EXPORTACIONES MARÍTIMAS

GO-PT-02

Versión: 4

Fecha de creación: 02/05/2017

Fecha de actualización: 29/09/2023

  

 

 

  1. Alcance

     

Sucursal

BTA

CTG

BUN

TURBO

MED

CLO

 

  1. Objetivo:

 

Garantizar el cumplimiento de las actividades de reservas y asignación de contenedores para exportación, dando apoyo a los requerimientos de los clientes.

 

  1. Definiciones:

 

3.1. Flete: Coste de transportar un contenedor desde un puerto a otro.

3.2. Servicio No Conforme: Servicio que no cumple con el requisito especifico o que no cumple con el valor esperado de un proceso ante el cliente interno y externo.

3.3. Exportación: Es la salida de mercancías del territorio aduanero nacional con destino a otro país, también se considera exportación la salida de mercancías a una zona franca industrial de bienes y de servicios y/o rembarques.

3.4. MSC: Mediterranean Shipping Company

3.5. Late Arrival: Entrega fuera del tiempo de la documentación por parte del cliente

3.6. Sistema OVA: Sistema de información de la línea marítima MSC

3.7. Sistema TMS: Sistema de la línea marítima MSC donde se determinan las cotizaciones

3.8. Cliente directo: Cliente que no usa intermediarios para las actividades de exportación

3.9. Booking: reserva para embarque

3.10. SAE: solicitud de autorización de embarque

3.11. COPRAR: archivo generado al cargar la descripción del BKG por contenedor y muestra la cantidad de contenedores a cargar por buque /Activación de la reserva en puerto.

3.12. DTX: formato generado por el sistema OVA donde se indica todo el manifiesto electrónico de un buque

3.13. Corrector: procedimiento que se realiza en el sistema OVA luego de que un Bl es pre aprobado o aprobado, buscando realizar modificaciones a la información del Bl transmitido en el DTX inicial.

3.14. Itinerario: Ruta que hace un buque de acuerdo a los diferentes servicios que presta la línea marítima.

3.15. Tracking: Rastreo del embarque, identificar la ruta del embarque para conocer fecha estimada de arribo a destino final confirmando y verificando los tiempos en los puertos de transbordo.

3.16. Cut Off: Cierre máximo que tiene el exportador para radicar la documentación de exportación

3.17. COPARN: formato EDI que es enviado desde el sistema OVA al puerto, para que la reserva quede activa, según buque y cantidades confirmadas)

 

 

  1. Normas:

 

4.1. Para realizar las reservas de exportación se debe recibir contacto con el exportador (telefónico o correo electrónico), en caso de ser cliente nuevo se exige la entrega por parte del cliente de la siguiente documentación:

  • Cámara de comercio
  • RUT
  • Certificado comercial
  • Certificación bancaria
  • Carta de presentación de la empresa
  • Formato de agente
  • Circular 170
  • Carta LOI Sellos
  • Para exportador de café, el registro como exportador ante la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia.

Nota: la vigencia de la anterior documentación es de un año a partir de la fecha de entrega.

4.2. La clasificación de los clientes (exportaciones) se realiza por TEU así:

  • Clientes tipo A: Amarillo de 50 a más TEUS por mes
  • Clientes tipo B: Azul de 20 a 49 TEUS por mes
  • Clientes tipo C: Rojo de 5 a 19 TEUS por mes
  • Clientes tipo D: Verde de 2 to 4 TEUS por mes
  • Clientes café
  • Clientes Azúcar

4.3. Una vez generada la solicitud de reserva, el sistema enviará automáticamente la orden al depósito de contenedores y a la terminal marítima

4.4. Se debe confirmar y asignar equipo al cliente en un término máximo de dos (02) horas laborales una vez recibida la reserva dentro del sistema OVA, acorde a la jornada laboral de la empresa. 

4.5. Se debe realizar el procedimiento de confirmación acorde a los status del sistema OVA 

4.6. Los status que se encuentran en el sistema son: 

  • Pending: Requerimiento de reserva
  • Confirmed: Confirmación de Reserva
  • Cancelled: Reserva cancelada

4.7. Las modalidades de transporte que maneja la línea marítima MSC son: FCL/FCL. LCL/FCL

4.8. La entrega de documentación por parte del cliente debe ser máximo con 48 horas (hábiles) de anticipación antes del arribo del buque o según lo establecido por el área de operaciones, en caso contrario la carga será roleada. (sujeto a información actualizada en la web)

4.9. Se debe verificar los transbordos que hace la carga en el ítem T/S port (transhipment)

4.10. Se debe verificar que el tipo de unidades que solicite el cliente estén siendo manejadas por la línea actualmente (20´ Dry, 20´ flat rack, 20´Open top, 20´ tank, 40' open top. 40´standar 40´hc 40´reefer, 40´flat rack, 40´tank)

4.11. En caso de que la carga sea IMO o Carbón, el cliente debe enviar previamente formato de aprobación al comercial.

4.12. La información de la reserva que se ingresa al sistema OVA es la siguiente:

  • Nombre del exportador
  • Atención: (exportador)
  • Mover de: (nombre del patio donde se retira la unidad)
  • A: (In) ingresa siglas del terminal a donde ingresa la unidad
  • Motonave: (nombre de la motonave)
  • Servicio Nave: Cero (0)
  • Corte/ Puerto SA: Puerto de salida (BUN, CTG, TUR)
  • Puerto de destino: Puerto final
  • Puerto TTO: Puerto de transbordo
  • Desc Mercancía: (Descripción de la mercancía)
  • Notas: /si es café, Apto alimentos. si es turbo, aptos alimentos / refeer. Si es Carga general, carga general
  • Tipo:
  • Tamaño: (Tamaño del contenedor)
  • Cantidad: (según cliente)
  • Para carga peligrosa y Reefer se deben incluir los datos adicionales según información enviada en el formato por el cliente.
  • Generar Coparn y a continuación, dar Clic para enviar correo automático al cliente y al depósito de contenedores

4.13. En caso de que un buque omita la recalada en los puertos de Colombia se debe hacer la actualización en el sistema de las reservas que se encuentren por retiro y activación en puerto.

4.14. Para la sucursal Buenaventura se debe enviar el COPARN, que es la activación del booking en el puerto para que la reserva quede activa y el cliente pueda ingresar las unidades.

 

Documentación

4.15. Una vez el cliente tiene la reserva confirmada, la asignación y la unidad, se debe proceder a verificar las fechas límites de entrega de documentos para que la carga sea embarcada bajo las normas establecidas por la DIAN. La información del cierre del buque, se publica en la página de MSC (msc-colombia.com.co)

4.16. Dependiendo del tipo de carga Café, Azúcar, Carga general, carga peligrosa, Reefer, varia la fecha límite para la entrega de documentación, la cual debe ser verificada por el cliente en la página web (portal MyMSC).

4.17. Los documentos que debe enviar el cliente vía correo electrónico son:

  • Instrucción de embarque
  • SAE (solicitud de autorización de embarque) (Reembarque- autorización DIAN)
  • Selectividad
  • Soporte original de la consignación del Mounting (debe indicar a quien se le debe generar la factura) a excepción de los embarques de la ciudad de turbo.
  • Verificación del ingreso del verify gross mass (VGM)
  • Cuadro de la agencia de aduanas indicando pesos finales a manifestar ante la DIAN (documento exigido únicamente por Buenaventura)

 

4.18. Si el cliente no entrega esta documentación a tiempo, se generará un cobro del late arrival (siempre será sujeto a embarque el costo de este recargo es USD 120 + IVA), en caso de que la unidad sea embarcada se hace efectivo el cobro. Los costos de bodegajes no serán asumidos por la línea MSC, en caso de que el cliente no embarque sede por entrega tardía de documentación.

 

 

Verificación de Bl´s antes del zarpe

 

4.19. Una vez se recibe la instrucción de embarque se cuenta con 24 horas para el envío de los BLS draft, para revisión por parte del cliente.

4.20. Las modificaciones deben hacerse antes del zarpe del buque, o antes del pre-aprobado del buque de lo contrario, el no hacerlo afectará el indicador de correctores después del zarpe.

4.21. La persona que trabaja el buque debe realizar un check de los BL´s para la transmisión del DTX, y verificar si los clientes han enviado modificaciones para realizarlas antes de que se transmita el DTX final, de lo contrario se generará reproceso por corrector y esto afectará el indicador de MSC.

4.22. Se acepta impresión de Bl’s según condiciones de cada país: (SWB, OBL, TELEX o print at POD)

4.23. Para la liberación contra telex reléase se debe tener carta de aprobación formato (telex reléase) establecido por la línea marítima, el cual debe venir diligenciado por el shipper, esta carta debe estar firmada por el gerente de operaciones o exportaciones de la organización. La carta de aprobación puede ser enviada:

  • Anualmente, siempre y cuando cumpla con la siguiente información (mismo shipper, mismo consignatario, mismo puerto de origen y destino).
  • Por embarque, de decir que cada que el cliente tenga una reserva, se debe enviar el formato diligenciado.

Nota: la recepción de la carta de aprobación puede ser vía mail o física

 

4.24. Para la liberación del sea way Bill, se debe solicitar una carta por parte del shipper y consignatario según formato establecido por la línea marítima. Debe venir firmada por Representante legal, esta carta tiene vigencia ilimitada.

4.25. Si dentro de la negociación global se firmó la opción para manejo de SWB a nivel global, esta también será aceptada.

4.26. Para la liberación original del Bl en Colombia, el shipper debe enviar carta poder (anual), y para la entrega del documento, el cliente debe enviar carta de autorización indicando la siguiente información:

  • Número de Bl
  • Nombre de la persona que reclama el Bl.
  • Número de cedula de la persona que reclama el Bl,
  • La carta debe venir en papel membreteado de la empresa y firmado por parte del encargado de exportaciones.
  • Para la entrega del Bl original se debe traer esta carta impresa y el sello de la empresa.
  • Antes de la entrega el Customer service deberá verificar la cartera del cliente y asegurarse de que se encuentre al día en pagos, antes de la entrega del documento o la aprobación por parte del área financiera.
  • Si la emisión es en destino, debe ser indicado en la shipping instruction y se procederá a marcar el bl, si el cliente es crédito o maneja termino de paga collect.
  • Si el cliente indica emisión en destino, él tiene término de pago prepaid y no se ha recibido el ok de Financiero, no se podrá proceder.

 

Correctores

4.27. Para que se genere un corrector el Bl, este debe estar Pre-approved en el sistema (Este estatus se da al zarpe del buque)

4.28. La solicitud por parte de la agencia local o global para realizar un corrector se da debido a las normas estipuladas por cada país.

4.29. Los tipos de correctores son:

  • CLC- Cancellation of container- Cancelación del contenedor, sólo se utilizará siempre que haya habido uno o varios contenedores retirados del BL
  • CLE- Clerical error: Error interno por parte de involucrados en el proceso (KPI en 3%). para ser utilizado cuando se produce un error interno en el nivel MSC para cualquier partida (POL, POD, Manifiesto agente)
  • CLL- Bl Cancelled: sólo para ser utilizado siempre que BL sea cancelado
  • CMR- Customs request: Solicitud o intervención de las autoridades (ente que regula cada país, como policía antinarcóticos, DIAN, ICA, Invima etc.)
  • COD- Change of destination sólo se utiliza cuando hay una actualización en el destino final
  • COL- Collecting Location: sólo se utiliza cuando hay una actualización en la ubicación de recolección
  • GVA- MSC Geneva´s Request: sólo para usarse cuando los cambios en el manifiesto de la petición de HQ de Ginebra no se deben al error de los agentes
  • RLL- Rollover sólo se utiliza cuando hay una actualización del buque, porque uno o más contenedores no se han cargado en el origen
  • SHR- Customer´s Request sólo para usar cuando los clientes (remitente, consignatario, etc) están solicitando cambios / modificaciones
  • SHT- Short Shipment sólo se utiliza cuando el remitente no acepta el procedimiento BL dividido y que los contenedores deben mantenerse_________
  • SPT- Split Bl sólo para usar cuando uno o varios contenedores de la misma bL se elimina y se agrega en otro viaje
  • SWH- Switch sólo se utiliza cuando la parte que adeuda el título de la mercancía solicita un cambio (cambio del shipper en el BL)
  • SYS- System error sólo para utilizar siempre que una actualización de la Bl es necesaria debido a un problema de TI. cada caso será monitoreado
  • Booking agent: Solicitado por el agente en origen no aparece en la hoja
  • TUP- Tariff update: Actualización de la tarifa posterior al zarpe de la carga
  • Shipper request: Por solicitud del dueño de la mercancía en origen (Shipper)
  • DUM- Dummy sólo se utilizará en caso de falta de información. Cada caso será monitoreado

 

Itinerarios

4.30. Para recibir las notificaciones y actualización de los servicios que se requieren se debe realizar el registro por la página de MSC ginebra (gva) members.mscgva.ch, siguiendo la siguiente ruta:

  • link msc net,
  • Departments- fleet network terminal

4.31. Los itinerarios se deben enviar los días lunes, miércoles y viernes (exportaciones)

4.32. Los itinerarios se deben enviar los días martes y jueves (importaciones)

4.33. Cada vez que se presente algún cambio en el itinerario de algún buque que afecte recalada en BUN, CTG, y turbo se debe enviar un alcance vía mail a los clientes internos y externos.

4.34. Cada vez que se presente algún cambio ya sea por omisión de puerto, cambio de rotación, alteración que afecte algún puerto de transbordo se debe informar a los clientes internos y externos.

4.35. Routing, Según los cambios informados por GVA, este debe enviarse actualizado lo antes posible, dado que todas las sucursales se guían del routing, y enviar una carga errada genera extra costos para la línea. Este debe ser revisado constantemente para evitar errores o enviar carga mal ruteada. (responsabilidad del departamento de servicio al cliente).

 

Tracking

4.36. Se debe conocer el tipo de movimiento que tiene el embarque entre puertos para identificar la ruta que lleva el contenedor y posible arribo a POD así:

  • Empty to shipper (Enviado contenedor vacío al shipper)
  • Gate in full (Recibido contenedor lleno para embarque)
  • Loaded (Embarcado)
  • Transshipment discharged (transbordo descargado)
  • Positioned out (posicionado afuera)
  • Positioned in (posicionado adentro)
  • Intended transshipment (Se programa transbordar)
  • Estimated time of arrival (Estimado arribo)
  • Discharged (Descargado)

 

4.37. En caso de embarque parcial (Puerto de transbordo No embarca todos los contenedores amparados en el mismo Bl sobre el mismo buque) se consulta en el tracking la posible conexión de los contenedores pendientes por transbordar.

4.38. Para la carga Reefer, siempre se debe involucrar a origen y destino y constatar con el cliente si debe hacerse un Split de la carga, los costos adicionales deben ser consultados al liner de GVA .

 

Buenaventura

 

4.39. Para iniciar el proceso de exportación en el puerto lo principal se debe contar con el Cut off documental este es actualizado por el equipo de documentación para cada motonave el cual, debe incluir

  • Nombre de la motonave
  • Viaje
  • Fecha de arribo
  • Fecha límite para la recepción de los documentos, carga general/ carga peligrosa/LCL.

4.40. Cuando la documentación es ordenada a la línea marítima debe entregarse a el departamento de documentación de la siguiente manera:

  • Copia de la Shipping Instruction transmitida vía INTTRA. (Ultima SI transmitida)
  • Solicitud de Autorización de Embarque (SAE vigente)
  • Selectividad (correspondiente a la SAE remitida)
  • Soporte de transmisión VGM
  • Soporte de pago de Mounting
  • Soporte de carta LOI Sellos de Botella

 

  • Agradecemos enviar un único correo con la documentación completa y en ese momento se dará acuse de recibo. (Por favor tener en cuenta que, si no recibe la documentación completa y en un solo mensaje, la línea no garantiza el embarque de la carga).
  • Cuadro en el cuerpo del mensaje con los pesos y cantidades que se deben manifestar.
  • Formato a diligenciar:

FORMATO MANIFIESTO 

CLIENTE:

 

No RESERVA:

 

 

 

 

 

No de SAE

Contenedor

Peso

Bultos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • La documentación recibida por fuera del cierre documental está sujeta a embarque y al cobro de Late Arrival.
  • Para los embarques con SAEs compartidas, favor discriminar en el mensaje de cierre como deben ser manifestadas.

4.41. Para las motonaves que no son agenciadas por MSC se debe enviar: ( OBLX / BP4 /BP2/ Relación de Embarque, ) dentro de los tiempos establecidos

4.42. Se debe cumplir con el cut off de la terminal para el envío de archivos coprar según la carga que ha sido previamente documentada, se debe tener presente que, la información debe estar correctamente digitada en el sistema para evitar errores o enviar carga al puerto que no corresponde, este archivo debe incluir:

  • Numero de contenedor
  • Tipo y tamaño
  • Peso de la carga
  • Producto
  • Exportador
  • Destino
  • Numero de booking o Numero de BL

4.43. En caso de que una carga no haya sido embarcada y/o documentada se debe notificar al representante comercial y a la gerencia de servicio al cliente. Quienes a su vez deben indicarle al cliente el motivo de no embarque

 

  1. Responsabilidades:

 

5.1. Representante Comercial

5.1.1. Solicitar documentación a los clientes de acuerdo con el procedimiento de gestión comercial

5.1.2. Realizar la cotización a los clientes y registrarlas en el TMS

5.1.3. Realizar seguimiento a las operaciones

 

5.2. Gerente General

5.2.1. Realizar estudio a clientes nuevos para aprobación de vinculación.

 

5.3. Customer Service

5.3.1. Verificar aprobación de los clientes

5.3.2. Verificar creación de clientes en sistema TMS

5.3.3. Confirmar y asignar equipo al cliente

5.3.4. Verificar itinerarios

5.3.5. Verificar y diligenciar los criterios del sistema TMS para asignación de reservas

5.3.6. Atención telefónica y asesoramiento de los embarques (exportación e importación)

 

  1. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

BOOKING

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Representante comercial

1

Verifica la tarifa vigente del exportador y solicita la documentación relacionada en el procedimiento GC-PT-01 Gestión Comercial [2].

2

Recepciona y verifica la documentación entregada por el cliente [3].

Gerente general

 

3

Aprueba Cliente

Notifica vía mail la aprobación del cliente [4].

No Aprueba Cliente

Notifica vía mail la No aprobación del cliente y justificación de la misma [Fin].

Representante comercial

 

 

 

4

Realiza la creación del cliente teniendo en cuenta la siguiente información:

  • Razón social
  • NIT
  • Teléfono
  • Dirección
  • Correo electrónico
  • Contacto [5].

5

Informa al cliente que ha sido aceptado y que puede realizar la reserva vía INTRA y/o por MyMSC [6].

Cliente

6

Realiza la reserva mediante el sistema INTRA y/o por MyMSC [7].

Customer Service

 

 

 

 

7

Verifica la aprobación del cliente

Si el cliente está aprobado:

Continúa con el proceso de la reserva [9].

 

Si cliente No está aprobado:

-Notifica al representante comercial para la recolección de documentos del cliente según procedimiento GC-PT-01 gestión comercial y aprobación del mismo.

Establece en el sistema OVA status de la reserva (Pending or Cancelled [8].

Representante comercial

8

Notifica al customer service la aprobación del cliente [9].

Customer Service

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9

Si el cliente esta creado en el sistema TMS

-Verifica en el plan de transporte (Transport Plan) Si la ruta se encuentra asignada en la línea, así:

  • Modalidad de transporte,
  • Place of receipt (espacio en blanco),
  • Port of load (CTG, BUN, turbo),
  • Port of discarge (puerto de descargue) ,
  • Place of delivey (según acuerdo con cliente),
  • OBL POD (espacio en blanco)
  • Vessel (buque asignado)
  • Voyage (código de arribo)
  • T7S Ports (transbordo)

Si no está asignada la ruta se cancela la reserva [10].

Si No esta creado en el sistema TMS

  • Si es creación Shipper procede con la creación del cliente en el sistema TMS,
  • Si es Notify y/o consignee lo crea Geneva [10].

10

Selecciona la reserva por hora de llegada en el sistema INTRA/MyMSC OVA según ítem 4.4 [11]. 

11

6.1. Verifica los itinerarios previamente a la asignación del buque según los servicios que se requieren y los transbordos [12]. 

 

 

 

12

Verifica en el sistema la siguiente información

Cargo ítems:

-Verifica el número de contenedor, tipo de contenedor según ítem 4.10.

-Verifica con área de logística disponibilidad de equipos en depósito de contenedores según requiere el cliente; en caso contrario se procede según aceptación del cliente.

- Realiza cálculo del total cargo gross weight más tara (peso del contenedor vacío)

-verifica disponibilidad de espacio con el liner / si el buque cubre la ruta o presente alguna omisión

 

Varios references:

-Verifica que el número de contrato este en alguna de las siguientes casillas: service contract, rate agreeement, spot quotation o tarifa libre [13]. 

 

 

13

Si se encuentra

Se continúa con la asignación de la reserva [15]. 

Si no se encuentra

Se deja en blanco y se notifica al representante comercial encargado de la cuenta para su respectiva notificación al cliente [14]. 

Representante comercial

14

Confirma la tarifa al customer service [15]. 

Customer Service

 

15

Procede de acuerdo a lo notificado según los siguientes status: 

  • Service contract,
  • Rate agreeement,
  • Spot quotation o Tarifa libre [16]. 

 

 

 

16

Dangerous cargo details:

-Diligencia solo para carga peligrosa de acuerdo a información enviada por el cliente. Según ítem 4.11.

-El cliente debe enviar formato previamente, para iniciar el proceso de aprobación a la línea y a los partners vía D-MAX y/o OVA

 

Free text remarks (remarcas):

-Verifica la información establecida por el cliente que incluye: 

  • Tipo de contenedor,
  • Depósito de contenedores donde se retira la unidad vacía,
  • Tipo de llenado (LCL/FCL),
  • Lugar de emisión del BL,
  • Modalidad de pago (prepaid, Collect o elsewhere)

Freight charge detail:

-Da clic get rates from the TMS (la revisión de las tarifas, contrato, recargos adicionales, las condiciones especiales deben ser manejada con el proceso de pricing) si la tarifa baja se procede con la confirmación según notificado por el cliente, si no baja la tarifa el customer service procederá con la confirmación y notifica al comercial para su respectiva revisión.

booking confirmation

-Se genera booking confirmation en pdf y se procede a la notificación al cliente, y usuario que realiza la reserva por INTRA/ Mymsc, si es Cartagena se incluye el correo de la persona encargada para las activaciones de unidades llenas y vacías [Fin]. 

 

ASIGNACIÓN DE EQUIPOS

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Área encargada de la asignación

1

Ingresa al sistema OVA por control de equipos la información de la reserva (numero de la reserva) que ha sido previamente confirmada según ítem 4.7 [2].

2

El Sistema genera de forma automática un correo con el Pdf de la asignación, y se envía vía mail al cliente y al depósito de contenedores para que se proceda con la entrega de la unidad según especificaciones del cliente [3].

Booking

 

3

Si cliente solicita cambios (alcance) vía INTRA/ MY MSC / Correo,

 

El agente de Bookings, verifica en el sistema OVA el status de la reserva y la modificación que realiza el cliente.

 

Notifica a las personas de servicio al cliente que hubo un cambio en la reserva para que esta persona proceda a Ingresar al sistema OVA, la actualización mediante el número de reserva y se reenvía la actualización del retiro de forma automática al cliente / patio/ terminal. [Fin].

Si cliente no solicita cambios

La Asignación se mantiene igual [Fin].

 

 

 

LIBERACIÓN

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Equipo Documentación exportaciones

1

Envían la notificación de que los BLs han sido digitados, y el tiempo límite para realizar correcciones a los Bls sin costo antes del zarpe [2].

Equipo documentación

exportaciones

2

Recepción de la información, genera reporte del buque [3].

3

Verifica cada Bl mediante el sistema Filtrando por sucursales BTA, CLO. Para CTG y MED las sucursales hacen el proceso [4].

4

Verifica información de los contactos de cada Bl para envió del draft, según tipo de liberación, solicita la documentación que corresponda [5].

5

Genera PDF del BL draft, envía al cliente (se envía al booking party), indicando la hora límite para envío de correcciones sin costo [6].

 

6

Si se Genera corrección:

El cliente Envía modificaciones a realizar en el Bl directamente al equipo de Documentación [7].

 Si No genera corrección:

 El cliente Aprueba Bl [9].

Equipo documentación exportaciones

7

Recepción solicitud de corrección enviada por el cliente o si detecta errores de digitación u omisión de datos, realiza la modificación en el sistema y envía copia del Bl corregido al cliente [8].

Cliente

 

8

Aprueba Corrección:

Envía notificación de aprobación del Bl draft [9].

No Aprueba Corrección:

Reenvía solicitud para realizar corrección nuevamente según se requiera [7].

Equipo documentación exportaciones

9

 Hace una última revisión de los correos para el buque con el fin de evitar dejar correctores sin realizar, y posterior a esto Realiza transmisión del DTX a los puertos de transbordo de países cercanos y a ginebra

 

 Se deben enviar los diferentes documentos a las agencias según corresponda así:

  • DTX para cargas anticipadas.
  • ACP provisional y final.
  • OBLX final [10].

 

10

Si la información es correcta:

Se transmite el DTX de forma automática [11].

 

Si la Información No es Correcta:

Puerto corrige información del DTX según error generado.

Envía nuevamente DTX corregido [11].

11

Envía notificación a los representantes comerciales notificando la carga embarcada y la carga no embarcada para su respectivo procedimiento [12].

Customer service

 

12

Si la carga fue embarcada: [13].

Si la carga no fue embarcada:

Área comercial notifica al cliente el no embarque de la mercancía [Fin].

13

Genera nuevamente reporte de la carga embarcada [14].

Cliente

14

Aprueba Bl:

Notifica aprobación vía mail

Descarga el BL final por la página MYmsc [15].

No aprueba Bl:

Notifica comentarios de correcciones (proceso de correctores) [13].

Equipo documentación exportaciones

15

Ingresa al sistema OVA verifica modalidad de flete (prepaid, collect, elsewhere) [16].

16

Verifica el reporte de la carga embarcada, en la casilla general information el lugar y tipo de emisión del Bl (télex reléase, sea way bill, original bill of lading) [27].

17

Procede con liberación según tipo de Bl previo a verificación y aprobación de financiero. Según ítems 4.22; 4.23 y 4.24. [Fin].

 

 

CORRECTORES

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Cliente / Pricing

Agencia local o global

 

 

1

 

Solicita modificación de la información transmitida en el Bl inicial luego de recibir el Bl final

Solicita cambios de la información del Bl tales como: cambio de la descripción de la mercancía, sellos y/o tarifas, e información de las partes del Bl (consignee, shipper, notify etc).

Nota: se debe incluir las clausulas establecidas por cada país o según temporada. [2].

Equipo Documentación exportaciones

 

 

2

Agencia, Cliente:

Si solicita modificación en los recargos del Bl, se solicita aprobación de pricing y verifica con el país de destino para aprobación de realización del corrector [3].

Pricing:

Procede con solicitud de modificaciones y se realiza corrector luego de aprobación del país de destino y /o del cliente. [3].

Pricing

 

3

 

Aprueba

Envía mail notificando los cambios que se deben realizar al Bl en la tarifa [4].

No aprueba

Notifica vía mail la no aprobación de los cambios y justificación. [Fin].

Agencia local o global / Cliente

 

4

Aprueba

Confirma vía mail la aceptación de los cambios y los costos generados por el corrector [5].

No aprueba

Notifica vía mail la no aprobación de los cambios y su justificación [Fin].

Equipo Documentación exportaciones

 

5

Procesa corrector según la solicitud aprobada ya sea por cliente, agencia o pricing

Verificando la información del sistema OVA y agregando los recargos de trasmisión a la aduana cuando este aplique, e identificando el tipo de corrector según ítem 4.27. [6].

 

6

 

 

Luego de procesar el corrector en el sistema

Si es Cliente

Se envía confirmación del cambio vía mail para aprobación. 6].

Agencia o Pricing

Notifica vía mail número de corrector y solicita aceptación del cambioTURB. [7].

Cliente

 

7

Aprueba

Vía mail confirma la aprobación del cambio.

Cliente debe descargar BL por la página MYmsc [8].

No aprueba

Vía mail confirma la No aprobación del cambio [5].

Equipo Documentación exportaciones

 

 

8

Procesa el corrector (genera nuevo EMC) y envia notificación a destino y al área financiera para que se dé la aprobación de la aplicación del corrector.

 

Para solicitud de correctores de Brasil, se debe tener la autorización de esta agencia, para proceder con el corrector, bajo ningún riesgo se debe proceder con carta correctora donde MSC Colombia acepta responsabilidad dado que podemos estar expuestos a sanciones.

 

Todo debe verificarse con la Gerencia de documentación.

 

Si genera cobro

Se indica al puerto vía mail para proceder con la emisión de la factura [9].

Si NO genera cobro

No se emite facturación [9].

 

9

Se genera facturación

Si genera factura

Se verifica si se generó factura y si está ya fue cancelada, se debe generar nota crédito [10].

No genera factura

Se emite la factura con la actualización de las tarifas [10].

 

10

Diligencia cuadro de control de correctores y envía a documentación por semana para seguimiento y control y consolidado mensual para notificación del KPI a ginebra. [Fin].

 

ITINERARIOS

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Itinerarios atención al cliente

 

1

 

Verifica los servicios (ruta realizada por buque) que envía ginebra (gva) en el correo electrónico. [2].

2

Descarga los archivos donde verifica: fecha de llegada y salida de los puertos que necesite para los transbordos de los embarques, identificando si se mantiene o no la proforma, omite o hace recalada extra en algún puerto, [3].

3

Relaciona los buques con las ETA a Colombia (BUN, CTG, turbo) en el formato GO-FT-02 Itinerario Base [4].

4

De acuerdo con el itinerario base, relaciona los ETA a los puertos que más solicitan los clientes puertos de destino en el formato se incluye dentro de los comentarios los buques que omiten alguno de los puertos ofrecidos con el fin de evitar confirmar reservas para el buque errado, GO-FT-03 Itinerarios Exportación [5].

 

5

Envía mail adjuntando la información del formato GO-FT-03 Itinerarios de exportación. Enviado a cliente interno de MSC Colombia (gerencia de exportación, área comercial exportación, atención al cliente, sucursales, pricing, puertos, área de logística) con copia oculta al cliente externo. [Fin].

 

TRACKING

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Cliente:

1

Solicita vía teléfono o mail el seguimiento de su carga [2].

Customer Service

 

 

 

2

Ingresa a la página de MSC ginebra (gva) menú tracking y verifica mediante el número del Bl, número de contenedor o booking lo siguiente:

  • Puerto de embarque (POL)
  • Puerto de destino (POD)
  • Número y tipo de contenedores que amparan el Bl
  • Transbordos
  • Movimiento del contenedor
  • Fechas, buque y viaje [3].

3

Identifica tipo de movimiento del embarque según ítem 4.33 [4].

4

Vía telefónica o mail se notifica la información solicitada por el cliente incluyendo siempre el estimado de arribo a puerto de destino (POD)

Envía reporte a los clientes o agencias según se requiera, para asegurar que las cargas VIP Reefer tomen las conexiones dentro de los tiempos establecidos.

 

En caso de que la carga pierda alguna conexión esta debe ser notificada de forma inmediata a el Liner, para que se haga la respectiva recomendación, en caso de que la carga pierda conexión por más de dos semanas, se debe notificar de forma inmediata al Claims de GVA, dado que la carga por ser perecedera puede dañarse.

 [Fin].

Cut Off

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Equipo de documentación exportaciones

1

Carga al sistema OVA el Cut off [2]

Equipo de documentación exportaciones

2

Recepciona de los exportadores los documentos para exportación según ítem 4.17 [3]

3

Verifica la documentación física frente al booking, en caso de no estar completa se devuelve. [4]

4

Se verifica instrucción de embarque de vacíos recibidas vía mail [5]

 

5

Para las motonaves de MSC se envía archivo OBL al planeer en formato EDI con la información de los contenedores a embarcar que incluye:

  • Información del contenedor (tipo, peso y destino)
  • Si es carga IMO se específica el tipo de carga y condiciones
  • Si es carga refrigerada se especifica las condiciones de refrigeración

 

NOTA: en caso de cambios en el OBLX antes de enviarlo al planer se debe verificar que el acepte el nuevo OLBX, porque esto puede generar errores en el plano del buque [6]

 

6

Envía forecast y lista en Excel cuando sea la línea marítima maersk, para otras líneas se envía lista descargada del load list con la siguiente información:

  • Información del contenedor (tipo, peso y destino)
  • Si es carga IMO se específica el tipo de carga y condiciones
  • Si es carga refrigerada se especifica las condiciones de refrigeración [Fin]

 

 

Cargas LCL

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Equipo de documentación exportaciones

1

Recepciona proforma para embalaje de café LCL [2]

2

Verifica los datos de la proforma en el sistema OVA (instrucción de embalaje-cantidad de contenedores) [3]

3

Envía embalaje proformas a Sociedad portuaria / TC BUEN y/o SPIA según el proceso establecido para cada terminal, SPIA / TCBUEN manejan formatos diferentes [4]

4

Ingresa lo ordenado al CAL [5]

5

Confronta con terminal total de café LCL ordenado [6]

6

Recibe tarjas de packing list de llenado, realizando verificación posterior al Coprar, de lo embarcado vs lo entregado, debe coincidir lotes y contendores [7]

7

Verifica el Número de lote de café correspondiente a la proforma [8]

8

Recibe la legalización de los lotes ordenados (Bl, SAE y selectividad)

Revisa tarja Final VS lo ingresado en el OVA

Enviar reporte de carga café a la gerencia general de lo embalado vs lo embarcado. [Fin]

 

Cargas IMO

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Customer Service

 

1

Recibe información por parte del embarcador o agente para la solicitud de la reserva de exportación de carga peligrosa para estudio de aprobación del mismo. [2]

Dangerous Cargo (DGD)

2

Aprobación

Se confirma la reserva solicitada por el cliente [3]

No aprobación:

Se notifica al cliente de que el producto no está autorizado. [Fin]

Bookings

3

Confirma la reserva al cliente y asignación de la unidad [4]

Equipo de documentación exportaciones

 

4

Recepciona la documentación mencionada en el ítem 4.17. junto al manifiesto de carga peligrosa, Numero de contenedor, clase de IMO, UN, y la información de paquetes y pesos que coincidan con la shipping instruction [5]

5

Entrega shipping instruction, manifiesto de carga peligrosa o DGD [6]

Containers Tracking

 

6

Recepciona documentación y solicita aprobación final por parte de socios (partnerts) para el embarque de esa carga al centro de operaciones ANTWERP en Bélgica en motonaves de MSC [7]

 

7

Recepciona confirmación de embarque

Notifica al área de exportaciones la aprobación del embarque de la carga [8]

No aprobación

Notifica al exportador la verificación de la información de la carga IMO [8]

Equipo de documentación exportaciones

 

8

Confirma al agente de aduanas o ACI mediante el recibido de documentos

Si la documentación es enviada fuera de cierres o incompleta, se debe generar el cobro por Late arrival al cliente.

Solo la gerencia de operación / Customer service / ventas o Gerencia general, pueden exonerar al cliente del cobro LA [Fin]

 

 

Cargas Refeer

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Equipo de documentación exportaciones

1

Recepciona la documentación mencionada en el ítem 4.17 junto a la carta de temperatura [2]

2

Entrega a operaciones la carta de temperatura cuando las motonaves son de MSC

Para las motonaves agenciadas se entrega se entrega copia de la carta de temperatura al agente [Fin]

 

Elaboración de archivo Coprar

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Equipo de documentación exportaciones

1

Genera el sistema OVA el archivo COPRAR por motonave [2]

2

Se incorpora la información de los contenedores para generar la relación de embarque y archivo coprar. [3]

3

verificar que la carga en transbordo para puerto de descargue PAROD, tenga los t/s correctamente actualizados [4]

4

Envía a la terminal dentro del cut off [Fin]

 

Asociar la shipping instruction para generación de Bls

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Equipo de documentación exportaciones

1

Ingresa número de shipping instruction en el sistema OVA [2]

2

Genera número de Bl en el sistema OVA [3]

 

 

3

Asocia códigos del TMS a los contactos del BL

  • Shipper
  • Consignee
  • Notify
  • Booking Party
  • Contract holder**
  • Company to invoice [4]

 **Los códigos deben siempre los mismos que están previamente aprobados en la reserva, en caso de cambios se debe notificar a Pricing y MNG customer Service** [4]

4

Ingresa la información de los contenedores cuando la carga sea LCL [5]

5

Ingresa partida arancelaria, descripción de la carga, clausulas según destino y cargas café [6]

6

Genera pdf del Bl e imprime [7]

7

Envía mail a los representantes comerciales notificando la elaboración de los Bls y plazo máximo para generar correcciones y tarifas [8]

8

Envían a los exportadores los Bl´s para revisión y aprobación [9]

Cliente

9

Exportador aprueba

Notifica aprobación del Bls [10]

Exportación no aprueba

Notifica al área de exportaciones las correcciones pertinentes [10]

Equipo de documentación exportaciones

10

Realiza verificación de documentos físicos Bl, contra la shipping instruction [11]

11

Una vez la motonave zarpa se reciben las tarjas de cargue para verificación contra Bl´s [12]

12

Si se presentan diferencias se realizan cambios en el sistema y notifican al exportador [13]

13

Verifica fecha real del zarpe de la motonave y actualiza los bls en el sistema OVA [14]

14

Genera archivo DTX y se verifica en la página de MSC [15]

15

Realiza correcciones cuando aplique [16]

16

Realiza transmisión final del archivo corregido [17]

17

Realiza impresión y entrega de Bl´s originales cuando haya lugar [Fin]

 

Manifiestos DIAN

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Equipo de documentación exportaciones

 

1

Asocia la información de las SAE a los Bls en un archivo prevalidador que incluye:

  • Numero de SAE
  • Numero de Bl
  • Cantidad de paquetes
  • Peso de la carga
  • Tipo de embarque (parcial, total, o total consistente) [2]

2

Envía archivo al equipo de documentación de exportaciones con el fin de ser verificado y aprobado al prevalidador y verificar contra los documentos físicos, que todo este acorde para enseguida ser cargado a la plataforma de la DIAN.

 

El archivo debe ser cargado posterior al zarpe máximo 12 horas después, en caso de presentarse problemas con el sistema o al momento de manifestar el buque, la persona debe notificar a (Gerencia de operaciones Bogotá, gerencia de puerto / gerencia de servicio al cliente y documentación).

 

Si la DIAN esta con problemas, se debe generar la presentación del manifiesto manual, la Gerencia de documentación Bogotá, gerencia de puerto / gerencia de servicio al cliente. Genera una carga para que esta sea radicada ante la DIAN y se acepte el manifiesto sin riesgo a cobro extemporáneo.

 

Se deben guardar los respectivos pantallazos y soporte donde conste que el sistema esta presentado fallas, para tenerlo como soporte.

Una vez el sistema se reestablezca, se debe verificar para dejar el manifestó montado ante la DIAN (verificar antes de proceder)

 

Nota: al momento manifestar se debe generar el PDF 1165 (formulario DIAN) y enviarlo a Gerencia de operaciones Bogotá, gerencia de puerto y documentación).

 [Fin]

Cargue de archivo Navesoft

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Área de exportaciones

1

Una vez se genere el DTX final al sistema, se debe proceder con la facturación de los bls, esta se debe actualizar apenas zarpe el buque con el fin de mantener el indicador de facturación en el mínimo de 1 día.   [2]

2

Envía OBl final al centro de operaciones en chile [3]

3

Realiza archivo documental de la motonave [Fin]

 

  1. Documentos Relacionados
    • Formato GO-FT-01 Tarifario
    • Formato COM-FT-03 Registro de proveedores
    • Formato GO-FT-02 Itinerario Base
    • formato GO-FT-03itinerarios Exportación

 

Elaboró

Revisó

Aprobó

 

Sergio Agudelo Barrios

Coordinador de Procesos

Tatiana Castaño

Export Documentation Coordinator

 

Andres Santana

Operation Manager

 

Daniel Cundy

Gerente General