Selección y Contratación de Personal

SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

ADM-PT-01

Versión: 5

Fecha de creación: 05/12/2016

Fecha de actualización: 18/11/2024

Alcance

MSC

BOG

BUN

CLO

CTG

MED

Objetivo:

Seleccionar y contratar a los candidatos de acuerdo con el perfil del cargo y el cumplimiento de requisitos de contratación para garantizar la vinculación de personal requerido.

Definiciones:

3.1. Reclutamiento: Es la fase de búsqueda de candidatos.

3.2. Pruebas psicotécnicas: Conjunto de cuestionarios que busca establecer características personales de los candidatos a una vacante, con el fin de intentar prever su conducta futura en el puesto de trabajo.

3.3. Pruebas de conocimiento: Prueba escrita que permite medir el grado de conocimiento profesional, técnico, nociones de informática, inglés, entre otras requerida por el cargo.

3.4. Entrevista: Proceso que busca conocer al candidato, probar actitudes personales, verificar la personalidad y compatibilidad con el ambiente de trabajo, evaluar las competencias del candidato para el desarrollo del puesto y transmitir una imagen adecuada de la empresa.

3.5. Contratación: Es la forma de formalizar con apego a la ley, la futura relación de trabajo para garantizar los intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la empresa.

Normas:

Selección de Personal

4.1. Para iniciar todo proceso de selección y contratación de personal se debe contar con la aprobación por parte del gerente general donde se apruebe el inicio del proceso.

4.2. Al identificar una vacante se debe tener definido el perfil de cargo a buscar, en caso de no contar con el perfil, se deberá realizar el análisis, descripción del cargo

Nota: Se debe garantizar la actualización del organigrama de acuerdo con nuevos perfiles de cargo generados.

4.3. Se debe iniciar la búsqueda de candidatos a través de las siguientes fuentes de reclutamiento:

Fuentes de Reclutamiento Interno para concursos internos: se publica la vacante en carteleras, intranet corporativa y correo electrónico masivo.
Fuentes de Reclutamiento Externo: internet, referencias de otros colaboradores y hojas de vida recibidas al correo corporativo.
La publicación de la oferta debe contener la descripción de las responsabilidades, los requisitos para aplicar y forma de envió de hoja de vida.
Se debe realizar una revisión a las hojas de vida postuladas verificando el cumpliendo del perfil requerido.

Contratación de Personal

4.4. Se debe verificar la información y documentos de la hoja de vida del candidato antes de la contratación

4.5. Todos los candidatos a ingresar a la empresa deben contar con la prueba psicotécnica, exámenes médicos, estudio de seguridad y estar verificados los resultados antes de la contratación.

4.6. La decisión de selección a un candidato debe contemplar los siguientes criterios:

Adecuación al perfil del puesto
Cumplimiento de competencias
Potencial del candidato
Acuerdo con condiciones del puesto (Forma de contratación, salario, beneficios, etc.)

4.7. La afiliación a la ARL del colaborador a ingresar se debe realizar un día antes del ingreso a la empresa y el nivel de riesgo se asignará de acuerdo al perfil del cargo. la afiliación a EPS, AFP, y CCF debe quedar realizada el día del ingreso del colaborador.

4.8. Se debe gestionar la autorización de ingreso al edificio, oficinas y terminales portuarios correspondiente según las necesidades del cargo.

4.9. Los documentos de la hoja de vida del colaborador deben archivarse de manera cronológica de acuerdo a las novedades presentadas.

4.10. Con el propósito de identificar, controlar y tomar acciones para la mejora continua del servicio, se considera Servicio No Conforme a los ítems relacionados a continuación, para lo cual se debe realizar el procedimiento SER-PT-02 Servicio No Conforme:

Seleccionar un candidato que no reúna los requisitos requeridos en el perfil de cargo
No realizar las verificaciones de los documentos aportados por el candidato antes de la contratación
No realizar las afiliaciones a ARL, EPS, AFP y CCF en los tiempos establecidos
Realizar el contrato con información no autorizada por el jefe inmediato mediante correo electrónico.

Responsabilidades:

5.1. Gerente General

5.1.1. Aprobar el proceso de reclutamiento, selección y contratación de nuevo personal

5.2. Jefe Inmediato

5.2.1. Identificar la necesidad de personal

5.2.2. Verificar si el perfil existe, en caso de no existir proporcionar la información necesaria para la creación del cargo

5.2.3. Realizar la entrevista con los candidatos postulados

5.2.4. Aprobar el candidato a contratar

5.3. Gestión Humana

5.3.1. Creación de perfil de cargo en caso no existir

5.3.2. Mantener actualizados los organigramas de la empresa

5.3.3. Publicar la vacante en las diferentes fuentes de reclutamiento

5.3.4. Enviar las hojas de vida que cumplen el perfil al jefe inmediato

5.3.5. Custodiar las hojas de vida de los colaboradores garantizando la conservación de los documentos y la privacidad de la información

5.3.6. Definir el tipo de contratación de la persona (por temporal o directamente con MSC)

5.4. Proveedor de contratación

5.4.1. Realizar la aplicación de las pruebas

5.4.2. Indicar al nuevo colaborador los documentos requeridos para la contratación

5.4.3. Realizar el proceso de contratación

5.4.4. Ingresar la información del candidato en el software de nomina

5.4.5. Archivar la hoja de acuerdo al orden establecido

5.4.6. Realizar las afiliaciones de ARL, EPS, CCF y AFP del colaborador y sus beneficiarios (si aplica)

Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividad

SELECCIÓN DE PERSONAL DIRECTO MSC
RESPONSABLE	No	ACTIVIDAD
Jefe Inmediato	1	Identifica la necesidad de personal e Informa vía E-mail a RRH y Gerencia General. [2]
Gerente General	2	Analiza la solicitud [3]
		Aprueba				No aprueba
	3	Envía vía mail de aprobación de inicio del proceso de reclutamiento, selección y contratación del nuevo personal al jefe inmediato solicitante. [4]				Envía vía mail la no aprobación de la contratación con los motivos por el cual no procede al jefe inmediato solicitante. [Fin]
Jefe Inmediato	4	Envía a gestión humana la solicitud de inicio de proceso de selección indicado el perfil a requerir, tipo de contratación (Temporal, fijo e indefinido), salario, demás condiciones laborales como bonos, comisiones o auxilios. [5]
Gestión humana		Recepciona la solicitud y Verifica la existencia del perfil.
	5	Si existe el Perfil		No existe el perfil
		Procede a la consecución de candidatos. [8]		Solicita al departamento las responsabilidades del cargo para así crear el perfil. [6]
	6	Contacta al jefe inmediato para crear el perfil de acuerdo con las necesidades del área. [7]
	7	Actualiza y publica el organigrama. [8]
Gestión humana	8	Procede con la consecución de candidatos por medio de las fuentes de reclutamiento establecidas en el presente procedimientos en el ítem 4.3. y de acuerdo a la información de la vacante: cargo, salario, fecha de ingreso y tipo de contrato. [9]
	9	Recepciona las hojas de vida y verifica que se ajuste al perfil de cargo solicitado y preselecciona los candidatos que serán entrevistados. [10]
	10	Envía hojas de vida preseleccionadas [11]
Jefe Inmediato / Gestión humana/	11	Verifica las hojas de vida preseleccionadas y establece disponibilidad para entrevistas. [12]
Gestión humana	12	Convoca a los candidatos preseleccionados para la entrevista. [13]
Jefe Inmediato / Gestión humana	13	Realiza la entrevista diligenciando el formato entrevista inicial [14]
	14	En conjunto entre el jefe inmediato y gestión humana se selecciona el candidato que cumple las expectativas del cargo. [15]
Proveedor de Contratación Adecco	15	Recepciona la hoja de vida, contacta y cita al candidato. [16]
	16	Solicita autorización de tratamiento de datos, estudio de seguridad, consignación de aportes y envió de información de nómina mediante formato ADM-FT-15 Autorización. [17]
	17	Envía el formato ADM-FT-14 Lista de verificación de documentos contractuales [18]

	18	Envían resultados de los exámenes, pruebas y estudios de seguridad. [19]
Gestión Humana	19	Envía instrucción al proveedor de exámenes médicos indicado el cargo, exámenes médicos a realizar al candidato según profesiograma y Solicita al proveedor de seguridad realizar el estudio de confiabilidad. [20]
	20	Aplica la prueba psicotécnica al candidato seleccionado. [21]
	21	Analiza estudios de seguridad y los resultados de las pruebas psicotécnicas [22]
Gestión Humana	22	Apto: Se informa al jefe inmediato la aprobación del proceso [23]	Apto con reserva: Se informa al jefe inmediato las restricciones arrojadas en las pruebas, exámenes médicos y estudio de seguridad. [23]		No Apto: No continúa con el proceso de contratación, verifica si del personal de entrevistado hay una segunda opción o inicia nuevamente el proceso de reclutamiento e informa al jefe inmediato solicitante. [8]
Gestión Humana	23	Analiza los resultados del candidato y los envía a gerencia general [24]
Gerencia General	24	Analiza los resultados del candidato enviados por Gestión Humana [25].
	25	Aprobado				No aprobado
		Envía vía mail la aprobación del candidato confirmando el cargo, salario, tipo de contratación, fecha de ingreso. [26]				Se archiva o se recicla. En caso de no quedar candidatos, se inicia nuevamente el proceso de selección [Fin]
Gestión Humana	26	Notifica al proveedor de la contratación del aspirante [27]
Proveedor de contratación Adecco	27	Recepciona mail con la información del candidato y procede con la contratación. [Fin]

SELECCIÓN DE PERSONAL PROVEEDOR DE TEMPORALES
RESPONSABLE	No	ACTIVIDAD
Jefe Inmediato	1	Identifica la necesidad de personal e Informa vía E-mail a RRHH y Gerencia General. [2]
Gerente General	2	Analiza la solicitud [3]
		Aprueba			No aprueba
	3	Envía vía mail de aprobación de inicio del proceso de reclutamiento, selección y contratación del nuevo personal al jefe inmediato solicitante. [4]			Envía vía mail la no aprobación de la contratación con los motivos por el cual no procede al jefe inmediato solicitante. [Fin]
Jefe Inmediato	4	Envía la solicitud de inicio de proceso de selección indicado el perfil a requerir, tipo de contratación (Temporal, fijo e indefinido), salario, demás condiciones laborales como bonos, comisiones o auxilios. [5]
Gestión humana		Recepciona la solicitud y Verifica la existencia del perfil.
	5	Si existe el Perfil		No existe el perfil
		Procede a la consecución de candidatos. [8]		Solicita al departamento las responsabilidades del cargo para así crear el perfil. [6]
	6	Contacta al jefe inmediato para crear el perfil de acuerdo con las necesidades del área. [7]
	7	Actualiza y publica el organigrama. [8]
Proveedor de contratación	8	Procede con la consecución de candidatos por medio de las fuentes de reclutamiento establecidas en el presente procedimientos en el ítem 4.3. y de acuerdo con la información de la vacante: cargo, salario, fecha de ingreso y tipo de contrato. [9]
	9	Recepciona las hojas de vida y verifica que se ajuste al perfil de cargo solicitado y preselecciona los candidatos que serán entrevistados. [10]
	10	Envía hojas de vida preseleccionadas [11]
Jefe Inmediato / Gestión humana/Proveedor de contratación	11	Verifica las hojas de vida preseleccionadas y establece disponibilidad para entrevistas. [12]
Proveedor de contratación/Gestión humana	12	Convoca a los candidatos preseleccionados para la entrevista. [13]
Gestión humana	13	Realiza la entrevista diligenciando el formato entrevista inicial (ADM-FT-25) Solicita autorización de tratamiento de datos, estudio de seguridad, consignación de aportes [14].
	14	Selecciona el candidato que cumple las expectativas del cargo e informa al departamento encargado. [15]
Proveedor de Contratación	15	Recepciona la hoja de vida, contacta y cita al candidato. [16]
	16	Solicita autorización de tratamiento de datos, estudio de seguridad, consignación de aportes. [17]
	17	Aplica la prueba psicotécnica al candidato seleccionado. [18]
	18	Hace entrega del formato lista de verificación de documentos contractuales y la dirección donde se debe presentar para la realización del examen médico. [19]
	19	Envía instrucción al proveedor de exámenes médicos indicado el cargo, exámenes médicos a realizar al candidato según profesiograma. [20]
Proveedor de seguridad	20	Envían resultados de las pruebas y estudios de seguridad. [21]
Gestión humana	21	Analiza los resultados de los exámenes, pruebas y estudios de seguridad.
		Apto:	Apto con reserva: Se informa al jefe inmediato las restricciones arrojadas en las pruebas, y estudio de seguridad. [22]			No Apto: No continúa con el proceso de contratación, verifica si del personal de entrevistado hay una segunda opción o inicia nuevamente el proceso de reclutamiento e informa al jefe inmediato solicitante. [8]
Gerencia General	22	Analiza el informe de los resultados del candidato enviados por Gestión Humana por ser candidato apto con reserva. [23]
	23	Aprobado			No aprobado
		Envía vía mail la aprobación del candidato confirmando el cargo, salario, tipo de contratación, empresa, fecha de ingreso. [24]			Se archiva o se recicla. En caso de no quedar candidatos, se inicia nuevamente el proceso de selección [Fin]
Gestión humana	24	Notifica al proveedor de la aprobación y envía orden de servicio [25]
Proveedor de contratación	25	Recepciona mail con la información del candidato y procede con la contratación. [Fin]

CONTRATACIÓN
RESPONSABLE	No	ACTIVIDAD
Proveedor de Contratación	1	Contacta al candidato y le solicita los documentos relacionados en el formato ADM-FT-14 Lista de verificación de documentos contractuales. [2]
	2	Vinculación Directa Debe diligenciar y tramitar: 1.Afiliaciones de Seguridad Social (EPS, AFP, ARL, Fondo de Cesantías y Caja de Compensación) 2. adjuntar a la carpeta el resultado de Exámenes Médicos de acuerdo al profesiograma. 3. adjuntar a la carpeta la carta de apertura de Cuenta Bancaria de Nomina. [3]	Vinculación a través de Temporal Debe coordinar con la temporal el cumplimiento de requisitos legales de contratación. [3]
	3	Realiza el contrato con los términos enviados por el Jefe Inmediato. [4]
Colaborador a contratar	4	Hace lectura de contrato, reglamento interno de trabajo, código de ética, políticas afiliaciones a la seguridad social a EPS, AFF, ARL, Caja de Compensación y firma en constancia de aceptación. [5]
Proveedor de Contratación	5	Arma la carpeta del colaborador con todos los soportes establecidos en el control de documentos. [6]
	6	Envía carpeta a MSC con toda la documentación estipulada física y virtual para que sea archivada en orden alfabético. [Fin]

Registros
- FORMATO ADM-FT-14 Lista de verificación de documentos contractuales
- FORMATO ADM-FT-01 Inducción y entrenamiento de personal
- FORMATO ADM-FT-25 Entrevista Inicial
- FORMATO ADM-FT-24 Información datos personales
- Matriz de exámenes médicos – Profesiograma

Elaboró

Revisó

Aprobó

Sergio Agudelo

Coordinador de procesos

María Ximena Sanmiguel

Directora de Gestión Humana

Daniel Cundy

Gerente general

Corporativo

Procesos estrategicos

Procesos de Apoyo

Procesos Claves

Comités

Programas de Gestión