FACTURACIÓN

GO-PT-09

Versión: 0

Fecha de creación: 18/08/2017

Fecha de actualización: 18/08/2017

MSC

BTA

CTG

BUN

Facturación de Fletes exportación

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Área de exportaciones

1

Envía archivo DTX de la nave correspondiente [2].

2

Entrega Bl´s físicos para realizar facturación [3].

3

Envían archivo Booking list [4].

Facturación

4

Recepciona archivo DTX y guarda en carpeta correspondiente, así mismo los Bls [5].

5

Ingresa al sistema Navesoft y crea encabezado del embarque en el módulo contenedores- manejo de contenedores- embarques- relación de embarques [6].

6

Carga DTX en el sistema Navesoft en el módulo contenedores- ingreso de contenedores- interfaces- cargue directo impo / Expo DTX [7].

7

Sin inconsistencias

Realiza facturación [8].

Con inconsistencias

Notifica al área encargada la inconsistencia presentada para su respectiva corrección [6].

8

Aplica manifiesto de corrector y envían vía mail [9].

9

Realiza proceso de facturación en el sistema Navesoft de acuerdo al manifiesto del corrector [10].

10

Imprime la factura una (1) copia a los clientes que no tienen facturación electrónica y adjunta el Bl físico para entrega al cliente [11].

11

Realiza guía para el envío de las facturas por medio del Courier [12].

12

Recepciona recibido de las facturas [13].

13

Archiva número de guía del Courier según fecha de recibido [Fin].

Facturación Mounting Exportación

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Cliente

1

Realiza pago de mounting y presenta el volante de pago [2].

Área de exportaciones

2

Recepciona la documentación del SAE junto al pago del mounting y envía soporte de pago al área de facturación [3].

Facturación

3

Genera factura en el sistema Navesoft modulo camionaje – captura de orden de exportación; teniendo en cuenta el número de reserva y la cantidad de contenedores [4].

Si la cantidad de contenedores o los números de contenedores que están manifestados en el sistema Navesoft no coinciden con los contenedores correctos a embarcar se debe realizar la factura manual por contenedor, en el módulo registro de facturas varias [4].

4

Realiza aplicación del pago por medio del sistema Navesoft modulo contenedores- caja- recaudo- factura de contenedores teniendo en cuenta que el pago se encuentre cargado en la cuenta bancaria de la línea marítima [5].

5

Para clientes con crédito se expide la facturación del mounting posterior al zarpe de la nave, la cual debe llevar como soporte copia del Bl previamente impreso por medio del sistema MSCA [6].

6

Realiza guía para envío de la factura por Courier [7].

7

Recepciona recibido de la entrega de las facturas y archiva según corresponda [Fin].

Facturación Correctores de Exportación

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Área de exportaciones

1

Emite manifiesto de corrector archivo DTX y envía a facturación [2].

Facturación

2

Recepciona la información y consulta en el sistema Navesoft la información del BL los cargos aplicados [3].

3

Realiza facturación seleccionando el valor a facturar [4].

4

Notifica al área de exportaciones el número de la factura realizada [5].

5

Envía vía mail la factura al cliente [Fin].

Facturación embalaje, desembalaje y doble operación

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Área de exportaciones

1

Envía instrucción de facturación incluyendo número de booking, número de contenedor, cantidad de contenedores, valor a facturar y cliente a facturar [2].

Facturación

2

Realiza la facturación en el sistema Navesoft modulo Contenedores- facturación- registro de facturas varias [3].

3

Notifica al área de control de equipos el número de la factura realizada [4].

4

Imprime la factura y envía al cliente con mensaje de soporte de la factura [5].

5

Realiza guía para el envío de la factura [6].

6

Recepciona recibido de la entrega de las facturas y archiva según corresponda [Fin].

Facturación de Importaciones prepaid

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Facturación

1

Una vez se cuente con los Bl´s se ingresa la recalada fija al sistema Navesoft

Incluyendo: número de Bl y recalada [2].

2

Se realiza el checking list separando cargas collect y prepaid

·         Revisión de documentos incluyendo (cobro de THC y notificante) [3].

Área de importaciones

3

Entrega de checking list para facturación

Facturación

4

No presenta diferencias

Realiza facturación teniendo en cuenta los acuerdos de facturación según ítem 4.6. [5].

Presenta diferencias

Revisa el manifest freight del Bl y actualiza la información de forma manual en cuanto al THC

-Envía mail al área de importaciones de Bogotá notificando el cambio [3].

5

En el sistema Navesoft se identifica la recalada, ingresa la tasa establecida y se procede a facturar adicionar [Fin].

Facturación Collect Importación

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Facturación

1

Una vez se cuente con los Bl´s se ingresa la recalada fija al sistema Navesoft

Incluyendo: número de Bl y recalada [2].

2

Se realiza separación física de fletes collect y prepaid teniendo en cuenta:

·         Prepaid: Revisión de documentos incluyendo (cobro de THC y notificante)

·         Collect: Revisión de documentos incluyendo (cobro de THC, notificante y sumatoria de valores) [3].

3

Realiza facturación teniendo en cuenta los acuerdos de facturación según ítem 4.7 [4].

4

En el sistema Navesoft se identifica la recalada, ingresa la tasa establecida [5].

5

Se genera facturas para que sea cargada por el sistema Ptesa [Fin].

Anulación de facturas

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Facturación

1

Se identifica la causa de anulación de la factura teniendo en cuenta el ítem 4.9 [2].

2

Solicita autorización a la vice presidencia financiera para la anulación de la facturas adjuntando soportes y causa de la anulación [3].

vice presidencia financiera

3

Autoriza anulación

Notifica vía mail la aprobación de la anulación de la factura [4].

No autoriza Anulación

Notifica vía mail la no aprobación de la anulación de la factura [Fin].

Facturación

4

Informa al cliente via mail al cliente la anulación de su factura [5].

5

Se procede a realizar la anulación en el sistema Navesoft en el ítem anulación de facturas de fletes, adicionando comentarios de las causas de la anulación [6].

6

Se genera nueva factura si aplica [Fin].

Notas débito, Notas Crédito y Facturas Adicionales

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Facturación

1

Recepciona solicitud de generación de notas débito, crédito o factura adicional [2].

2

Verifica en el sistema Navesoft la información del Bls contra el corrector recibido y determina valor de diferencia [3].

3

Si el valor aumenta:

Genera nota debito [4].

Si el valor disminuye

Genera nota crédito [5].

Factura adicional

El valor del flete o recargo es mayor [6].

4

Genera nota crédito en el sistema Navesoft modulo notas facturas ingresando el número de la factura, valor, adiciona comentario de la nota, y asocia al código correspondiente del sistema y envía al cliente vía mail [Fin].

5

Genera factura adicional se aplica el corrector en el sistema Navesoft, realiza duplicación del Bl y modifica el valor de acuerdo a la diferencia y se procede a realizar la factura adicional con la misma tasa de la factura inicial [Fin].

Facturación Fletes Elsewhere

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Import Customer Service & Schedules

Lorena y Yaneth

1

Recepciona de origen mail con la notificación de que el flete debe ser cancelado en Colombia [2].

2

Solicita al cliente aprobación del pago [3].

Cliente

3

Aprueba Pago

 Vía mail notifica aprobación del pago [4].

No aprueba pago

Vía mail notifica la no aprobación del pago [Fin].

Import Customer Service & Schedules

4

Solicita a origen el envío del DTX con los valores a cobrar en Colombia [5].

Documentación importaciones

5

Recepciona DTX, carga al sistema Navesoft y realiza impresión del documento [6].

Facturación

6

Verifica en el sistema Navesoft que la información cargada de los recargos este acorde a los recibidos en el DTX [7].

7

Realiza cobros de los recargos elsewhere en Colombia [8].

8

Realiza la facturación en el sistema Navesoft teniendo en cuenta:

·         Solicitud de creación de recalada al área de cost control

·         Actualiza bl a recalada creada

·         Tasa de cambio del día [9].

9

Envía vía mail la solicitud de modificación de puerto de descargue al área de sistemas [10].

Área de sistemas

10

Recepciona mail y realiza actualización de puerto de descargue y notifica a facturación [11].

Facturación

11

Realiza envío de factura al cliente vía mail [Fin].

Facturación Grupo Bavaria

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Facturación

1

Empresa con radicación de facturación electrónica

Recibe Bl y genera pre factura la cual se envía al cliente por mail [2].

Empresas con radicación de facturación electrónica física

Recibe Bl y realiza facturación se envía al cliente por mail [2].

Cliente

2

Recibe pre factura y notifican lo siguiente:

·         Pedido

·         Migo

·         Acreedor

·         Posición [3].

Facturación

3

Empresa con facturación electrónica

Recibe información se ingresa al sistema Navesoft y genera factura final electrónica [Fin].

Empresas sin facturación electrónica

Recibe información y se relaciona factura y envía en físico al cliente [4].

4

Recepciona recibido de la entrega de las facturas y archiva según corresponda [Fin].

Elaboró

Revisó

Aprobó

Sergio Agudelo Barrios

Coordinador de Procesos

Daniel Cundy

Gerente General