IMPORTACIONES

GO-PT-07

Versión: 5

Fecha de creación: 13/12/2017

Fecha de actualización: 02/10/2024

  

 

  1. Alcance

 

MSC

BTA

BUN

CTG

 

  1. Objetivo:

 

Garantizar el cumplimiento de las actividades de operaciones de importación, cumpliendo las normas que lo regulan.

 

  1. Definiciones:

 

3.1. Agendús: agencias de aduanas, agentes de carga, clientes.

3.2. SOC: Shipper on Container. unidades propias del importador

3.3. DTX: archivo en el que se encuentra toda la información de los Bl´s

3.4. THC: (Terminal Handling Charge), sinónimo de gastos de manipulación portuaria

3.5. POL: Puerto de Embarque

3.6. POD: Puerto de destino

3.7. ETA: Fecha estimada de arribo

3.8. TTO: Contenedores a descargar en puerto colombiano para transbordar hacia otros destinos

3.9. OVP: OVA PARTY. Sistema de base de datos

3.10. EMC: manifiesto corrector electrónico

3.11. T/S: Contenedores con transbordo, destino final a puerto colombiano

3.12. BAYPLAN: Relación de las unidades embarcadas en el buque arribando a Colombia

 

 

  1. Normas:

 

4.1. El cierre de correcciones se debe realizar 96 horas antes del arribo de la motonave sin ninguna excepción.

4.2. Todas las correcciones de Bl’s deben ser revisadas (procesadas o rechazadas) a diario, requerimiento para el manifiesto de buque.

4.3. Antes de transmitir la documentación al terminal y el sistema de la aduana, se debe verificar en el sistema OVA que los Bls con correcciones estén procesadas.

4.4. Si en los listados relacionan contenedores de los cuales aún no hay documentos, se debe solicitar DTX por la aplicación APP o al puerto de origen

4.5. Antes del arribo a puerto colombiano, los consignatarios colombianos deben estar creados en el sistema OVA, de lo contrario se deben solicitar los datos al cliente para que el área de contabilidad lo cree en el sistema

4.6. Todos los consignatarios deben ser compañías colombianas

4.7. Solamente se aceptan recargos en (Euros o Dólares), de lo contrario se debe solicitar corrector al puerto de origen.

4.8. Cuando el sistema de la DIAN está en CONTINGENCIA (no funciona) se deben realizar los procesos para manifestar manualmente.

 

Faltantes y sobrantes 

Faltantes

Se debe contar con el manifiesto de importación de la carga a la DIAN cargado en el sistema MUISCA, dentro de los tiempos establecidos en el decreto 1165 del 2019.

Una vez el buque haya terminado el descargue, se tienen 24 horas después de la finalización del descargue para presentar el formulario 1207 de informe de descargue e inconsistencia a la DIAN, donde se reporten los documentos de transporte y contenedores que finalmente no arribaron a puerto colombiano, aunque se hayan incluido en el manifiesto, este documento incluye la razón por la cual los mismos no arribaron y se tienen 60 días para completar el arribo, si pasados los 60 días el contenedor no llega, se debe justificar a la DIAN la razón del no arribo.

 

Sobrantes

Se debe contar con el manifiesto de importación de la carga a la DIAN cargado en el sistema MUISCA, dentro de los tiempos establecidos en el decreto 1165 del 2019.

Una vez el buque haya terminado el descargue, se tienen 24 horas después de la finalización del descargue para presentar el formulario 1207 de informe de descargue e inconsistencia a la DIAN, donde se reportarán la cantidad de carga y contenedores que se descargaron, pero no se incluyeron en el manifiesto de importación, para este proceso se debe justificar la razón del sobrante y dependiendo de la respuesta de la DIAN, puede o no implicar una multa que incluye la aprehensión de la carga.

 

  1. Responsabilidades:

 

5.1. Analista de documentación

5.1.1. Revisar BAYPLAN en el Live Schedule para confirmar las unidades programadas a descargar

5.1.2. Verificar la información en el sistema OVA comparando el listado trabajado en el punto contra lo registrado en OVA para que sean las mismas unidades

5.1.3. Crear manifiesto ICA para envío a las autoridades fitosanitarias

5.1.4. En el computador, crear carpeta y subcarpetas por buque, para separar bls según su disposición

5.1.5. Enviar COPRAR y listado final de carga local al terminal marítimo o el CUSCAR según corresponda

5.1.6. Anunciar Transbordos si los hay, a departamento de Exportaciones, y proceder a programarlos en ITPS

5.1.7. Generar manual prevalidador en Excel del sistema Ova

5.1.8. Digitar disposiciones en el sistema MUISCA

5.1.9. Solicitar la reserva de Bl en la página de la DIAN (1166)

5.1.10. Generar archivo XML para enlazar la información de las unidades a descargar en la página de la DIAN

5.1.11. Generar manifiesto temporal en página de DIAN (1165)

5.1.12. Enviar a revisar el manifiesto con ayuda del reporte Party Details Comparison descargado de OVA para mitigar posibles errores

5.1.13. Realizar tabla comparativa (Muisca, Listado final, OVA)

5.1.14. Generar manifiesto definitivo en sistema de la DIAN

5.1.15. Comparar las tarjas enviadas por la terminal para validar que toda la carga fue descargada

5.1.16. Presentar el informe de descargue e inconsistencias en el sistema informático aduanero

5.1.17. Realizar el envío a SYGA de las cargas en OTM, DTA y Entregas directas en BUN y CTG

5.1.18. Enviar a MSC BUN/CTG formato 1207 “Informe de descargue de inconsistencias”

5.1.19. Elaborar reporte de faltantes en página MUISCA

5.1.20. Cerrar 1166 por unidades TTO CTG y BUN

 

5.2. Asistente de documentación

5.2.1. Extrae del Live Schedule listado en Excel de los contenedores a descargar del buque de arribo a Colombia

5.2.2. Carga archivos DTX en OVA

5.2.3. Resalta buques directos en el excel de los DTX

5.2.4. Carga los DTX al sistema OVA o ITPS

5.2.5. Revisa que los consignatarios correspondan empresas colombianas y si hay carga con menaje

5.2.6. Solicita al puerto de embarque, EMC por consignatarios extranjeros

5.2.7. Identifica eta de los Bl’s, de acuerdo con los itinerarios y tracking

5.2.8. Envía notificación al cliente, informando la ETA por cada Bl

5.2.9. Rollea Bl’s al buque de arribo a puerto colombiano

5.2.10. Verifica los Bl´s con corrección, los procesa o rechaza en el sistema OVA

5.2.11. Envía notificación de arribo a los clientes, por buque definitivo

5.2.12. Realiza revisión de Bl’s contra manifiesto temporal formato 1165

 

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

Importaciones

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Asistente de documentación

1

Extrae del OVA listado en Excel de los DTX recibidos a diario [2].

  2

Resalta los buques directos en el cuadro excel de los DTX [3].

3

Realiza cargue de los archivos al sistema OVA [4].

 

4

Revisa que los consignatarios correspondan a compañía colombiana.

Si consignatario es colombiano:

Envía aviso al cliente informando la ETA [6].

Si consignatario es extranjero:

 [5].

5

Realiza solicitud de EMC al puerto de embarque [6].

 6

En el archivo Excel de los DTX se debe verificar lo siguiente:

· Consignatario (no debe ser extranjero, de serlo se notifica a la oficina de origen, para que revisen con el embarcador y envíen un EMC modificando a consignatario local)

· Menaje (notifica a Analista de documentación para su control) [7].

BL´S DIRECTOS

7

En Excel de INFO CLIENTES actualiza buques y ETA a Colombia [8].

Asistente de Documentación

8

Envía aviso de embarque por cada bl a los clientes según Excel INFO CLIENTES  [9].

Cliente

 

9

Cliente notifica inconsistencia vía mail respecto lo manifestado en el bl [10].

·No se recibe respuesta del cliente

·Cliente notifica que la información está acorde a lo manifestado [11].

Asistente de Documentación

10

Informa al cliente que se debe contactar con su embarcador de origen para que solicite la respectiva modificación. Adicionalmente, envía mensaje a POL para informar que el shipper solicitará corrección, mencionando la fecha límite para aceptarlo [11].

Asistente de Documentación

BL´S CON TRANSBORDO

11

Realiza ETAS a los Bl’s con transbordo, de acuerdo con los itinerarios y tracking verificando: Motonave y Puertos de transbordo [12].

12

Recibe listado del puerto de transbordo con unidades a descargar en puerto colombiano [13].

13

Rolea Bl’s al buque definitivo. [14].

Practicante

14

Realiza aviso del buque definitivo [Fin].

MANIFIESTO DE BUQUES

 

1

Para puertos cercanos, según listado preload, se solicita DTX a POL y se sube al sistema OVA [2].

2

En caso de existir contenedores TTO en CTG/BUN, Informa al área de exportaciones [3].

Área de exportaciones

3

 Realiza gestión de espacio en el buque para embarcar [4].

Analista de documentación

4

Realiza la programación del buque de conexión para el transbordo y pasa Bl’s al buque expo en el sistema ITPS [5].

Auxiliar de documentación

5

Revisa y procesa bls con correctores en ITPS [6]

Asistente de Documentación

6

Recibe relación de Bls del buque a manifestar, verifica y confirma que todos se encuentren con corrector procesado en el sistema OVA, de no estar aplicado, realiza la corrección necesaria [7].

Analista de documentación

7

Realiza la comparación que todos los contenedores se encuentren en el buque a manifestar en el sistema OVA. En caso de diferencias notifica a Auxiliar de documentación para que complete Bl´s en el buque. [8].

 Asistente de Documentación

8

Ingresa y completa Bl’s en buque definitivo [9].

Analista de documentación

 

9

Crea manifiesto ICA para envío a las autoridades fitosanitarias en BUN [10].

10

Bloquea el buque en OVA y descargan todos los bls del mismo [11]

11

En el computador, crea una carpeta por buque, luego crea subcarpetas separando Bl’s según la disposición: (OTM, DTA, Ingreso a depósitos y Traslado con planilla, Entrega directa y Máster nivel 1 (agentes de carga), Ingreso a zona franca, Transbordo directo CTG, Transbordo directo BUN, Ciudad. [12].

12

En caso de presentarse contenedor compartido, envía listado al terminal y copias de Bl’s. [13].

13

Envía COPRAR y listado final TTO al terminal marítimo (SPRBUN / SPIA) en BUN [14].

14

Del sistema OVA genera prevalidador en Excel de la importación el cual consta de: Información de la documentación de los Bl´s del buque, según su disposición [15].

 

15

Digita disposiciones en el sistema MUISCA

·         10 ingreso a depósitos

·         21 entrega directa y Máster nivel 1 (agentes de carga)

·         11 ingreso a zona franca y Traslado con planilla

·         12 OTM

·         16 DTA / transito nacional

·         13 transbordo directo CTG

·         13 transbordo directo BUN [16].

16

Si hay modificaciones se corrige manualmente [17].

Si no hay correcciones, pasa a revisión [17].

17

Solicita la reserva de Bl en la página de la DIAN para que los clientes puedan consultar su estatus (1166) [18].

18

Genera archivo XML para enlazar la información de las unidades a descargar en la página de la DIAN [19].

19

Genera manifiesto temporal en página de DIAN para poder revisar lo digitado [20].

20

Si hay correcciones manuales, del manifiesto temporal, se modifica en página de DIAN [21].

Si el manifiesto temporal está en orden pasa a revisión [21].

 Asistente de documentación

21

Realiza revisión de Bl’s con el reporte de Party Details Comparison contra manifiesto temporal formato 1165 (peso, piezas, NIT, documento máster o directo, disposición) [22].

Planner del buque

22

Envía listado final de las unidades a descargar del buque en puerto [23].

Analista de documentación

 

23

Realiza tabla comparativa (Muisca, OVA, Listado final) con listado final para confirmar lo manifestado [24].

24

Si presenta novedades

Informa para completar en OVA las unidades reales a descargar [26].

Si no presenta novedades

 [25].

Asistente de documentación

25

Completa la información en OVA de las unidades a descargar [26].

Analista de documentación

 

26

Genera manifiesto definitivo en sistema de la DIAN [27].

27

Envía vía mail el manifiesto definitivo a MSC puerto [28].

28

Genera CUSCAR (programa que enlaza aduana con MSC) para carga local en CTG por la página APP [29].

Genera COPRAR para carga en BUN por la página de Sociedad Portuaria de Buenaventura /SPIA [29].

29

En caso de presentarse vacíos, genera. Manifiesto de contenedores vacíos [30].

30

Envía manifiesto en PDF a MSC puerto para enviar aviso de llegada [31].

31

Realiza revisión de disposiciones especiales contempladas en el numeral 14 [32].

32

Recibe tarja y con tablas comparativas se identifica unidades descargadas o faltantes [33].

33

Presenta el informe de descargue e inconsistencias en el sistema informático aduanero y realiza el envío a SYGA de las cargas en OTM, DTA y Entregas directas en BUN/CTG [34].

34

Envía a MSC puerto formato 1207 “Informe de descargue de inconsistencias” a modo informativo [35].

35

Si hay faltantes, elabora reporte en página MUISCA y lo envía a MSC puerto para que presenten el oficio en la DIAN [36].

36

Envía mensaje vía mail de finalización a MSC BUN/CTG [37].

37

Cambia disposición para los clientes que lo soliciten mediante carta que puede ser recibida vía mail [38].

38

Actualiza cuadro Excel de Seguimiento Manifiestos [39].

39

Cierra 1166 por unidades TTO CTG/BUN en la página MUISCA a petición del área de exportaciones [Fin].

 

 

  1. Documentos Relacionados
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Elaboró

Revisó

Aprobó

Sergio Agudelo Barrios

Coordinador de Procesos

 

Elva Yaneth Pérez

Coordinador Documentación Importaciones

 

Andrés Santana

Gerente de Operaciones

 

Daniel Cundy

Gerente General