Son los días a los que tiene derecho un colaborador para disfrutar sus vacaciones, definido como 15 días hábiles.
3.9. EPS: Entidad Promotora de Salud
3.10. ARL: Administradora de Riesgos Laborales.
4. Normas:
Permisos laborales
4.1. Los permisos relacionados con una calamidad doméstica deberán ser informados, verificados y autorizados por el jefe inmediato.
4.2. En caso de ser un permiso de carácter personal serán autorizados únicamente en caso de fuerza mayor y serán compensados en tiempo por parte del colaborador. Para los demás permisos se aplicará lo estipulado en el reglamento interno de trabajo.
4.3. En caso de ser una ausencia por motivo de salud o para cumplir citas médicas deberá estar debidamente respaldada con constancias expedidas por la EPS a la que pertenece.
4.4. Está prohibido entrar y salir de las instalaciones de la empresa en horas distintas a las del trabajo sin causa justificada o sin autorización expresa del jefe inmediato.
4.5. Los formatos de permisos deberán ser entregados a gestión humana y al jefe inmediato antes de tomar el permiso.
4.6. Es responsabilidad del Jefe Inmediato reportar oportunamente a gestión humana cualquier ausencia de los colaboradores a su cargo.
4.7. los permisos remunerados se conceden solo en los siguientes casos según artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo (CST):
- Citas Médicas justificadas por la EPS en la cual se encuentra afiliado.
- Citaciones obligatorias en oficinas oficiales o del estado que tengan que atenderse personalmente y que solo pueden tramitarse en horas hábiles de oficina.
- Para el desempeño de cargos oficiales transitorios de forzosa aceptación.
- En caso de grave calamidad doméstica debidamente comprobada, es decir; por cualquier situación fortuita o de fuerza mayor que afecte directa y gravemente a la familia o a sus bienes y que le obligue a estar presente para enfrentarla o solucionarla, en estos casos se deben comprobar plenamente ante el jefe inmediato; si el permiso se solicita por más de un día requiere aprobación de la Gerencia.
- Para asistir al entierro de sus compañeros, siempre que notifique con la debida oportunidad al jefe inmediato y que el número de los que se ausenten no sea tal que perjudique el funcionamiento de la Empresa.
4.8. Los permisos no remunerados son todos aquellos no incluidos en los casos anteriores. Cuando estos excedan de un día se consideran "licencia no remunerada", deben ser solicitados por escrito al jefe inmediato diligenciando el formato ADM-FT-16 Permiso laboral.
Incapacidades
4.9. La empresa reconoce los dos (02) días de incapacidad no profesional o enfermedad general ambulatoria, la cual será reconocida siempre y cuando este soportada por la respectiva EPS, de lo contrario se tomara como días no laborados y descontados de nómina.
4.10. La empresa reconoce el primer día de incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad laboral al 100% del salario diario. Las incapacidades mayores a un día tendrán un reconocimiento económico igual al que otorgue la ARL.
4.11. Para las incapacidades de origen común superiores a 3 días el reconocimiento económico para el trabajador será igual al reconocido por la EPS.
Licencias
4.12. Se concederá al colaborador en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad (padres, hijos, abuelos, hermanos y nietos), primero de afinidad (suegros, hijastros) y primero civil (padre adoptante, la madre adoptante y el adoptivo), una licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles cualquiera será su modalidad de contratación o de vinculación laboral según Ley 1280 de 2009 “Por la cual se adiciona el numeral 10 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo
4.13. Licencia de maternidad preparto, Esta será de una (1) semana con anterioridad a la fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la futura madre requiere una semana adicional previa al parto podrá gozar de las dos (2) semanas, con dieciséis (16) posparto. Si en caso diferente, por razón médica no puede tomarla semana previa al parto, podrá disfrutarlas dieciocho (18) semanas en el posparto inmediato de acuerdo a lo previsto en la ley 1822 artículo 1 numeral 6.
4.14. Licencia de maternidad posparto. Esta licencia tendrá una duración normal de diecisiete (17) semanas contadas desde la fecha del parto, o de dieciséis (16) o dieciocho (18) semanas por decisión médica, de acuerdo a lo previsto en la ley 1822 artículo 1 numeral 6.
4.15. La colaboradora debe presentar a la empresa un certificado médico, en el cual debe constar:
a) El estado de embarazo de la trabajadora
b) La indicación del día probable del parto, y
c) La indicación del día desde el cual debe empezar la licencia, teniendo en cuenta que, por lo menos, ha de iniciarse dos semanas antes del parto.
4.16. Se le concederá a la colaboradora dos descansos de 30 minutos cada uno, dentro de la jornada laboral para amamantar a su hijo, sin descuento alguno del salario por dicho concepto durante los primeros seis (6) meses de edad.
4.17. La licencia de paternidad tendrá una duración de ocho (8) días hábiles remunerados, el único soporte válido para el otorgamiento de licencia remunerada de paternidad es el Registro Civil de Nacimiento el cual deberá presentarse a la EPS a más tardar dentro de los 30 días siguientes a la fecha del nacimiento del menor, de acuerdo a lo previsto en la ley 1822 artículo 1 numeral 6
Vacaciones
4.17. Los colaboradores deben programar el disfrute de sus vacaciones en conjunto con el jefe inmediato,
4.18. Las solicitudes de vacaciones se deben realizar a través de la herramienta Adecco Online.
4.19. El jefe inmediato debe informar quien será la persona encargada de las tareas en los días de ausencia del colaborador que disfruta sus vacaciones
4.20. El colaborador debe realizar la entrega de sus funciones al colaborador que lo reemplazara en su ausencia, informando el estado de sus actividades y relacionando los elementos que se encuentran a su cargo.
4.21. La época de las vacaciones debe ser señalada por la empresa a más tardar dentro del año siguiente y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a petición del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso.
4.22. En todo caso, el colaborador gozará anualmente, por lo menos, de seis (6) días hábiles continuos de vacaciones, los que no son acumulables. Las partes pueden convenir en acumular los días restantes de vacaciones hasta por dos (2) años, de acuerdo a lo previsto en el decreto 1072 de 2015 numeral 2.2.1.2.2.2.
4.23. La acumulación puede ser hasta por cuatro (4) años, cuando se trate de colaboradores técnicos, especializados de confianza, de manejo o de extranjeros que presten sus servicios en lugares distintos a los de la residencia de sus familiares, de acuerdo a lo previsto en el decreto 1072 de 2015 numeral 2.2.1.2.2.2.
4.24. Si el colaborador goza únicamente de seis (6) días de vacaciones en un año, se presume que acumula los días restantes de vacaciones a las posteriores.
4.25. Quedan prohibidas la acumulación y la compensación, aún parcial de las vacaciones de los colaboradores menores de diez y ocho (18) años durante la vigencia del contrato de trabajo, quienes deben disfrutar de la totalidad de sus vacaciones en tiempo, durante el año siguiente a aquel en que se hayan causado.
5. Responsabilidades:
5.1. Jefe Inmediato:
5.1.1. Aprobar los permisos de salida
5.1.2. Dar a conocer al colaborador, con quince (15) días de anticipación, la fecha en que le concederá las vacaciones.
5.2. Colaborador
5.2.1. Entregar copias de los originales de las incapacidades y de las historias clínicas
5.2.2. Realizar las transcripciones de las incapacidades ante la EPS
5.2.3. Diligenciar el permiso Laboral
5.2.4. Solicitar sus vacaciones de acuerdo con la programación del área al que corresponde
5.3. Gestión Humana
5.3.1. Verificar los permisos de salida y registrar en el sistema de control de ingreso
5.3.2. Archivar documentación en las hojas de vida
5.4. Proveedor de Nomina
5.4.1. Realizar proceso de radicación y recobro de incapacidades
5.4.2. Realizar la correcta liquidación y pago oportuno de las vacaciones.
6. Desarrollo:
El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.
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INCAPACIDADES |
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Responsable |
Ítem |
Actividad |
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Colaborador |
1 |
EPS Entrega la incapacidad original y la historia clínica siempre y cuando la incapacidad sea superior a tres días adjuntando copia del carné de afiliación. [2] |
Medicina Prepagada Entrega a gestión humana la copia del carné de afiliación [2] |
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Proveedor de nomina |
2 |
Recepciona incapacidad y de acuerdo a cada EPS se realiza proceso establecido por la misma para la trascripción radicación y recobro de la incapacidad a favor de la empresa. [Fin] |
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PERMISOS Y AUSENCIAS DURANTE LA JORNADA LABORAL |
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Responsable |
Ítem |
Actividad |
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Colaborador |
1 |
Diligencia el formato ADM-FT-16 Permiso Laboral, solicita el visto bueno al jefe inmediato [2] |
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Gestión Humana |
2 |
Recepciona el formato ADM-FT-16 Permiso Laboral debidamente diligenciado, lo registra en el sistema de control de Personal [3] |
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3 |
Verifica con el sistema de ingreso u horario del colaborador con lo solicitado en el permiso, así mismo la reposición del tiempo en caso requerido [Fin]. |
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LICENCIA DE MATERNIDAD |
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Responsable |
Ítem |
Actividad |
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Colaboradora |
1 |
Licencia preparto: Entrega copia de la incapacidad original y copia de la historia clínica [2]. |
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2
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Licencia Posparto: |
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EPS Entrega la incapacidad original y la historia clínica adjuntando registro de nacido vivo y copia del carné de afiliación. [3] |
Medicina Prepagada Entrega a gestión humana la copia del carné de afiliación. [3] |
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Proveedor de nomina |
3 |
Recepciona incapacidad y de acuerdo a cada EPS se realiza proceso establecido por la misma para la transcripción, radicación y recobro de la incapacidad a favor de la empresa. [Fin] |
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LICENCIA DE PATENIDAD |
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Colaborador |
1 |
Presenta los siguientes documentos:
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Proveedor de nomina |
2 |
Recepciona la documentación completa y realiza la radicación de los documentos ante la EPS para el recobro de la incapacidad [Fin] |
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SOLICITUD DE VACACIONES |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Colaborador |
1 |
Programa las vacaciones en conjunto con el jefe inmediato. [2] |
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2 |
Ingresa a la herramienta Adecco Online y realiza la solicitud de las vacaciones [3] |
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Jefe Inmediato |
3 |
Aprueba las mismas y envía en el cuadro de comentarios, quien será la persona encargada de las tareas en los días de ausencia. [4] |
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Gerencia General |
4 |
Aprueba o no las vacaciones. [Fin] |
7. Documentos Relacionados
7.1. Formato GE-FT-01 Acta
7.2. Formato ADM-FT-16 Permiso Laboral
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Elaboró |
Revisó |
Aprobó |
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Sergio Agudelo Coordinador de Procesos |
Cristina Rincón Generalista de recursos humanos |
Daniel Cundy Gerente General |
