EMISIÓN , ENTREGA DE BL´S Y CERTIFICACIÓN DE FLETES GO-PT-06 Versión: 3 Fecha de creación: 16/08/2017 Fecha de actualización: 11/11/2021

 

 

1. Alcance

MSC

BUN

 

2. Objetivo:

 

Garantizar la correcta entrega del documento de transporte al personal autorizado por el cliente.

 

3. Definiciones:

 

3.1. Agendus: agencias de aduanas, agentes de carga, clientes.

3.2. BL: Bill of Lading (Conocimiento de Embarque): Documento que certifica un contrato de transporte marítimo y acredita que el transportador bajo su responsabilidad ha cargado las mercancías y se compromete a entregarlas al destinatario contra su presentación.   En este documento se encuentran las condiciones para la elaboración de las facturas de fletes.

 

4. Normas:

 

 

4.1. Para realizar la entrega de Bls a las agencias de aduanas se debe contar con los siguientes documentos:

• Carta poder del cliente donde autoriza a la agencia de aduanas a retirar Bl´s con vigencia hasta el 31 de enero del año siguiente
• Carta autenticada por la agencia de aduanas donde autoriza al personal que reclama el Bl con vigencia hasta el 31 de enero del año siguiente
• Cámara de comercio vigente no mayor a 30 días
• Fotocopia de la cedula del representante legal

4.2. Cada vez que la agencia de aduanas solicite la entrega de Bl´s, el personal autorizado de la agencia debe presentar la cedula de ciudadanía y se debe verificar por parte de MSC que la cedula corresponda a la persona autorizada en la carta poder entregada por la agencia.

4.3. Se debe llevar control de formatos vacíos de OBl´s, copias y raiders mediante el formato GO-FT-06 Control de OBl´s. con el fin de realizar stocks de formatos

4.4. Si la empresa designa a un colaborador para la custodia de los OBL´s, sea en las instalaciones de la empresa o externamente, se debe firmar el formato GO-FT-06 Control de OBl´s con la relación de los formatos vacíos entregados aceptando su responsabilidad y compromiso para el manejo de los mismos, de igual manera se compromete a devolver los formatos que no se usaron en las mismas condiciones en que fueron entregados.

4.5. Para los clientes generales se debe solicitar la siguiente documentación para la entrega de Bls:

• Carta original firmada por uno de los representantes legales autorizando la persona que va a retirar el Bl
• Sello original de la empresa
• Cedula de la persona autorizada que reclama el Bl Original

4.6. Para los clientes de exportación se debe solicitar la siguiente documentación:

• Carta original firmada por uno de los representantes legales del shipper autorizando la empresa y a la persona que va a retirar el Bl
• Sello original del shipper
• Cedula de la persona autorizada

4.7. Se debe confirmar que el puerto de destino al que va el bl no presente restricción, de lo contrario se debe verificar las restricciones y aplicar de acuerdo a los ILR de la intranet

4.8. Se debe verificar el destino y revisar que contenga las clausulas estipuladas por el país o según modalidad de embarque, verificando la información con la gerencia de servicio al cliente y documentación:

Países con clausulas

Siria:

"El Comerciante declara al Transportista que los bienes, personas, entidades y organismos para los que se aplica esta reserva cumplen plenamente con todas las restricciones nacionales e internacionales relacionadas con Siria, incluyendo, pero no limitado al Reglamento de la UE 36/2012 (y sus enmiendas)".

Israel

Debido al peligro de confiscación, el buque autorizado no debe llamar a los puertos y no entrar en las aguas territoriales de ningún país árabe beligerante al Estado de Israel y / o apoyar activamente el boicot árabe antes de la descarga en Israel, a menos que esté en peligro o sometido a la fuerza Fuerza mayor

Brasil

La responsabilidad del transportista cesa después de la descarga de mercancías en custodia aduanera y el Transportista no será responsable de Entrega de la carga sin la presentación del conocimiento de embarque original, según las regulaciones aduaneras brasileñas".

Modalidades de embarque

• LCL/FCL- cliente on board /describe as
• FCL/FCL- Said to contain (STC)
• Países free out- liner in free out
• Temp invierno- clausula invierno
• Otras cláusulas reportadas en la página de msc members

 

5. Responsabilidades:

 

 

5.1. Customer service importaciones

5.1.1. Verificar documentación y pagos para la emisión de los Bls

5.1.2. Verificar en el sistema Navesoft si el Bls tiene emisión en colombia

5.1.3. Emitir Bls

5.1.4. Controlar los Bls entregados

5.1.5. Controlar y custodiar los formatos vacíos de Bls

 

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

Emisión de Bls
RESPONSABLE	No	ACTIVIDAD
Cliente	1	Envía mail solicitando la emisión del Bl, especificando número de Bl y la ciudad de retiro del mismo (CTG, BUN, CLO, MDE, BTA) [2].
Customer Service	2	Clientes generales -verifica en el sistema OVA si el Bl presenta instrucción de impresión en destino si es así se verifica que el Bl tenga Byspass para de esta manera realizar la impresión del mismo, si no lo tiene se envía mail al área financiera para el descargue de pagos y de esta manera imprimir el Bl. [3].	Clientes Cafeteros   Verifica en el sistema OVA si el Bl presenta instrucción de impresión en destino si es así se verifica que el Bl tenga Byspass para de esta manera realizar la impresión del mismo, si no lo tiene se envía mail al area financiera para el descargue de pagos y de esta manera imprimir el Bl. [3]
Área financiera	3	Aprueba Entrega Bl Notifica vía mail la aprobación de emisión del Bl [4]	No Aprueba Entrega Bl Notifica vía mail que no se puede emitir el Bls por presentar cartera [Fin]
Customer Service	4	Notifica al cliente el estado de cartera para pronto pago y así poder emitir el Bl [5]
	5	Notifica al cliente fecha, hora de entrega del Bl solicitado y documentos relacionados en el ítem 4.33 [6]
	6	Solicita a los representantes comerciales cámara de comercio actualizada con el fin de verificar si el representante legal corresponde a las cartas solicitadas en los numerales 4.33 y 4.34 [7]
	7	Imprime y realiza entrega de los Bls tres (3) originales, tres (3) copias y tres (riders) cuando aplique a la persona autorizada por la empresa o Shipper. [8]
	8	Para clientes cafeteros se verifica que el Bl contenga las siguientes clausulas: ·         Describe As ·         Clean on board Cuando se presente temporada de invierno en Europa y norte américa se verifica en el Bl que contenga la siguiente información: ·         Cláusula de Invierno [9]
	9	Genera copia para recibido de entrega de Bl junto al riders cuando aplique y numeración de los Bls entregados [Fin]

 

 

 

Entrega de Bl´s
RESPONSABLE	No	ACTIVIDAD
Agencia de aduanas	1	Presenta documentación relacionada en el ítem 4.1 para poder emitir el Bl [2].
Customer service impo	2	Verifica la documentación para el retiro del Bl [3].
	3	Verifica en el sistema navesoft mediante el número del Bl, si el Bl tiene emisión [4].
	4	Si Bl tiene emisión Genera Bl original según procedimiento GO-PT-02 Exportaciones numeral 6 emisión de Bl´s [5].	Si Bl no tiene emisión Devuelve carta a la agencia para verificación [Fin].
	5	Entrega Bl y solicita recibido a la copia la cual debe llevar: Nombre de la persona que recibe, cedula, firma, huella, fecha, sello y hora [6].
	6	Archiva recibidos en AZ de acuerdo a consecutivos de Bls [Fin].

 

 

Certificación de Fletes
RESPONSABLE	No	ACTIVIDAD
Cliente Y/o agente	1	Envía soporte de pago a través del correo electrónico, solicitando emisión de la certificación de fletes indicando razón social y No de Bl [2].
Liberaciones	2	Verifica la consignación contra el banco [3].
	3	Se ingresa a Ova – freight  cashier- new invoice y se emite la certificación de fletes. [4].
	4	Se aplica el pago y se envia al cliente la certificación junto a la factura [Fin].

 

 

 

 

7. Documentos Relacionados

7.1. Formato de entrega de cartas de agencia de aduanas

7.2. Formato de Poderes entregados esta en onedrive

7.3. GO-FT-06 Control de OBl´s

 

 

Elaboró	Revisó	Aprobó
Sergio Agudelo Barrios Coordinador de Procesos	Andres Santana Gerente de Documentación	Daniel Cundy Gerente General