LOGÍSTICA DE CONTENEDORES

GO-PT-03

Versión: 5

Fecha de creación: 15/08/2017

Fecha de actualización: 12/11/2024

  

 

 

  1. Alcance

Sucursal

BTA

MSC

X

 

  1. Objetivo:

 

Garantizar el control de los contenedores que ingresan y salen del país mediante la actualización de los sistemas de la organización.

 

  1. Definiciones:

 

3.1. CODECOS: Archivo EDI donde se reportan los ingresos y salidas de las unidades desde los depósitos de contenedores y/o terminales

3.2. Coarri: archivo que reporta cargues y descargues en los terminales, así como también llenado en algunos casos (sociedad portuaria de Cartagena, CONTECAR)

3.3. Vermas: Archivo donde se reportan los pesos de los contenedores

3.4. Drop off: Recargo cobrado al consignatario por descargue de unidades en patios en las ciudades de Cali, Medellín y Bogotá.

3.5. Condiciones especiales Drop off: Estas pueden ser exoneraciones (no cobro) o tarifas especiales (cobro de un menor valor con respecto al mercado)

3.6. SCT Code: Número del contrato pactado entre MSC y el cliente donde se establecen las condiciones especiales de Drop off  

3.7. OVA: Sistema operativo global de MSC

3.8. PRE-TRIP: o Previaje, es la prueba de funcionamiento que se realiza a la maquinaria de un reefer para corroborar que no tiene alarmas y que está funcionando de manera correcta.

3.9. Data-logger: Es el archivo que se descarga de un contenedor reefer en donde se muestra el registro de temperatura del contenedor en determinadas fechas.

3.10. Cross-stuff: o transvaciado de la unidad, se realiza usualmente cuando los daños en una unidad llena no permiten el transporte de la mercancía.

3.11. Coparn: Archivo EDI mediante el cual se hace anuncio de ingreso de unidades llenas o vacías al terminal de contenedores.

3.12. Daily reports: Reportes enviados diariamente donde se muestran los movimientos de ingreso, salidas e inventario de unidades vacías en cada uno de los depósitos y terminales, así como también la asignación de equipo en cada buque de exportación.

3.13. Camionaje: Unidades a movilizar desde los patios del interior hacia el terminal

3.14. UAC: Procedimiento realizado para unidades en importación las cuales han quedado en abandono, procedimiento de acuerdo a: la apertura de un caso UAC se efectúa después de 60 días + días libres, para carga seca, para carga refrigerada son 20 días + días libres. Estos días otorgados son los que da de plazo la DIAN para la liberación de la carga con prorroga. O, por otro lado, cuando desde importaciones nos informan que la carga no va a ser recibida aquí en POD y se declara como carga en abandono.

3.15.Demoras: cobro realizado por la línea naviera al cliente, derivado del uso ocioso del contenedor fuera del tiempo libre otorgado e informado al cliente y contemplado dentro de las cláusulas del contrato de transporte internacional.

 

 

  1. Normas:

 

4.1. Se debe realizar reporte diario daily gate de ingreso y salida de contenedores en patio el cual debe incluir:

  • Cantidad de contenedores que ingresaron y salieron del patio según tipo y tamaño

4.2. Se debe realizar informe Daily Stock dos veces por semana el cual debe incluir:

  • Cantidad de contenedores en stock en los depósitos de contenedores y terminales por tamaño y tipo
  • Cantidad de reservas confirmadas por naves
  • Tot expected Bkgs FORECAST
  • Total released booking
  • MTY to be loaded on vessel
  • Expected full discargue

4.3. Se debe enviar informe semanal de stock donde se debe incluir:

  • Inventario total de contenedores vacíos en Cartagena y buenaventura
  • Reservas de exportación confirmadas de la semana actual
  • Reservas de exportación confirmadas de la semana siguiente
  • Proyección de reservas de exportación
  • Contenedores disponibles para asignar a clientes exportadores
  • Contenedores que están pendientes por reparar

4.4. Se debe realizar reporte semanal Full Units in Sociedad portuaria regional buenaventura (SPRBUN) y sociedad puerto industrial de agua dulce (SPIA) para enviar a la gerencia de sucursal, el cual debe incluir:

  • Inventario de contenedores Full Import y Full Export según información suministrada por cada uno de los terminales.

4.5. Se debe pedir a la terminal ya sea, SPIA, SPRBUN el listado de los contenedores vacíos que se van a embarcar en las motonaves de la siguiente semana y pasarlo al área de exportaciones para el envío de archivos, asegurar que periódicamente se evacuen las unidades vacías en los buques programadas por nuestra casa matriz.

4.6. El asistente de contenedores debe verificar que los movimientos (ingresos o salidas) reportados por los proveedores (depósitos de contenedores y terminales) sean enviados con no más de 5 horas de demora, de lo contrario debe notificar al proveedor y actualizar los movimientos en el sistema de forma manual con el fin de que esta información se refleje en nuestro sistema de tracking, Para ello se debe hacer un cruce de inventario de vacíos y llenos para encontrar las diferencias.

4.7. Se debe revisar los errores del OVA, diariamente para tenerlos en 0 y asegurar la actualización del sistema.

 

  • Capacidad Instalada

Descripción

Locación

Capacidad En TEUS Contratada Con MSC

Vigencia del Acuerdo

Intermodal Bogotá

Bogotá

2300

Se renueva automáticamente anualmente

Intermodal Buenaventura

Buenaventura

1300

Intermodal Cali

Cali

2300

Intermodal Medellín

Medellín

800

SPRBUN

Buenaventura

800

SPIA

Buenaventura

3000

CY

Cartagena

800

SPRC

Cartagena

1500

Contecar

Cartagena

200

COMPAS

Cartagena

1500

 

 

4.9. Plan de contingencia

4.9.1. En caso de presentarse necesidades superiores a la capacidad instalada se incrementara el número de devolución de contenedores vacíos en las terminales asumiendo un gasto adicional a nombre de MSC por concepto de almacenamiento derivado de la diferencia entre el free pool contratado y el número de TEUS físico en la terminal hasta un 80% de la capacidad actual contratada con las terminales, en caso de que esta capacidad se supere se realizará apertura de depósitos al interior del país (BTA, MDE CLO) que subsanen la sobredemanda de devolución de vacíos.

 

 

 

  1. Responsabilidades:

 

5.1. Gerente logística

  • Revisión de los clientes con condiciones y actualización de clientes con estas condiciones
  • Solicitar al gerente general aprobaciones caso a caso según necesidad de equipo.
  • Hacer la revisión Semanal de lo cobrado en drop off y confirmar que el valor cobrado siempre coincida con las condiciones especiales de drop off del cliente.

5.2. Asistente Financiero

  • Enviar relación semanal en Excel de unidades devueltas con cobro de drop off
  • Facturar las unidades de acuerdo con las instrucciones del asistente operativo de logística.

 

5.3. Asistente de Contenedores

  • Verificar la cantidad de contenedores en el sistema
  • Verificar movimientos realizados por cada contenedor
  • Actualizar movimientos en sistema
  • Direccionar el contenedor a los diferentes depósitos de contenedores
  • Realizar cierre del comodato en el sistema OVA una vez la unidad está en frejol de msc.  
  • Verificar que los estimados, enviados por UNIBAN y BANANCOL coincida con lo facturado por ellos.
  • Verificar que las autorizaciones de Medlog Antwerp coincidan con los estimados de los terminales en TURBO.
  • Realizar los Daily reports para BOG, MDE, CLO y TURBO
  • Revisar las condiciones especiales de los clientes
  • Dar autorización de recibo de unidades a los patios de acuerdo con el ítem 5.2.2
  • Revisar relación de Excel enviada por la persona de facturación y dar el aval de facturación.

 

  1. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

 

CODECOS

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Asistente de contenedores

1

Verifica por medio de un Cross check en el sistema OVA los movimientos que presenta cada contenedor identificando movimientos pendientes por realizar [2]

2

Sí presenta movimientos pendientes

Ingresa a las plataformas de los terminales y verifica la secuencia de los movimientos para realizar actualización en el sistema OVA [3].

3

Realiza actualización de movimientos en sistema OVA [Fin].

 

            Creación ER SPRBUN para ingreso de Contenedores vacíos a la terminal

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Depósitos de contenedores BUN

1

Envía vía mail con unidades para anunciar para llenado de café EN SPRBUN [2].

Asistente de contenedores

2

Recepciona mail y verifica en el sistema OVA que el contenedor corresponda a la línea marítima [3].

 

 

 

3

Si contenedor corresponde

Se ingresa a la página web de SPRBUN para creación de ERO de ingreso

·         Numero de contenedor

·         Código de transporte

·         Código del puerto

·         Línea Naviera [4].

 

Si contenedor no corresponde

Se envía mail a Depósitos de contenedores BUN para verificación de la información del contenedor [1].

4

Genera código ERO para que el contenedor pueda ingresar vacío al terminal de sociedad portuaria [5].

5

Envía código ERO a Depósitos de contenedores BUN [Fin].

 

 

Creación de Anuncios de Contenedores Vacíos SPRBUN (devolución de Clientes)

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

CEMUE

1

Envía vía mail enturnamiento y estatus de los contenedores [2].

Asistente de contenedores

2

Recepciona mail y verifica en el sistema OVA que el contenedor corresponda a la línea marítima [3].

3

Si contenedor corresponde

Ingresa al sistema OVA la siguiente información:

  • Numero de contenedor
  • Status de la unidad [4].

Si contenedor no corresponde

Se envía mail a CEMUE para verificación de la información del contenedor [4].

4

Genera número de ERO y envía vía mail a CEMUE dentro de las siguientes tres (3) horas a la recepción del correo inicial [Fin].

 

 

Creación de Anuncios de Contenedores Vacíos SPIA (devolución de clientes)

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

CEMUE

1

Envía vía mail enturnamiento y estatus de los contenedores [2].

Asistente de contenedores

2

Recepciona mail y verifica en el sistema OVA que el contenedor corresponda a la línea marítima [3].

3

Si contenedor corresponde

Ingresa al sistema OVA la siguiente información:

  • Numero de contenedor
  • Status de la unidad [4].

Si contenedor no corresponde

Se envía mail a CEMUE para verificación de la información del contenedor [4].

4

Genera número de booking y envía vía mail a CEMUE dentro de las siguientes tres (3) horas a la recepción del correo inicial [Fin].

 

Devolución de Contenedores Vacíos Cartagena (devolución de clientes)

ACTIVIDAD

Cliente Envía vía mail enturnamiento y estatus de los contenedores [2].

Recepciona mail y verifica en el sistema OVA que el contenedor corresponda a la línea marítima [3].

Genera una instrucción para la devolución de vacío, dependiendo del tipo, tamaño y condición para el patio con espacio de esa semana (COMPAS, INTERMODAL, CY O SPRC)

 

 

Devolución de Contenedores Vacíos en Depósitos externos

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Cliente

1

Envía vía mail solicitud de devolución de contenedor vacío [2].

Asistente de Contenedores

2

Recepciona solicitud verificando tipo, tamaño del contenedor en el sistema OVA [3].

3

Según tipo y tamaño condición (operativo/no operativo) se direcciona el contenedor a los diferentes depósitos de contenedores [Fin].

Cierre de Comodatos (Cierre de ciclo de demoras)

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Área de logística

1

 Cliente debe Enviar mail con la información de solicitud respecto al cierre de comodato se valida tracking en sistema, y se confirma a cliente [2].

Asistente de contenedores

2

Recepciona mail verifica la información de movimientos del contenedor y realiza cierre del comodato en el sistema OVA siempre y cuando la unidad este vacía en depot [Fin]

 

 

PROCESO DE DROP OFF O DROP OFF PATIOS DEL INTERIOR

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Cliente

1

Envía vía mail solicitud de autorización de recepción de unidades en patios de las ciudades en el interior (BTA, MDE CLO) [2].

Asistente de contenedores

2

Verifica en cuadro de condiciones especiales enviado por el área comercial si el cliente cuenta con condiciones especiales (contrato, puerto de cargue, trafico) para autorizar la recepción del equipo en el interior [3].

 

 

3

Si cuenta con condiciones especiales

 

Notifica al cliente y autoriza la unidad (es) al depósito requerido mediante mensaje mail sin exigir pago de demoras y drop off de manera anticipada [4].

 No cuenta con condiciones especiales

 

Notifica al cliente que la recepción de la unidad está condicionada al pago del drop off y apertura del patio [4].

 

Depósito de contenedores y/o Terminales

4

Envía movimiento vía EDI reportando la devolución del contenedor al sistema OVA [5]

Asistente de contenedores

5

Verifica que lo reportado por depósito de contenedores y/o terminal se encuentre actualizado en el sistema OVA y realiza correcciones correspondientes [6].

6

Revisa cuadro de relación con las unidades a facturar drop off en el sistema OVA [7].

7

Envía relación en Excel de las unidades que se están generando cobro de drop off al área financiera [8].

8

Revisa unidad por unidad el cobro generado y si se están aplicando las condiciones especiales por cliente [9].

9

Mencionar las discrepancias que vea por cobro y confirmar las que están listas para facturar [10].

10

Envía cuadro devuelta al asistente operativo financiero para que se realice la facturación caso a caso o se coloquen parámetros en caso de aplicar (fin).

 

Tratamiento de Reclamaciones por Demoras en la recepción de contenedores Vacíos

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Cliente

1

Envía vía mail la solicitud de reclamación, adjuntando los soportes correspondientes. (tirillas de devolución e inspección, pantallazos de disponibilidad de citas en la terminal durante las fechas reclamadas) [2].

Asistente de contenedores /

Customer Services

2

Recibe la reclamación validando la información y soportes [3].

 

 

 

3

Reclamación procede

 

Se envía solicitud al departamento comercial para extensión de días libres o descuento.

Notifica al cliente en los 15 días siguientes a la recepción de la reclamación [Fin].

 

Reclamación No procede

 

Notifica al cliente con soportes que la reclamación no procede dentro de los 15 días siguientes a la recepción de la reclamación [Fin].

 

 Aprobación estimados OVD (One Visión Depot)

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Contenedores

1

Realiza diariamente revisión de estimados reparación en sistema OVD [2].

Asistente de contenedores

2

Aprueba y rechaza los estimados dependiendo del costo o las necesidades en exportación para la semana en curso [3].

3

Enviar por correo, como soporte de seguimiento los estimados para reparación [4].

4

Revisar que el patio repare las unidades, en los tiempos estimados [5].

5

Revisar la facturacion de reparación y cruzar con los estimados de OVD, para asegurar el mismo valor. [Fin].

 

 Llenado en Terminal

Asistente de Contenedores

 

1

Ingresa a la página de sociedad portuaria – Contecar (Sprc-online)- Compas para activar la reserva de llenado en el módulo exportaciones- Reserva- Crear reserva de carga; se ingresa número de UVI de la nave y puerto de descarga (code) [2].

 

 

 

2

Ingresa a OVA para verificar la siguiente información de la reserva

•       Puerto de descargue

•       Nombre de la Nave

•       Viaje de la nave

•       Cantidad de contenedores •            Tipo y tamaño de contenedores

•       Cliente [3].

3

Ingresa número de la reserva, cantidad de contenedores, destino final, tipo y tamaño, descripción, clasificación y embarcador (cliente) [4].

4

Confirma vía mail al cliente que la reserva se encuentra activa [Fin].

 

 

 Loading Plan

Asistente de Contenedores

 1

Consulta itinerario de motonaves programadas por terminal y fecha de embarque  [2].

2

Informa a equipo Chile Programación para la semana y stock de vacíos en terminales (se incluye protección de ingresos )[3].

3

Acorde a programación de chile y confirmación de espacios por los planner solicita listados a las terminales o anuncia en página de puerto [4].

4

Realiza seguimiento de embarque actualizando archivo de control [Fin].

 

 Posicionamiento de unidades para CAFE

Asistente de Contenedores

 1

Valida con área comercial cantidades proyectadas para embarque de la semana en curso [2].

2

Crea de orden de reposición y envía a depósitos de BUN y CTG instrucción con unidades diarias a movilizar [3].

3

Para llenado en CTG realiza anuncio en página   de puerto ( En BUN en mismo patio realiza el anuncio) [4].

4

Realiza seguimiento de cumplimiento de unidades posicionadas requeridas   [Fin].

 

 

  1. Documentos Relacionados

 

Elaboró

Revisó

Aprobó

 

Sergio Agudelo Barrios

Coordinador de Procesos

Michael Murcia

Gerente Logístico

 

Andrés Santana

Gerente de Operaciones

 

Daniel Cundy

Gerente General