OPERACIONES EN PUERTO PARA ATENCIÓN DE MOTONAVES

GO-PT-08

Versión: 5

Fecha de creación: 12/12/2017

Fecha de actualización: 25/05/2022

MSC

BTA

CTG

BUN

TURBO

Registro de naves ante DIMAR y Solicitud de Zarpes

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Capitán de motonave

1

Envía documentación 8 días antes del arribo de la motonave según ítem 4.1 [2].

Port Captain

2

Si el buque arriba por primera vez se solicita la documentación del ítem 4.2 un mes antes del arribo por sucursal CTG [3].

3

Reenvía la documentación al customer service exportaciones de Bogotá por sucursal CTG [4].

4

Ingresa a la página web de sitmar modulo aviso arribo de naves e ingresa el número del OMI de la motonave [5].

5

Ingresa la información de los ítems:

·         Razón de arribo,

·         Puerto de arribo,

·         Calado máximo actual,

·         Póliza de contaminación (IOPP),

·         Gestión de la seguridad,

·         Oficial de protección del buque,

·         Oficial de la compañía para la protección marítima

·         Información de procedencia (ETA, País, ETD Instalación portuaria colombiana, tripulantes mínimos, tripulantes al arribo, Nombre del capitán de la nave) [6].

6

Agrega los siguientes documentos:

·         Lista de tripulantes

·         Lista de últimos 10 puertos

·         Certificado de sanidad

·         Lista de pasajeros (cuando aplique) [7].

7

En el menú principal modulo solicitud de zarpe realiza la solicitud ingresando la siguiente información:

·         Instalación portuaria

·         Fecha de zarpe programada

·         Tripulantes

·         Anexa la lista de tripulantes

·         Clase de carga

·         Cantidad en toneladas

·         País de destino

·         Puerto de destino

·         Fecha de ETA

·         Calado máximo actual [8].

8

Radica ante la DIMAR para firma del capitán del puerto los siguientes documentos:

·         Solicitud de zarpe

·         Aviso de arribo de nave [Fin].

Ingreso de Carga IMO en el sistema Citrix

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Área comercial

1

Envía formatos de DGD para solicitar aprobación de la carga mas la reserva de la carga [2].

Dangerous Cargo

2

Ingresa al sistema OVA [3].

3

-se busca el número de booking que envía el comercia para la aprobación en OVA,

-Se diligencia la carga peligrosa en el menú cargo

En la pestaña cargo ingresa la información de la carga peligrosa ( chemical info):

·         UN Code más IMO

·         Cantidad

·         Packing group

·         INNER and outer packing

·         Peso

·         Embarcador

·         Consignatario

Envía para aprobación por medio del sistema a Bélgica por sucursal CTG y BUN [4].

Bélgica

4

Aprueba

Notifican vía mail la aprobación informando el número del booking y numero de contenedor cuando lo tienen [5].

No aprueba

Notifican vía mail la no aprobación especificando la justificación del error [5].

Port Captain

5

Notifica al área comercial la aprobación o rechazo de la solicitud por sucursal CTG [6].

Área comercial

6

Notifica al cliente la aprobación de la carga [Fin].

Vessel call information

TMS ( ingreso de información de tiempos y operación de la nave)

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Port Captain

1

Recepciona Excel de TDR (terminal departure report) por parte del puerto [2].

2

En el sistema TMS módulo new calls ingresa la información del ítem vessel berth

·         Terminal

·         Call type

·         Arrival  at berth

·         Departure from berth [3].

3

-Ingresa la información del bowthrusters (motores de propulsión)

·         Ingresa la hora de llegada en el campo vessel arrival at pilot station/ roads 

·         Arrival pilotage: hora en que aborda el piloto practico

·         Docking / Berthing: hora en que aborda el piloto practico

·         Gangway down: hora en que el buque desciende escalera

·         Arrival draft proa y popa: metros de calado de la nave [Fin].

Envío de listados a puertos

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Planner

1

Envía baplie cada vez que viene una nave según ítem 4.6 [2].

Port Captain

2

Reenvía el baplie a formato ASC mediante el programa EDI [3].

área de logística de contenedores / importaciones

3

Procede a realizar manifiesto de carga ante la aduana [Fin].

Envío de listados de cargue al Planeer CTG

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Port Captain

1

Recepciona por parte del área de exportaciones archivo OBL (outbound list) [2].

2

Consolida archivo con la carga de las diferentes empresas para formar OBL final y envía al planner por medio del sistema OBL-X [3].

3

Archivo correcto

Recibe confirmación automática de envío del archivo [Fin].

Archivo incorrecto

Recibe notificación del error vía mail para correcciones [2].

Envío de listados de cargue a puerto

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Port Captain

1

Recibe consolidado por parte de las otras líneas marítimas que embarcan carga en las motonaves [2].

2

Realiza consolidado en formato Excel con la información suministrada y la información de las cargas propias [3].

3

Ingresa a la página del terminal y en el módulo exportaciones- procesar listas de embarque. Ingresa archivo de Excel del consolidado [4].

4

Genera el EDI Excel con el resultado [5].

5

Carga exitosa

Página de la terminal genera listado de cargas exitosas [6].

Carga con errores

Página de la terminal genera listado de errores para su corrección [3].

6

Envía consolidado vía mail al terminal [7].

Terminal

7

Confirman vial mail recibido de la información [Fin].

Creación de UVI de naves ante la terminal sucursal CTG

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Port Captain

1

Buque nuevo

Solicita registro de LRN (Lloyd de registro de naves)

Solicita documentación del ítem 4.2 [2].

2

Ingresa a la página del puerto modulo registrar anuncio de arribo de naves diligencia información de acuerdo a la documentación suministrada [3].

3

Genera número UVI [Fin].

BUENAVENTURA

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Capitán de motonave

1

Envía documentación 4 días antes del arribo del buque según ítem 4.1 [2].

Vessel Operations

2

Si el buque arriba por primera vez se solicita la documentación del ítem 4.2 con anterioridad al arribo [3].

3

Reenvía la documentación al customer service exportaciones de Bogotá [4].

customer service

4

Realiza registro de la motonave ante la DIMAR [5].

5

Notifica registro de la motonave (Ditra) [6].

Vessel Operations

6

Realiza aviso de arribo de la nave ante la capitanía por medio de la página SITMAR adjuntando la siguiente información:

·         Crew list

·         Port of call (10 puertos antes)

·         Maritime declaration  of health

·         Listado de carga IMO a descargar en BUN [7].

7

Envía formato vía mail diligenciado de aguas de lastre y residuos sólidos a la capitanía [8].

8

Realiza confirmación de arribo y visita vía mail de las motonaves a las autoridades portuarias (capitanía de puerto, migración Colombia, ICA, sanidad portuaria) 24 horas antes del arribo adjuntando la siguiente documentación

·         Crew list

·         Port of call (10 puertos antes)

·         Vassination list

·         Maritime declaration of health [9].

9

Realiza envío de formato diligenciado a la policía antinarcóticos la programación de operación de la nave [10].

Planner

10

Envía preliminar de descargue [11].

Vessel Operations

11

Recepciona preliminar y envía al área de importaciones [12].

Planner

12

Envía plano final de descargue [13].

Vessel Operations

13

Verifica que las unidades a descargar sean las correctas [14].

14

Diligencia y enviar a la capitanía del puerto el zarpe digital [15].

15

Solicita tarjetas de proximidad a la sociedad portuaria para entrega a tripulación [16].

16

Realiza la preparación de los siguientes documentos para visita del buque para enviar al capitán de la nave para firma y sello:

·         Arrival condition

·         Rendered

·         Aceptación de servicios

·         Instructivo de recomendaciones

·         Departure condition [17].

17

Se entrega manifiestos de carga peligrosa, cartas de temperatura para contenedores refrigerados, manifiestos de carga general [18].

18

Lleva los shore pass para firma por parte del capitán y autorización por parte del oficial de migración [19].

19

Asiste solicitudes puntuales realizadas por el capitán de la motonave [20].

20

Realiza aviso de llegada del buque en la página de la DIAN cuando piloto practico aborda [21].

21

Realiza visita del buque con las autoridades [22].

22

Diligencia información en los siguientes formatos al arribo de la nave:

·         Ingreso de datos de ETA

·         Remolcadores al arribo

·         Actualización de datos de información de la nave en sistema OVA

·         Actualiza libro control de arribos de acuerdo a la información del arrival condition [23].

23

Ingresa la información del buque al vessel call information web (VCI)  y valida en el sistema TMS módulo new calls, de acuerdo a la información de las tarjas de descargue y cargue, arrival condition, departure conditions, plano de descargue y plano de embarque, estado de hechos [24].

24

Envía arrival condition   a las líneas socias [26].

25

Realiza solicitud vía mail a la policía antinarcóticos si se requiere inspección de la motonave [27].

26

Realiza cargue de manifiestos de descargue y embarque a la página del SITMAR [29].

27

Ingresa información a Excel de control de las inspecciones de embarque [30].

28

Entrega shore pass a migración Colombia [31].

29

Verifica información ingresada al sistema OVA [Fin].

Elaboró

Revisó

Aprobó

Sergio Agudelo Barrios

Coordinador de Procesos

Walter Navas

Port Captain

Harry Jaramillo

Port Captain

Daniel Cundy

Gerente General