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TRANSPORTE TERRESTRE GO-PT-01 Versión: 6 Fecha de creación: 30/01/2017 Fecha de actualización: 17/04/2026 |
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- Alcance
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Empresa |
Sucursal |
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MSC |
BTA |
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Medlog |
BTA |
- Objetivo:
Garantizar el cumplimiento de las actividades de operaciones de transporte multimodal y reposiciones de contenedores, cumpliendo las normas que lo regulan.
- Definiciones:
3.1. Proveedor: Persona natural o Jurídica que presta un Servicio y/o vende un producto necesario para el normal desarrollo de las actividades, ya sea de manera permanente o esporádica.
3.2. Cotización: Acción y efecto de cotizar (poner precio a algo de acuerdo a las necesidades de los clientes).
3.3. Servicio No Conforme: Servicio que no cumple con el requisito especifico o que no cumple con el valor esperado de un proceso.
3.4. Mips Co: Sistema de facturación Medlog
- Normas:
4.1. El registro de proveedores se debe realizar acorde al procedimiento COM-PT-01 Selección y Contratación de proveedores.
4.2. El gerente general será el encargado de la aprobación de vinculación de los proveedores una vez revisada la documentación del mismo.
4.3. Todo requerimiento de cotización de transporte terrestre debe ser enviada vía electrónica y debe incluir:
- Tipo de carga
- Tipo de contenedor (si Aplica)
- Peso
- Ruta (Ciudad de origen y destino)
4.4. Se debe tener actualizado los tarifarios de los proveedores evaluando las tarifas y condiciones semestralmente mediante el formato GO-FT-01 Tarifario
4.5. Los criterios para adjudicar un contrato de transporte terrestre son:
- Tarifas
- Condiciones y servicios competitivos (cumplimiento de cargue, consecución de vehículos, tiempo de consolidación, disponibilidad de camiones, tiempos de tránsito, puntualidad y veracidad de los reportes, puntualidad en la entrega de vacíos)
4.6. Cuando se tenga negocios especiales “Spot” se deben solicitar y tener como mínimo tres (3) cotizaciones para evaluar la mejor oferta de servicio
4.7. La documentación para el manejo de la carga es:
Si es carga nacional:
- Copia de factura comercial
- Copia de la póliza de transporte (Si aplica).
- Instrucciones de manejo de la carga
Si es carga en OTM
- Original del MBL o HBL con nombre del consignatario el operador de OTM en físico
- Copia de la póliza de transporte (Si aplica).
- Instrucciones de manejo de la carga
- Copia de factura comercial
4.8. Para realizar la facturación de una operación de transporte de contenedores llenos se debe contar con la documentación necesaria por parte del proveedor (facturas y remesas), en caso de no contar con la remesa en formato físico, se debe solicitar por anticipado copias para poder facturar.
- Responsabilidades:
5.1. Gerente Multimodal / Ejecutivo Comercial
5.1.1. Solicitar documentación a los proveedores
5.1.2. Solicitar cotizaciones a los proveedores
5.1.3. Realizar la cotización a los clientes
5.1.4. Realizar seguimiento por cotizaciones.
5.2. Gerente Logístico
5.2.1. Solicitar documentación a los proveedores
5.2.2. Solicitar cotizaciones a los proveedores
5.2.3. Determinar las características y cantidad de contenedores a movilizar
5.3. Asistente Operativo Multimodal
5.3.1. Solicitar documentación a los proveedores
5.3.2. Envió de instrucciones a los proveedores
5.3.3. Realizar seguimiento a las operaciones
5.3.4. Realizar cierres de las operaciones de transporte terrestre
5.3.5. Facturar una vez se concluya la operación y revisión de los documentos y facturas enviadas por los proveedores
5.3.6. Realizar las labores de cobranza y seguimiento de cartera
5.3.7. Pasar las facturas de los proveedores para aprobación del área financiera para su respectivo pago.
5.4. Auxiliar de Contenedores
5.4.1. Solicitar documentación a los proveedores
5.4.2. Envió de instrucciones a los proveedores
5.4.3. Archivar las ordenes de camionaje de en las AZ correspondientes
5.4.4. Realizar seguimiento a las operaciones
5.4.6. Realizar cierres de las operaciones de camionaje
5.4.7. Recepcionar la factura de los proveedores con documentación soporte y verifica que esté acorde
5.4.8. Pasar para aprobación de la gerencia general el pago de las facturas de los proveedores
- Desarrollo:
El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.
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TRANSPORTE TERRESTRE CONTENEDORES LLENOS |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Cliente |
1 |
Solicita tarifa de transporte terrestre de contenedor lleno [2]. |
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Gerente Multimodal / Ejecutivo Comercial |
2 |
Solicita cotizaciones de transporte a los proveedores establecidos [3]. |
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3 |
Recepciona cotizaciones de los proveedores y realiza análisis comparativo de las propuestas [4]. |
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4 |
Realiza la propuesta comercial y envía al cliente [5]. |
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5 |
Cotización aprobada Recepciona la aprobación de cotización vía mail [6]. |
Cotización rechazada Se contemplan los motivos para mejorar la oferta. [Fin] |
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Asistente Operativo Multimodal |
6 |
Solicita documentación relacionada en el ítem 4.7 [7]. |
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7 |
Recepciona y verifica la documentación correspondiente y envía las instrucciones al proveedor designado [8]. |
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8 |
Realiza seguimiento a la operación [9]. |
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9 |
Informa al cliente los status de la carga y /o novedades si se llegara a presentar desde el inicio de la operación hasta la entrega final de la carga [10]. |
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10 |
Solicita al proveedor la documentación relacionada en el ítem 4.9 y procede a realizar facturación [11]. |
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11 |
Realiza seguimiento a los estados de cartera y cobranza, solicitando a los clientes los soportes de pago vía mail [12]. |
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Contabilidad |
12 |
Confirma los pagos realizados y descarga del sistema las facturas y envía [13]. |
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Asistente Operativo Multimodal |
13 |
Recepciona las facturas y remite al área financiera la factura del proveedor, la factura del cliente para aprobación y pago de estas [Fin]. |
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TRANSPORTE TERRESTRE CONTENEDORES VACIOS |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Gerente Logístico |
1 |
Recepciona o determina la solicitud de movilización de contenedores vacíos [2]. |
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2 |
Asigna proveedor de transporte terrestre según capacidad y condiciones del servicio [3]. |
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Auxiliar de Contenedores
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3 |
Genera orden de camionaje en el sistema OVA indicando la cantidad de contenedores a movilizar y contactos del proveedor [4]. |
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4 |
Envía instrucción vía mail al depósito de contenedores informando características y cantidad de contenedores que se van a retirar [5]. |
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5 |
Envía instrucción vía mail al proveedor adjuntando orden de camionaje e indicando cuantos contenedores debe movilizar, características, ciudad de origen ciudad de destino y personas de contacto en el depósito [6]. |
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6 |
Realiza seguimiento a la operación hasta la finalización de la orden de camionaje [7]. |
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7 |
Realiza cierre de la orden de camionaje comparando en el sistema OVA la cantidad de contenedores retirados del depósito versus las facturas recibidas del proveedor [8]. |
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8 |
Recepciona la factura del proveedor y verifica los documentos soporte según ítem 4.8 [9]. |
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9 |
Solicita a la gerencia general la aprobación del pago de la factura del proveedor [Fin] |
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OPERACIÓN DE TRANSPORTE MULTIMODAL |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Ejecutivo Comercial / Oficina en Origen |
1 |
Solicita cotización de OTM [2]. |
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Gerente Multimodal / Ejecutivo Comercial |
2 |
Realiza la propuesta comercial y envía [3]. |
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Asistente Operativo Multimodal |
3 |
Cotización aprobada Recepciona la aprobación de cotización vía mail [4]. |
Cotización rechazada Se contemplan los motivos para mejorar la oferta. [Fin] |
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4 |
Solicita la documentación al cliente vía mail relacionada en el ítem 4.7 [5]. |
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5 |
Asigna número de DO y se realiza apertura de la carpeta [6]. |
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6 |
Envía instrucciones de la operación a los proveedores (Gestión operativa portuaria, transporte terrestre de carga, acompañamiento vehicular) involucrados en el desarrollo de la operación [7]. |
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7 |
Recepciona status tres (3) veces al día de todo el proceso de la operación a partir del envío de los documentos, mediante correo electrónico [8]. |
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8 |
Realizar cierre operativo de la operación de OTM una vez sea entregado el contenedor vacío en el lugar acordado [9] |
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9 |
Recepciona del proveedor los documentos relacionados en el ítem 4.9 y procede a realizar la facturación [10]. |
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10 |
Realiza seguimiento a los estados de cartera y cobranza, solicitando a los clientes los soportes de pago vía mail [11]. |
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Contabilidad |
11 |
Confirma los pagos realizados y descarga del sistema las facturas y envía [12]. |
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Asistente Operativo Multimodal |
12 |
Recepciona las facturas y remite al área financiera la factura del proveedor, la factura del cliente para aprobación y pago de las mismas [Fin]. |
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- Documentos Relacionados
- Formato GO-FT-01 Tarifario
- Formato COM-FT-03 Registro de proveedores
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Elaboró |
Revisó |
Aprobó |
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Sergio Agudelo Barrios Jefe de Procesos |
Fabián Ospino Multimodal Manager
Andrés Santana Operation Manager
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Daniel Cundy Gerente General |
