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RETIRO DE PERSONAL ADM-PT-04 Versión: 7 Fecha de creación: 08/12/2016 Fecha de actualización: 18/11/2024 |
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- Alcance:
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MSC |
BOG |
BUN |
CLO |
CTG |
MED |
- Objetivo:
Establecer la metodología para el retiro del personal por terminación de contrato con justa causa, sin justa causa, renuncia voluntaria, mutuo acuerdo o jubilación.
- Definiciones:
3.1. ACTA DE ENTREGA: Documento interno donde se estipula los pendientes, responsabilidades y temas que se encuentren en el cargo para su entrega.
3.2. RETIRO: Consiste en dar por terminado la relación laboral entre el trabajador y el empleador.
3.3. PAZ Y SALVO: Documento que debe tramitar el empleado, en el que se certifica el estado de las obligaciones que tiene con las diferentes áreas de la organización.
4. Normas:
4.1. La decisión de retiro de personal debe ser informada inmediatamente al área de gestión humana, informando tipo de retiro y fecha.
4.2. El acta de entrega debe contener:
4.2.1. Los temas actuales que se encuentra realizando el cargo
4.2.2. Los pendientes para desarrollar
4.2.3. Las carpetas magnéticas y físicas manejadas por el cargo
4.2.4. Los sellos que se estén a cargo
4.2.5. Dispositivos electrónicos (Tablet, celular, Usb, Computador entre otros) responsables del cargo
4.3. Se debe solicitar a IT la eliminación de los usuarios y accesos. Se envía correo informando al proveedor Adecco sobre el retiro para que se realice el proceso correspondiente. En caso de ser por Temporal, la persona remite directamente la carta de renuncia al proveedor Ocupar para el proceso de desvinculación.
4.4. Se debe garantizar el retiro de acceso a la oficina (Bogotá) por medio del sistema biométrico
4.5. Se debe verificar en las áreas antes de firmar el formato de GH-FT-13 Paz y Salvo, que el colaborador no tenga pendiente:
4.5.1. Entrega de dispositivos electrónicos (Tablet, celular, Usb, Computador entre otros)
4.5.2. Encontrarse al día con anticipos o viáticos entregados
4.5.3. No tener convenios de capacitación pendientes
4.5.4. Entrega de Carné de la empresa
4.6. Se considera Producto No Conforme a los ítems relacionados a continuación, para lo cual se debe realizar el procedimiento SER-PT-02 Producto No Conforme:
4.6.1. No capacitar al personal nuevo de forma eficaz
4.7. Una vez se cuenta con la hoja de vida junto con sus respectivos soportes, se debe enviar la carpeta a archivo al archivo en gestión.
5. Responsabilidades:
5.1. Jefe Inmediato
5.1.1. Verificar que la información del acta sea la correcta
5.1.2. Garantizar la entrega total del cargo
5.2. Colaborador
5.2.1. Hacer entrega del cargo con los aspectos contemplados en el ítem 4.1
5.2.2. Gestionar en las áreas la paz y salvo
5.3. Área de Gestión Humana
5.3.1. Verificar la documentación entregada para la terminación del contrato
5.3.2. Verificar en la hoja de vida del colaborador a retirar se encuentre a paz y salvo con convenios de capacitación.
5.4. Jefes de área
5.4.1. Verificar que el colaborador que se va a retirar este a paz y salvo con el área y firmar en constancia de confirmación de paz y salvo. De caso contrario informar a gestión humana.
5.5. Proveedor de Nomina
5.5.1. Realizar la liquidación del excolaborador
6. Desarrollo:
El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.
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RETIRO |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Colaborador, Jefe Inmediato |
1
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Renuncia Hace entrega de la carta de renuncia al Jefe Inmediato. [2] |
Despido Informa al colaborador mediante oficio su despido. [2] |
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Jefe Inmediato |
2 |
Informa al área de gestión Humana. [3] |
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Colaborador |
3 |
Realiza la entrega del cargo estipulando lo relacionado en el ítem 4.1. [4] |
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4 |
Verifica el acta con el jefe inmediato. [5] |
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5 |
Diligencia el formato ADM-FT-13 Paz y salvo en las áreas correspondientes. [5] |
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Jefes de Área |
6 |
Verifica que el colaborador no tenga pendientes en las áreas tales como los informados en el ítem 4.3 y firman en constancia de paz y salvo, en caso contrario deja una anotación en el formato ADM-FT-13 Paz y Salvo. [7] |
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Colaborador |
7 |
Entrega el Formato la entrega y el formato ADM-FT-13 Paz y Salvo al área de gestión humana. [8] |
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Gestión Humana
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8 |
Recepciona los documentos y hace entrega de la liquidación, carta de retiro de cesantías, carta de autoliquidación de aportes de los últimos tres meses, examen médico de egreso, autorización para transferencia, carta de retiro del banco, carta de aceptación de renuncia o despido y certificación laboral, dejando copias con firmas de recibido de los documentos por parte del colaborador [9] |
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9 |
Recepciona los documentos de retiro y los archiva a la hoja de vida correspondiente. [Fin] |
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RETIRO EN CASO DE MUERTE TRABAJADOR |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Familiar Colaborador |
1
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Hace entrega del acta defunción al área de gestión humana. [2] |
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Gestión Humana |
2 |
Una vez sea notificado el fallecimiento del colaborador según especifica artículo 212 del CST se establecen ciertas pautas el pago de sus prestaciones sociales, se deben liquidar ordinariamente las prestaciones sociales, los salarios adeudados, las acreencias laborales en general, y ese monto debe quedar congelado [3] |
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3 |
Se hace las publicaciones en los medios de comunicación pertinente, y esas publicaciones tienen la finalidad de informarle a la comunidad públicamente que ha fallecido un trabajador para que eventualmente quien tenga el derecho a reclamar dicho monto se |
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4 |
Al paso de 30 días de publicado los anuncios la empresa puede proceder al pago directamente a los herederos o a quienes hayan demostrado su parentesco con el trabajador [5] |
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5 |
1.1. De lo contrario MSC procederá a consignar en el banco agrario [Fin] |
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7. Documentos Relacionados
- Formato ADM-FT-13 Paz y Salvo
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Elaboró |
Revisó |
Aprobó |
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Sergio Agudelo Coordinador de Procesos |
Maria Ximena Sanmiguel Aristizábal Directora Recursos Humanos
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Daniel Cundy Gerente General |
