PROCESOS DISCIPLINARIOS ADM-PT-03 Versión: 2 Fecha de creación: 27/01/2017 Fecha de actualización: 11/09/2023

 

1.   Alcance 

MSC

BOG

BUN

CLO

CTG

MED

 

2. Objetivo:

Definir la metodología para el tratamiento de los procesos disciplinarios que se presenten en Mediterranean Shipping Company Colombia S.A.S. basados en el código sustantivo de trabajo, reglamento interno de trabajo y normatividad vigente.

 

3.  Definiciones

3.1. Medida disciplinaria: Disposición que la organización se ve en la necesidad de imponer a un colaborador que no cumple con las normas propias del cargo, o debido a incumplimiento de políticas internas. Con la finalidad de que modifique su comportamiento de manera positiva.

3.2. Llamado de atención escrito: comunicado escrito en el que se busca comunicar sobre algún asunto referente, como una indicación, instrucción o falta cometida

3.3. Sanción: pena a un individuo ante determinado comportamiento considerado inapropiado, peligroso o ilegal.

3.4. Proceso disciplinario: Es un proceso administrativo interno que se realiza en conjunto con el trabajador y la empresa, el cual tiene como finalidad mantener un principio de orden al interior de la organización al ejercer la facultad disciplinaria cuando existen indicios de la ocurrencia de una falta

3.5. Solicitud de explicaciones: Comunicación formal por la cual se le pide al colaborador que explique las razones por las cuales se dio el incumplimiento a alguna política y/o procedimiento. 

3.6. Reconvención: Comunicado de advertencia al colaborador para que no vuelva a realizar el incumplimiento a la política y/o procedimiento.

 

4.  Normas:

4.1. Para dar inicio a todo proceso disciplinario deben existir los siguientes elementos.

4.1.1. Elementos que den a entender que uno o varios colaboradores violaron o trasgredieron el régimen de deberes, obligaciones y/o prohibiciones establecidas en la ley, en el Reglamento Interno de Trabajo, Políticas, Código de Ética, Procedimientos o en el Contrato de Trabajo.

4.1.2. Informe o reporte del jefe inmediato donde se detalle los hechos sucedidos indicando el que, como, porque y cuál es la afectación.

4.1.3. Analizar el informe y recolectar las pruebas necesarias.

4.2. El proceso disciplinario se realiza en las siguientes etapas:

4.2.1. Inicio de proceso que contenga: El jefe inmediato solicita al área de gestión humana mediante mail la apertura del proceso disciplinario adjuntando lo siguiente:

• Descripción clara y precisa de las conductas o faltas cometidas
• Definición de la falta disciplinaria que la conducta da lugar, indicando la normatividad, procedimiento o instrucción que se violó o se incumplió por parte del colaborador.
• Adjuntar pruebas que considere como soporte de la falta o conducta realizada.

4.2.2. Notificación: se notificará al colaborador mediante formato ADM-FT-06 Citación diligencia de descargos al colaborador: La cita para la audiencia de descargos laborales, indicando fecha, hora, lugar de la audiencia y un informe preciso de los hechos por los que se le cito e informar la responsabilidad de asistir con testigos y presentar pruebas que considere.

4.2.3. Audiencia de descargos: Para la realización de la audiencia acude el representante de la empresa, colaborador y los testigos, durante el proceso cada parte tiene el espacio para presentar las pruebas o indicios, efectuar la indagación necesaria bajo el formato ADM-FT-07 Acta de descargos, que quedará como constancia de lo abordado durante la audiencia, deberá estar firmado por todos los asistentes.

En caso que el colaborador presente negativa para firmar el delegado de la empresa deberá solicitar a los testigos que den fe y constancia y firmen la copia respectiva, se deberá entregar copia al colaborador del acta de descargos.

4.2.4. Definición del tipo de sanción: De acuerdo con lo contenido en el acta de descargos la gerencia y gestión humana deberán definir la sanción proporcional a la falta cometida por el colaborador, bajo el presunto que las pruebas y el testimonio de éste resultan insuficientes para liberarlo de responsabilidad. 

4.2.5. En caso de que el colaborador no asista a la diligencia de descargos:

• De no presentarse el colaborador sin justificación se dará por entendido que renuncia a su derecho de defensa y se deberá dejar consagrado en la respectiva acta de descargos.
•  En caso de no presentarse el colaborador, pero presenta excusa valida se deberá a volver a citar para próxima reunión.

 

4.3. Tipo de sanciones:

4.3.1. Llamados de atención con o sin copia a la hoja de vida.

4.3.2. Reconvención

4.3.3. Suspensión del trabajo, cumpliendo con lo atinente en el artículo 112 del Código Sustantivo de Trabajo, es decir no excediendo los límites; no puede exceder de ocho (8) días por primera vez ni de dos (2) meses en caso de reincidencia de cualquier grado.

4.3.4. Multas, reglamentados en el artículo 113 del Código Sustantivo de Trabajo, solo se podrán imponer cuando hay retrasos o faltas al trabajo sin excusa por parte del colaborador; el monto no podrá exceder la quinta parte del salario diario y la empresa deberá destinar dicho dinero únicamente a conceder premios o regalos a los colaboradores.

Nota: La legislación colombiana en el artículo 111 del Código Sustantivo del Trabajo establece que las sanciones no podrán ser corporales, ni en medidas lesivas de la dignidad del colaborador.

4.4. Notificación de resultados del proceso disciplinario: Se realizará a través del formato ADM-FT-08. Notificación indicando si es absuelto del proceso, se le realiza llamado de atención o sanción.  

 

5. Responsabilidades:

5.1. Jefe Inmediato

5.1.1. Realizar junto con el proveedor de gestión humana las diligencias de descargos si es necesario.

5.2. Gestión Humana

5.2.1. Realizar los requerimientos verbales y llamados de atención.

5.2.2. Realizar las diligencias de descargos

5.2.3. Notificar por escrito al colaborador sobre la decisión tomada

5.2.4. Archivar en la hoja de vida, la documentación del proceso disciplinario

 

6.  Desarrollo:

RESPONSABLE	N˚	ACTIVIDAD
Jefe Inmediato	1	Solicita apertura del Proceso Disciplinario enviando vía mail soportes del ítem 4.2.  a gestión humana [2].
Gestión Humana	2	Notifica mediante formato GH-FT-11. Notificación al colaborador [3].
	3	Realiza audiencia de descargos [4].
	4	Envía resultados de audiencia al jefe inmediato y Gerencia [5].
Gerente/Jefe Inmediato/ Gestión Humana	5	Determinación del tipo de sanción [6].
Gestión Humana	6	Notifica al colaborador los resultados del proceso y envía documentos para el respectivo archivo en la hoja de vida. [7].
	7	Archivar en la carpeta del colaborador, como constancia del adelantamiento de un debido proceso [Fin].

 

7.  Documentos Relacionados:

7.1. Formato ADM-FT-06 Citación Diligencia de Descargos

7.2. Formato ADM-FT-07 Acta de Descargos

7.3. Formato ADM-FT-08. Notificación

 

Elaboró	Revisó	Aprobó
Sergio Agudelo Coordinador de Procesos	Maria Ximena Sanmiguel A. Directora de recursos humanos	Daniel Cundy Gerente general